В процессе управления организацией постоянно происходит обмен информацией. Руководитель сообщает своим подчиненным информацию, необходимую для выполнения их
Рис. 1.1.
работы, подчиненные представляют руководителю отчеты о выполненной работе. Разные подразделения организации и отдельные работники передают друг другу разнообразную информацию, без которой организация не может существовать и функционировать. С одной стороны, информация – это предмет труда управленческих работников, т.е. это то, на что направлены их трудовые усилия. При этом они могут собирать информацию, обобщать ее, производить различного рода расчеты, осуществлять анализ собранных данных и т.п. С другой стороны, результат труда работников управления также представлен в виде информации. Так, в основе приказов, инструкций, распоряжений, служебных записок лежит информация, которую требуется довести до тех или иных сотрудников организации.
Процесс обмена информацией настолько важен для жизни организации, что с позиции теории информации все управление организацией как раз и является непрерывным процессом ее сбора, обработки, хранения и распределения.
В самом общем виде можно дать следующее определение информации.
Информация – это сведения и факты об окружающем мире, отраженные в сознании человека, зафиксированные каким-либо способом и поэтому обладающие свойством воспроизводимости.
В науке и практике современности нет другого понятия, по поводу которого ведется столько споров, дискуссий, имеется столько различных точек зрения как по поводу понятия "информация".
Можно выделить три наиболее распространенные концепции информации, каждая из которых по-своему объясняет ее сущность.
Первая концепция – количественно-информационный подход (концепция К. Шеннона) отражает и определяет информацию как меру неопределенности (энтропию) события. Согласно этой концепции количество информации в том или ином случае зависит от вероятности его получения: чем более вероятным является сообщение, тем меньше информации содержится в нем. Этот подход, хоть и не учитывает смысловую сторону информации, является полезным для решения технических вопросов, в частности, в технике связи и вычислительной технике. Он послужил основой для измерения информации и оптимального кодирования сообщений.
Вторая концепция рассматривает информацию как свойство (атрибут) материи. Ее появление связано с развитием кибернетики и основано па утверждении, что информацию содержат любые сообщения, воспринимаемые человеком и приборами. Иными словами, информация как свойство материи создает представление о ее природе и структуре, упорядоченности, разнообразии и т.д. Она не может существовать вне материи, а значит, она существовала и будет существовать вечно. Ее можно накапливать, хранить, перерабатывать.
Третья концепция – логико-семантичекий подход (семантика – изучение текста с точки зрения смысла). В рамках этой концепции информация трактуется как знание, причем не любое знание, а та его часть, которая используется для ориентирования в ситуации, для активных действий. В этом смысле информация – это действующая, полезная, работающая часть знаний .
Таким образом, существуют разные концепции в понимании информации, но для управленческой деятельности человека наиболее приемлем логико-семантический подход. То есть для управления организациями информацией является "действующая", "полезная", "работающая" часть знаний.
Управленческая информация – это набор фактов, которые могут быть полезны при разработке и реализации управленческих решений.
Управленческая информация может быть объективной (факты, документы) и субъективной (мнения, суждения).
По мнению американских исследователей Р. Акоффа и Ф. Эмери , информацию по типу производимых ею изменений можно разделить на сообщения:
В то же время следует иметь в виду, что множество сообщений содержат в себе признаки каждого из этих трех типов.
Рассмотрим характеристики управленческой информации (рис. 1.2).
Рис. 1.2.
1. Объем. Среди качественных характеристик объема информации выделяют ее избыточность, недостаточность и достаточность.
Информационная избыточность об объекте управления в некоторых случаях может повысить качество решения, однако увеличивает время па его принятие и повышает стоимость информации. Если из "сырой" информации не выделять значимую и нужную, она может нанести вред, поскольку организации поглощают и распределяют все больше информации, однако качество ее снижается . Тем не менее для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т.е. создание информационной избыточности.
Напротив, недостаток информации затрудняет выработку правильного решения и увеличивает степень риска.
Недостаток информации часто создается искусственно из-за монополизации различных сведений, которая проявляется в двух направлениях.
Решение проблемы недостатка информации может состоять в демократизации информационных процессов, т.е. в широком доступе всех заинтересованных лиц к интересующей их информации через различные каналы.
Достаточный уровень информации – это минимальный для конкретного человека объем информации, при котором он может принять обоснованное управленческое решение. Современные руководители постоянно решают нелегкую для себя задачу: какую информацию и в каком объеме следует предоставлять ее тому или иному работнику.
Важно различать данные и информацию. Данные рассматривают как некий случайный набор отдельных фактов. Сегодня данные регистрируются на множестве носителей. Записанные на бумаге, пленке, магнитных и оптических дисках данные могут принимать любые формы. Однако только тогда, когда соответствующие данные отобраны, организованы и должным образом обобщены, создается управленческая информация.
