Положение о личном деле сотрудника образовательного учреждения. Материал на тему: Положение о порядке ведения личных дел обучающихся. Требования к оформлению личного дела сотрудника

1. Общие положения

1.1. Личное дело учащегося представляет собой индивидуальную
папку, в которой находится личная карта обучающегося (типографский бланк личного дела) и вложенные в личную карту обучающегося иные документы.
1.2. Личное дело учащегося является обязательным документом, которое оформляется на каждого ученика с момента поступления в школу и ведется до её окончания.
1.3. При поступлении ребенка в первый класс образовательного учреждения заполняется личная карта учащегося. В папку вкладываются иные документы в определенном порядке согласно данному положению.
1.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К-5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).
1.5. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями.
1.6. Заместитель директора по учебной или учебно-воспитательной работе обязан обеспечить хранение личных дел и систематически осуществлять контроль за правильностью их ведения.
1.7. Записи в личной карте необходимо вести четко, аккуратно и только синими чернилами.
1.8. Подпись директора школы и печать ставятся на следующие документы в личном деле:
на характеристику учащегося,
на табель успеваемости учащегося,
на личную карту по итогам года и на первую страницу.
1.9. При выбытии учащегося из школы личное дело выдаётся на основании письменного заявления родителей или лиц, их заменяющих, при наличии запроса о выдаче личного дела из учреждения, в которое переходит учащийся. Директор делает отметку в графе «Отметка о выбытии из школы» личного дела о дате и месте выбытия, скрепляет свою подпись печатью. Личное дело может быть отправлено по почте при наличии письменного запроса из образовательного учреждения, в которое выбыл учащийся.
1.10. По окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года.

2.1. В личном деле находятся документы о приеме ребенка в школе:
оригинал заявления от родителей (законных представителей) с просьбой принять в школу;
оригинал заявления от родителей (законных представителей) с просьбой принять в 10 класс;
ксерокопия свидетельства о рождении или паспорта учащегося;
договор с родителями (законными представителями);
ксерокопия аттестата об основном общем образовании;
согласие родителей (законных представителей) на обработку персональных данных ребенка.
В личном деле детей с ограниченными возможностями здоровья, кроме выше указанных документов находятся:
оригинал путёвки учредителя;
оригинал выписки из протокола ПМПК.
табеля успеваемости за каждый год обучения;
характеристики за каждый год обучения;
заключения узких специалистов (логопед, психолог, социальный педагог, дефектолог);
итоговые контрольные работы по русскому языку и математике, творческие работы учащихся;
справка с места жительства;
справка с места работы родителей;
документы о социальном статусе учащегося (копия справки МСЭ об установлении инвалидности, распоряжение о лишении родительских прав и т.д.);
копия программы индивидуальной программы развития.

3. Порядок оформления личных дел

3.1. Если ребёнок ранее не учился в образовательном учреждении, классный руководитель заполняет личную карту учащегося:
наклеивается на первую страницу личной карты учащегося
фотография учащегося (лицо должно составлять не менее 60% площади фотографии);
записывает общие сведения об обучающемся;
располагает документы в соответствии с настоящим положением;

3.2. Если учащийся прибыл из другого образовательного учреждения, классный руководитель:
вклеивает фотографию учащегося в личную карту, если её нет;
располагает документы в личном деле в соответствии с данным положением;
проверяет личное дело на наличие всех документов в соответствии с данным положением. При отсутствии необходимых в личном деле документов, принимает меры к их восполнению.

3.3. Классный руководитель следит за актуальным состоянием документов в личном деле учащегося.

3.4. В конце учебного года классный руководитель заполняет и вкладывает в личное дело табель успеваемости учащегося за год, итоговые контрольные и творческие работы, характеристику.

3.5. Последнюю страницу личной карты учащегося, классный руководитель заполняет в конце учебного года, записывает итоги года, ставит под ними свою подпись. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.

4. Порядок хранения личных дел

4.1. Все личные дела класса хранится в папке, либо в вертикальном лотке.
4.2. Оформляет папку или вертикальный лоток с личными делами класса классный руководитель.
4.3. На торцевой стороне лотка, либо верхней обложке папки составляет список класса в алфавитном порядке с указанием номера личного дела, записывает фамилию, имя, отчество классного руководителя, учебный год. Располагает личные дела в алфавитном порядке. Если в учебном году учащийся выбывает – личное дело передаёт заместителю директора по УВР, а в списке класса отмечает дату выбытия.
4.4. Папки с личными делами хранятся в кабинете у заместителя директора по учебной или учебно-воспитательной работе.
4.5. Личное дело на ребенка сироту хранится отдельно от ученического личного дела.

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение определяет порядок ведения личных дел

работников муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад комбинированного вида №53» г. Новомосковск

1.2. Положение разработано в соответствии с

Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 « Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;

Федеральным законом от 27.07.04 №79 - ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

Трудовым кодексом РФ;

Коллективным договором ОО;

Уставом ОО.

