Но есть проблема: мало кто отважится открыть вложенный файл от незнакомого человека. Как раз для этих целей и пишется сопроводительный текст, то есть сообщение в теле письма, мотивирующее к открытию вложения.
Узнайте, как составить цепляющее сопроводительное письмо к вашему .
Структура сопроводительного письма
1) Приветствие. Оно должно быть кратким, персонифицированным и универсальным («Доброй ночи!» и «С днём Cвятого Патрика!» однозначно не подходит).
Пример: «Здравствуйте, Федот Алишерович!»
2) Самопрезентация . Вкратце напомните, кто вы, чем занимаетесь и при каких обстоятельствах контактировали с клиентом прежде. Если не контактировали – опустите эту часть пункта.
Пример: «Меня зовут Всеволод Конеброд. Я консультант по подбору эконом-туров в Израиль, мы общались с вами по телефону в среду в 12:00».
3) Презентация услуг . В одной-двух строках опишите, в чём «изюм» вашего предложения.
Пример: «Напомню, что через меня вы можете бесплатно подобрать недорогой тур в Израиль от 34 ведущих туроператоров России и мира. Все туры – без комиссий и наценок».
4) Перенаправление на действие . Подтолкните человека к нужному действию и сообщите свои контакты.
Пример: «Прилагаю детальную информацию об услугах во вложении. По всем вопросам звоните по телефону XXX - XX - XX ».
5) Прощание . Как и в приветствии, придерживаемся общепринятого официального тона (никаких «Чмоки, кукусик!»).
Пример: «С уважением, Всеволод Конеброд».
Что получилось (пример сопроводительного письма)
Здравствуйте, Федот Алишерович!
Меня зовут Всеволод Конеброд. Я консультант по подбору эконом-туров в Израиль. Мы общались с вами по телефону в среду в 12:00.
Напомню, что через меня вы можете бесплатно подобрать недорогой тур в Израиль от 34 ведущих туроператоров России и мира. Все туры – без комиссий и наценок.
Прилагаю детальную информацию об услугах во вложении. По всем вопросам звоните по телефону XXX-XX-XX.
С уважением, Всеволод Конеброд
Советы по составлению сопроводительного письма
Будьте предметны . Не читайте лекции по истории («Страсть к путешествиям появилась у людей ещё издревле…») и не притворяйтесь википедией («Израиль – государство в Юго-Западной Азии…»). Пишите только по сути вашего предложения.
Краткость – сестра таланта . Американские маркетологи считают, что оптимальная длина e-mail сообщения – от одной до шести строк, не больше. Трудно с ними не согласиться, пусть даже английский язык и лаконичнее русского.
Не употребляйте фразу «коммерческое предложение». Нигде в письме. Она отпугивает и мигом выдаёт в вас продавца-коммерсанта. Кстати, то же самое касается и названия прикладываемого к письму файла.
Всем удач. Всем продаж. Всем доходов!
Коммерческое предложение является одним из основных способов начала коммуникации с потенциальным клиентом. От того, насколько качественно и профессионально оно составлено, во многом зависит успех продажи товара или услуги.Любое коммерческое предложение состоит из следующих разделов:
Классифицировать коммерческие предложения можно по нескольким признакам. Так, в зависимости от качества контакта с потенциальным клиентом, коммерческие предложения бывают «холодными» или «горячими». «Холодные» предложения, как правило, не имеют адресата и в качестве своей цели имеют информирование целевой аудитории о возможностях продукта. Такое предложение не учитывает особенностей бизнеса потенциального клиента и является типовым.«Горячее» предложение, как правило, направляется после встречи с представителем потенциального клиента. Оно содержит уникальные выгоды и условия, актуальные для конкретного возможного покупателя. Целью данного типа предложения является переход к переговорам об условиях сотрудничества и заключению договора.Также выделяют такие типы предложений, как презентационное (дающее общее представление о продуктах компании), акционное (приглашает к участию в маркетинговой акции), поздравительное, благодарственное (содержат уникальные условия в честь праздника или в благодарность за длительное сотрудничество), или пригласительное (в нем содержится приглашение к участию в каком-либо мероприятии).