Таким образом, управленческая информация должна отвечать определенным характеристикам с точки зрения ее объема, достоверности, стоимости, насыщенности, открытости, соответствия ценностным ориентирам организации. Именно от этих характеристик зависит качество принимаемых руководителями управленческих решений, направленность и точность их управленческих воздействий.
Качество подготовки информации для практического использования определяется целым рядом факторов:
Весь имеющийся в организации объем информации определяет ее информационные ресурсы.
Менеджмент - это, прежде всего, работа с людьми. В современной организации одной из главных задач менеджмента является обеспечение эффективной согласованности (гармонии) личных целей и интересов с целями бизнеса. Но эту задачу невозможно решить без обмена информацией.
Одним из главных отличий менеджмента от прежних способов организации коллективных действий состоит в том, что в нем встроено постоянное обновление. Технологической основой постоянных обновлений является улавливание необходимой информации об объекте управления, выработка с её помощью управленческих решений и, в конечном итоге, передача информации.
Управление предприятием не может эффективно проводиться без достаточной оперативной, надежной, своевременной и достоверной информации. Информация является основой управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием. Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации, причем он должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации. Опытный менеджер также должен уметь упорядочивать коммуникации и обмен информацией в рамках компании.
Информация, которая функционирует в компании в процессе управления, может быть классифицирована следующим образом:
· по форме отображения (визуальная, аудиовизуальная и смешанная);
· по форме представления (цифровая, буквенная, кодированная);
· по роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная);
· по качеству (достоверная, вероятностно достоверная, недостоверная, ложная);
· по возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная);
· по степени обновляемое (постоянная, переменная);
· по степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая);
· по источнику возникновения (внутриорганизационная, внешняя);
· по степени преобразования (первичная, производная, обобщенная);
· по виду носителя (печатный текст, микрофильм, кинофильм, видеофильм, машинный носитель);
· по времени поступления (периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная).
Можно выделить и еще один вид информации, который существует в памяти каждого человека, включающий знание наук, накопленный опыт, схожие управленческие ситуации, которые уже были использованы в управлении, а также данные, опубликованные в печати о работе других предприятий, факторы, влияющие на производственную и финансово-хозяйственную деятельность и управление и др.
Управленческая информация - это набор фактов, которые могут быть полезны для менеджера при разработке и реализации управленческих решений. Управленческая информация может быть объективной (факты, документы) и субъективной (мнения, суждения).
Рассмотрим характеристики управленческой информации:
· достоверность;
· стоимость;
· насыщенность;
· открытость;
· ценность.
Среди качественных характеристик объёма информации выделяют избыточность, достаточность и недостаточность.
Информационная избыточность об объекте управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т. е. создание информационной избыточности,
Напротив, недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных экономико-математических методов для повышения вероятности правильного решения. Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений, которая проявляется в двух направлениях:
* засекречивание (обоснованное или необоснованное) части необходимых сведений;
* стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения своего социального и материального статуса.
Выход должен быть в демократизации информационных процессов, то есть в широком доступе к интересующей информации через различные каналы всех заинтересованных лиц.
Достаточный уровень информации -- это минимально полный объем информации для конкретного человека, при котором он может принять обоснованное управленческое решение.
Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной, например информация о курсах акций на бирже.
Стоимость информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Она характеризует информацию как товар, имеющий потребительную стоимость.
Насыщенность информации - это соотношение полезной и фоновой информации. Полезная управленческая информация - это информация, которая имеет непосредственное отношение к объекту управления. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня. Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, сведения о материальном и моральном стимулировании, предупреждение о предстоящей информации, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как «сухая» и плохо воспринимается.
Открытость информации -- это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытости информации:
· секретная (государственная тайна) -- отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование;
· конфиденциальная (для служебного пользования) -- отражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной относятся сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.);
· публичная (открытая) -- отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.
Ценность информации это соответствие ценностным ориентирам деятельности человека или организации.
Специалисты называют шесть основных способов выработки информации:
· самонаблюдение - это собственные источники информации человека (образование, опыт, квалификация и др. приобретенные знания);
· взаимодействие - взаимный обмен информацией;
· сообщение - это письма, отчеты, специально организованные исследования;
· анализ - это выработка информации путем количественных моделей и методов принятия решений;
· оценка собственного поведения - квалификация и опыт;
образование и опыт - совокупность практически усвоенных знаний, умений и навыков.
Фундаментальное различие между прошлой и будущей экономикой состоит в том, как рассматривается проблема ресурсов. В промышленную эпоху учили, что ресурсы бизнеса включают "четыре М" - людей, машины, материалы и деньги (men, machines, materials, and money). Сегодня мы должны добавить пятый ресурс - информацию.
Таким образом, изменение управления в будущем - это восприятие информации в качестве ресурса. Мы должны уметь управлять информацией как активом: и как рычагом для делового развития, и как процессом управления организацией. Короче говоря, каждый бизнес становиться информационным бизнесом, и каждый менеджер становиться менеджером информации.