1.3. Ведение личных дел работников ОО обеспечивает заведующий.

2. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ

ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

2.1 Формирование личного дела работников производится

непосредственно после приема в ОО.

2.2. Личное дело работника ДОУ формируется в следующем порядке:

Личная карточка № Т-2;

Заявление о приеме на работу;

Автобиография;

Копии документов об образовании;

Копии документов о повышении квалификации или наличии специальных знаний (при наличии);

Копии аттестационных листов (при наличии);

Выписка из приказа о приеме на работу;

Копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

Копию страхового свидетельства пенсионного страхования;

Копию идентификационного номера налогоплательщика;

Информация о судимости;

Заявление о переводе на иную должность (при наличии);

Приказ о переводе на иную должность (при наличии).

Согласие на обработку персональных данных работника.

Справка с места жительства о составе семьи.

Трудовой договор.

Должностная инструкция.

2.3. С целью обеспечения надлежащей сохранности личных дел

работников ДОУ и удобства в обращении с ними, при формировании все

документы помещаются в отдельную папку.

2.4. Каждое личное дело работника содержит титульный лист с

указанием его фамилии, имени, отчества и занимаемой должности

(должностей).

2.5. После титульного листа в личное дело включается

внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, работника.

Внутренняя опись документов содержит сведения о наименованиях

документов.

3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

3.1. Личное дело работника ДОУ ведется в течение всего периода

работы каждого работника.

3.2. Ведение личного дела предусматривает:

3.2.1.Включение документов в состав личного дела в

хронологическом порядке с соблюдением порядка формирования по

определенному выше перечню документов;

3.2.2. Ежемесячную проверку состояния личного дела каждого

работника на предмет сохранности и включения в него всех необходимых

документов и своевременного их заполнения.

4.ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

4.1. Хранение и учет личных дел работников ОО организуются с

целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их

сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений,

4.2. Личные дела работников хранятся у заведующего. Доступ к личным делам работников ОО имеет только: - заведующий ОО;

4.3. Систематизация личных дел работников производится в

алфавитном порядке.

4.4. Личные дела работников хранятся 75 лет с года увольнения

работника.

5. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного

дела) во временное пользование производится с разрешения заведующего

5.2. Работа (ознакомление) с личными делами работников ОО

производится в кабинете заведующего, а время работы

ограничивается пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня

заведующий обязан убедиться в том, что все личные дела, выданные во

временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли

необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6.1. Все работники ОО обязаны своевременно представлять

заведующему сведения об изменении в персональных данных, включенных в

состав личного дела.

6.2. Работодатель обеспечивает:

Сохранность личных дел работников ОО;

Конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах работников

7. ПРАВА

7.1. Для обеспечения защиты персональных данных, имеющихся в

личных делах, все работники ОО имеют право:

Получать полную информацию о своих персональных данных и

обработке этих данных;

Получать свободный доступ к своим персональным данным;

Получать копии документов, хранящихся в личном деле и

Требовать исключения или исправления неверных или неполных

персональных данных.

7.2. Отдел образования как работодатель имеет право:

Обрабатывать персональные данные работников, в том числе и на

электронных носителях;

Запрашивать от работников ОО всю необходимую информацию,

связанную с их трудовой деятельностью

1.Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок ведения и хранения личных дел педагогов и сотрудников муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад № 17 «Незнайка» (далее ДОУ) на основании ТК РФ от 30 декабря 2001 года №197-ФЗ (в редакции от 13 июля 2015 г., на основании Перечня типовых управленческих документов).

1.2 Личные дела оформляются на всех сотрудников ДОУ.

1.3. Настоящее положение утверждается приказом заведующего ДОУ и является обязательным для всех категорий педагогических и других сотрудников ДОУ.

1.4. Ведение личных дел педагогов и сотрудников ДОУ возлагается на начальника и специалиста отдела кадров ДОУ.

1.5. Не допускается ведение нескольких личных дел работников, за исключением, если работник принят по внутреннему совместительству.

2. Порядок формирования личных дел педагогов и сотрудников

2.1. Оформление личных дел осуществляется в течение 5 дней со дня приема работника на работу.

2.2. Формирование личного дела педагогов и сотрудников ДОУ производится непосредственно после приема в ДОУ или перевода педагогов и сотрудников из другого образовательного учреждения.

2.3. При поступлении на работу гражданин представляет:

2.3.1. Личное заявление, написанное собственноручно.

2.3.2. Документ, удостоверяющий личность.

2.3.3. Трудовую книжку.

2.3.4. Документ об образовании.

2.3.5. Санитарную книжку.

2.3.6. Справку о наличии судимости или отсутствии судимости из МВД.

2.3.7. Другие документы, предусмотренные Федеральным законодательством.

2.4. Личному делу присваивается номер, согласно книги учета личного состава педагогов и сотрудников ДОУ.