Составляя предложение, необходимо четко понимать и выделять проблемы, которые есть у целевой аудитории. Коммерческое предложение можно считать успешным или правильно составленным, если благодаря ему удалось убедить получателя, что он нуждается в предлагаемом товаре или услуге. Чтобы коммерческое предложение было успешным, рекомендуется, чтобы оно соответствовало определенным требованиям.Во-первых, в нем не должно быть грамматических и орфографических ошибок. Для написания полезно использовать профессиональные текстовые редакторы. Они автоматически проверяют грамотность и выделяют слова или части предложения, которые рекомендуется изменить. Кроме того, в современных текстовых редакторах существуют специальные шаблоны, которые можно использовать для оформления коммерческого предложения. Поскольку главной задачей такого документа является привлечение внимания, то допускается использование в нем различной инфографики, рисунков, схем, диаграмм и подобных иллюстрирующих материалов, что облегчает восприятие предложения и повышает вероятность его принятия.Также важную роль играет цветовая гамма, которая используется при оформлении документа. Во-первых, цвета должны соответствовать фирменному стилю компании, а, во-вторых, не должны быть вызывающими или излишне спокойными. Не стоит делать и черно-белые документы. Они выглядят устаревшими и не привлекут внимание читателя (за исключением тех, для кого содержание важнее формы, но таких все меньше). Следует помнить, что в настоящее время на каждого человека ежедневно падает большой поток информации, поэтому обработать ее очень сложно. Именно по этой причине необходимые данные упаковывают в графические материалы.Большое значение имеет и качество бумаги, на которой распечатано коммерческое предложение. Оно должно демонстрировать солидность компании, которая его изготовила и доставила. Приятные ощущения в руках автоматически добавят привлекательности предложению и повысят вероятность прочтения его до конца. Доставлять коммерческое предложение следует либо по электронной почте, либо лично. Причем второй способ намного предпочтительнее. Ведь в первом случае высока вероятность, что письмо удалят, не читая, как спам. А при личной доставке существует шанс лично поговорить с получателем и убедить его в полезности товара или услуги.
Если коммерческое предложение содержит более одной страницы, или к нему прилагаются различные дополнительные материалы (например, таблицы расчета стоимости, прайс-листы со всем ассортиментом товара, график проведения маркетинговых акций, конференций или выставок), то с ним должно направляться сопроводительное письмо. Оно содержит в очень сжатом виде основные условия и суть предложения.В первую очередь, сопроводительное письмо должно содержать приветствие адресата, желательно по имени отчеству (адресное обращение привлекает гораздо больше внимания, чем типовые формулы приветствия).Далее следует представиться и назвать свою должность в компании, чтобы было понятно, по какому вопросу происходит обращение. В случае предварительных встреч, рекомендуется обязательно напомнить об этом получателю письма.В основном теле письма необходимо проинформировать потенциального клиента о товарах или услугах, которые предлагает компания, а также о выгодах, которые может принести сотрудничество. Сделать это необходимо кратко, чтобы не повторять коммерческое предложение, но, вместе с тем, после прочтения абзаца с преимуществами, у потенциального потребителя должны остаться вопросы и желание найти на них ответы в самом коммерческом предложении. Это побудит его читать документ более внимательно.Далее следует перечислить документы, которые прилагаются к письму. Во-первых, это норма документооборота, а, во-вторых, это позволит адресату оперативно сориентироваться, каким документам уделить внимание в первую очередь, чтобы принять решение.В завершении письма следует поблагодарить его получателя за оказанное внимание и призвать к действию (позвонить в компанию, задать вопросы по электронной почте и так далее). Правила, завершения сопроводительных писем идентичны рекомендациям относительно финишной фразы коммерческого предложения.Таким образом, написание коммерческого предложения – вполне технологичный процесс. Если соблюдать все рекомендации, то оно будет успешным и приведет к совершению сделок. Однако каждый составитель должен сам выработать свой уникальный стиль и способ формирования предложения. Это в значительной мере повысить эффективность его работы.
Основное назначение сопроводительного письма:
К сопроводительному письму могут прилагаться:
Сопроводительное письмо очень важно, если компания занимается «холодной» рассылкой предложений.
Как правило, никто не открывает приложенные файлы в таких письмах, а сразу их удаляет. Грамотно составленное СП должно побудить адресата уделить вашему предложению немного внимания. У получателя должно появиться желание потратить несколько минут на ознакомление с присланным материалом.
Также неправильно отказываться от составления СП , если с получателем предложения была достигнута устная договоренность по телефону или в ходе личной встречи. Помните, что через несколько часов после удачных переговоров у потенциального заказчика может вылететь из головы суть этих переговоров, или он может вообще забыть об этом разговоре. Его займут другие дела и заботы, и на полученное письмо без сопроводительного письма он просто не обратит внимания.
Такое письмо затеряется в десятках других писем. Даже напоминание при личной встрече или по телефону не всегда даёт результат.
Именно сопроводительное письмо должно не допустить, чтобы ваше предложение затерялось, и побудить потенциального партнёра скорее с ним ознакомиться.
Как же составить данный документ? Сопроводительное письмо можно писать в произвольной форме, но есть общие требования по содержанию, как то:
Описание преимуществ и выгод – краеугольный камень всего сопроводительного письма. Уделите этому разделу максимум внимания. Заинтересовать потенциального партнера выгодными условиями, это важный шаг для возможности дальнейшего сотрудничества.
Ниже приведён пример такого письма, нужного перед отправкой особого предложения:
Добрый день, уважаемый ______________________!
Вас приветствует компания ООО _________________, г. Москва – эксклюзивный представитель __________________________________________________________ на территории России. Предлагаем Вам выгодные условия сотрудничества.
Мы предлагаем:
Во вложениях Вы найдете прайс, презентацию продукции и подробные условия работы с нашей компанией.
По любым возникшим вопросам обращайтесь по телефону: _________________.
С уважением, региональный менеджер ООО _________________
Коммерческое предложение с сопроводительным письмом может отправляться от имени всей компании, так и от конкретных подразделений, отделов или сотрудников. Отправлять их можно, как и конкретному лицу, так и группе получателей.
Если вы отправляете сопроводительное письмо к коммерческому предложению по обычной почте, то желательно напечатать его на фирменном бланке организации.
Также необходимо отметить несколько моментов при написании СП:
Сопроводительное письмо – важная часть любого пересылаемого предложения о сотрудничестве. От того, насколько грамотно оно составлено, будет зависеть и количество отзывов на ваше предложение.
Коммерческое предложение - это форма общения между предпринимателями, призыв к сотрудничеству. О том, как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению, читайте в статье.
Когда руководитель компании предлагает свои услуги, то старается это сделать самым выигрышным для себя способом. В формате одного резюме описать все достоинства довольно сложно. Необходима дополнительная информация в виде рекламного проспекта, прейскуранта цен, фотографий готовых объектов, проекта договора, презентации сотрудников компании и т.д. В этом случае лучше создать сопроводительное письмо к коммерческому предложению — примеры формулироок и возможных приложений смотрите в таблице.
Утвержденной формы для данного обращения не существует, но есть определенные правила, которых следует придерживаться:
Рассмотрим подробно образец, этапы написания и содержание разделов.
Раздел |
Пример |
|
Вступление |
Коммерческое предложение |
|
Заголовок |
Тема, определяющая его цель |
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению |
Обращение |
Конкретное обращение с указанием ФИО |
Уважаемый Иван Иванович! |
Основная часть текста |
Краткая презентация деятельности компании |
Компания ООО «Светлое будущее» - ведущий производитель картонных коробок. Мы предлагаем самые низкие цены в регионе и готовы предложить выгодные условия по доставке. |
Приложения |
Перечислить приложения |
1. Проект договора о сотрудничестве — 10 листов. |
Заключение |
Вежливая подпись и контакты ответственного лица |
Руководитель |
Михаил (Kashchey)
30.09.2015
Написав своё первое коммерческое предложение, сразу хочется его разослать всем потенциальным клиентам и начать зарабатывать. К сожалению, не все новички понимают, что коммерческое предложение (КП) редко высылается в самом письме.
КП лучше покажет себя, если его дополнить графикой, сделать привлекательным, ярким и высылать в формате PDF. Но это уже другая история, а сейчас я расскажу, как написать сопроводительное письмо к резюме, коммерческому предложению и т. д.