2.4.1. На титульном листе личного дела отражаются следующие реквизиты: личное дело № согласно книги учета личного состава педагогов и сотрудников ДОУ, Ф.И.О. работника, наименование должности, наименование учреждения, принят (№, дата приказа), уволен (№, дата приказа), ответственный за оформление личного дела Ф.И.О..

2.5. Документы в личном деле педагогов и сотрудников ДОУ располагаются в следующем порядке:

1) опись документов, имеющихся в личном деле;

2) личный листок по учету кадров с фотографией (заполняется работником);

3) личное заявление о приеме на работу;

4) приказ о приеме на работу;

5) трудовой договор

6) заявление-согласие работника в письменном виде на обработку персональных данных;

7) соглашение о неразглашении персональных данных (субъекта) ДОУ.

8) ксерокопия паспорта;

9) ксерокопия свидетельства ИНН, СНИЛС;

10) ксерокопия (ии) документа (ов) об образовании;

11) ксерокопия военного билета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

12) справка о наличии судимости или об отсутствии судимости из МВД или выписка из информационного письма МВД;

13) ксерокопия трудовой книжки, если работник принят по внешнему совместительству;

14) иные документы, которые должны быть предъявлены работником с учетом специфики работы;

15) приказы о назначениях, переводах, увольнении и др.;

16) документы о прохождении работником аттестации, собеседования, повышения квалификации.

2.6. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела педагогов и сотрудников ДОУ и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную папку.

2.7. Трудовые книжки хранятся отдельно в сейфе отдела кадров.

3. Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников

3.1. В дальнейшем в личное дело педагогов и сотрудников ДОУ включаются:

ü приказы или выписки из приказов о назначении, освобождении или перемещении по должности;

ü документы об итогах аттестации (заявление, аттестационный лист; приказы или ксерокопии приказов по итогам аттестации или выписка из приказа);

ü лист поощрений и взысканий;

ü ксерокопии почетных грамот и благодарственных писем, заверенные печатью и подписью ответственного лица;

ü ксерокопии документов о повышении квалификации, о переподготовке, заверенные печатью и подписью ответственного лица;

ü ксерокопии документов об изменении данных работника (например: копия свидетельства о рождении детей, копия свидетельства о браке, изменении фамилии и т. д.).

3.2. Личное дело педагогов и сотрудников ДОУ ведется в течение всего периода работы каждого педагога и сотрудника в образовательном учреждении.

3.3. Ведение личного дела предусматривает:

ü помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке;

ü ежегодную проверку состояния личного дела педагогов и сотрудников ДОУ на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение.

3.4. Документы в личном деле подлежат описи, которая хранится в составе личного дела.

4. Порядок учета и хранения личных дел педагогов и сотрудников ДОУ

4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников ДОУ организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа:

• Личные дела педагогов и сотрудников хранятся в сейфе в папках по алфавиту.
• Доступ к личным делам педагогов и сотрудников ДОУ имеют только руководитель ДОУ, начальник и специалист отдела кадров.
• Личные дела педагогов и сотрудников ДОУ, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников – 75 лет с года увольнения работника (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов).

4.2.В личные дела не должны входить документы второстепенного характера, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.

4.4.Начальник или специалист отдела кадров, принимая от работника ксерокопии документов, личный листок по учету кадров, должен проверить полноту его заполнения и достоверность указанных сведений в соответствии с предъявленными оригиналами документов.

4.5.Сбор и внесение в личные дела педагогов и сотрудников ДОУ сведений о политической и религиозной принадлежности запрещается.

4.6.Личное дело может быть выдано в следующих случаях:

ü по требованию работника для ознакомления (без права выноса);

ü непосредственно руководителю для ознакомления с материалами личного дела;

4.7.Снятие копий на бумажные носители и скан копии документов, хранящихся в личном деле, производится только с разрешения работника.

5. Порядок выдачи личных дел во временное пользование

5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения заведующего, начальника отдела кадров ДОУ по заявлению работника.

5.2. Работа (ознакомление) с личными делами педагогов и сотрудников ДОУ производится в здании дошкольного образовательного учреждения в присутствии заведующего или начальника отдела кадров. В конце рабочего дня заведующий или начальник отдела кадров обязан убедиться в том, что все личные дела или документы из личных дел, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.

6. Ответственность

6.1. Педагоги и сотрудники ДОУ обязаны своевременно представлять начальнику или специалисту отдела кадров сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.

6.2. Отдел кадров обеспечивает:

ü сохранность личных дел педагогов и сотрудников ДОУ;

ü конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников ДОУ.

7. Права

7.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников ДОУ,

педагоги и сотрудники ДОУ имеют право:

ü получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;

ü получить свободный доступ к своим персональным данным;

ü получить копии, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.

ü требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных

работодатель имеет право:

ü обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников ДОУ, в том числе и на электронных носителях;

ü запросить от педагогов и сотрудников ДОУ всю необходимую информацию.