Итак, у вас есть КП, резюме или текст, который нужно доставить адресату и заставить последнего развернуть и прочитать ваше послание. Сопроводительное письмо должно предоставить адресату причины, для того, чтобы открыть приложение.
Мы рассмотрим ситуацию, когда письмо отправляется на электронную почту (так делают в 95-98% случаев).
Что такое электронная почта в понимании обычного пользователя? Вот в моём понимании электронная почта – это рабочий инструмент. Для владельцев сайтов электронная почта – это огромная выгребная яма, куда присылают всякий хлам, который им не нужен. Среди этого хлама есть полезные письма. Ваше сопроводительное письмо должно стать полезным, ценным посланием.
Начнём с темы письма . Вот несколько тем для сопроводительного письма к резюме:
Первые две темы – это полный провал. Ваше письмо в 85% случаев даже открывать не будут, если вышлите первые два варианта в виде темы. Сотрудникам отдела кадров приходится отправлять в корзину десятки таких писем ежедневно, не открывая их.
Третий вариант стандартный и ничем не выделяется из 100 таких же стандартных вариантов. Его откроют просто потому, что люди привыкли открывать такие письма (их большинство).
Как насчёт темы для КП? Вот, пожалуйста:
Обе темы рабочие. Вторую тему лучше использовать при рассылке по сайтам, которые ведут активную рекламную кампанию. Первая тема — это универсальный вариант. Многие владельцы сайтов сами просят присылать предложения по развитию ресурса. Кстати, оба варианта могут иметь одинаковое сопроводительное письмо.
Клик. Вы когда-нибудь задумывались над тем, что увидит человек, кликнув на название вашего письма? Вот сейчас самое время.
Не стану ходить вокруг да около и просто вставлю кусок текста из своего сопроводительного письма.
— Каждый месяц Вы теряете часть своего дохода. Всё потому, что некоторые посетители уходят с Вашего сайта, не сделав полезных действий. Представьте, что будет, если показатель отказов сократится на 15%.
— Почему Вы тратите своё личное время, наполняя свой сайт контентом, проверяя работу веб-копирайтера или студии? Ведь можно нанять специалиста, за которым не нужно следить и исправлять ошибки.
Как видите, нужно просто написать лид. В этом случае можно видеть сразу два примера лида для разной целевой аудитории. За лидом идёт оффер – ваше основное предложение: то, что поможет клиенту решить его проблему.
Я предлагаю Вам:
— увеличить количество посетителей;
— улучшить контент-сайта;
— высвободить своё личное время;
и т.д.
Подробную информацию вы можете получить, открыв моё коммерческое предложение в приложении.
Оффер призывает потенциального клиента перейти к делу и открыть ваше КП. Но это не конец сопроводительного письма, дальше начинаются действительно интересные вещи, которые помогут вам улучшить отклик. До этого всё было стандартно.
Если мы ведём рассылку по почтовым адресам крупных сайтов и порталам компаний, то с вероятностью 80% ваше письмо попадёт к рядовому менеджеру по продажам или контент-менеджеру. Если вы не найдёте личного почтового ящика PR-менеджера, директора по маркетингу или хозяина бизнеса, то дело плохо.
Как обойти этого секретаря, которому ничего не хочется делать? Ему всё равно, продаёт сайт или нет. Да и до самой компании ему дела нет, главное, чтобы зарплату выплатили. Он увидит Ваше письмо и удалит его, не сказав ни слова своему начальнику. Или не будет знать, что делать с этим письмом.
Если Вы не имеете никакого отношения к развитию сайта (вписать сайт), пожалуйста, перешлите моё письмо человеку, который занимается PR и развитием этого ресурса. Спасибо!
Это стандартный вариант. Он сработает в 2% случаев, что очень мало. Как увеличить этот показатель? Как сделать так, чтобы ваше письмо гарантированно попало в руки к тому, кто принимает решения? Об этом вы узнаете в следующей статье!
P . S . В конце сопроводительного письма можно вставить постскриптум, который мы написали для своего коммерческого предложения. Кстати, как написать своё первое коммерческое предложение, вы узнаете
Остались неясные моменты? Есть вопросы?
Напишите их в комментариях.
Ну и оценку поставьте. Вам несложно, мне приятно.