Информация есть знание особом факте, событии или ситуации. Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри организации и в ее окружении, уменьшающих неопределенность управления и принятия решений.
Менеджеры используют информацию, чтобы анализировать и решать возникающие у предприятий проблемы. Все информационные потребности можно рассматривать в двух аспектах: уровень, на котором используется информация в организации; тип используемой информации. Управленческая деятельность на различных уровнях требует различных видов информации. В табл. 1. представлено четыре уровня управления, на которых менеджеры используют информацию.
На стратегическом уровне менеджеры нуждаются прежде всего во внешней информации, которая помогает им планировать и принимать решения о долгосрочном направлении деятельности фирмы. Требуемая на этом уровне информация - комплексная, нерутинная и ориентированная на перспективу.
Информация необходимая для уровня менеджмента подразделений или производственных единиц направляющих и контрольных действий подчиненных единиц в организации.
Менеджеры на операционном уровне интересуются ежедневным выполнением различных задач в пределах их сфер ответственности. Они планируют, организуют и контролируют повседневную работу внутри организации.
Четвертый уровень - это совершение сделок и регистрация . Он является основой для генерирования информации внутри организации. Такая регистрация проводилась на бумаге - в главной книге, на специальных картах, в формулярах и т.д. С распространением компьютеров объемы накопления данной информации резко возросли.
В своей деятельности менеджеры используют различные типы информации. Рассмотрим семь основных типов информации.
Первый тип информации является общим. Общая информация возникает случайно или в ответ на неспецифические запросы или поиски. Например, когда стратегические менеджеры исследуют окружающую среду, то они делают это для получения общей информации.
Поскольку общая информация является достаточно широкой, её трудно определить заранее и поддерживать в компьютерных системах. Общая информация больше используется на стратегическом уровне, чем на операционном, и совсем не используется на уровне совершения сделок.
Совершение сделок всецело сосредоточено на специфической информации , т.е. информации, которая удовлетворяет особым требованиям. Специфическая информация может быть получена, когда вы проверяете, каков баланс на вашем счете в автоматизированной кассовой машине. Специфическая информация может быть и незатребованной, например, когда вы получаете уведомление, что стоимость пользования вашим телефоном увеличилась.
Стимулирующая информация в отличие от специфической информации не просто делает получателя осведомленным в чем-либо, но и требует действия, которое является автоматическим, т.е. заранее запрограммированным. Стимулирующая информация может быть запрошенной или нет.
Исключительная информация подобна стимулирующей в том смысле, что стимулирует действие. Однако она стимулирует специфический тип деятельности. Следует отметить, что ни стимулирующая, ни исключительная информация не требует комплексного принятия решения.
В ответ на стимулирующую или исключительную информацию менеджер принимает те действия, которые были намечены предварительно. Однако не эти вопросы определяют важность управленческой работы. Менеджеры должны часто принимать сложные решения по исправлению проблем, распределению ресурсов или выбору будущих целей и направлений деятельности.
Когда план принимается к исполнению, менеджеры осуществляют контроль, чтобы убедиться в его исполнении. Пятый тип информации - контрольная информация , необходима для рассмотрения отклонений от плана, причем когда эти коррективы не были заранее предусмотрены. Это качество отличает контрольную информацию от стимулирующей информации.
Шестым типом является распределительная (ли распределяющая) информация. Она необходима для решений о том как распределить людей, время, оборудование или деньги в соответствии с проектами. Когда у менеджера имеются данные о двух предполагаемых проектах, он должен решить, как распределить ресурсы, находящиеся в его распоряжении. Здесь он нуждается в данных, позволяющих получить ему информацию об относительных затратах и доходах по этим двум проектам.
При вхождении в новый рынок менеджеры используют направляющую информацию для того, чтобы принять решение об обширном районе экономического действия фирмы. Направляющая информация используется перед распределительной и до контрольной информации.
Информацию можно классифицировать по ряду позиций, в частности:
по носителям (электронные, вещественные и т.д.);
пол направлению движения (входящая и исходящая);
по источнику (внешняя и внутренняя);
по спектру применимости (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая - нескольких различных);
по назначению (отчетная служит для анализа; оперативная - для корректировки деятельности организации; отчетная информация бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и нестатистической);
по возможности закрепления и хранения (фиксируемая на носителях информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, свидетельством чего являются наскальные надписи и рисунки; не фиксируемая храниться некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает);
по роли в управлении (основная информация имеет важное значение; вспомогательная самостоятельного значения не имеет);
по степени готовности для использования (первичная информация представляет собой совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащего много лишнего, ненужного; промежуточная информация несет сведения, прошедшие через процесс предварительной "очистки" и систематизации, позволяющий решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения; промежуточная и конечная информация является, таким образом, вторичной, производной);
по степени важности (особо важная, включающая сведения, необходимые для выполнения задачи, например, указания, предписания, инструкции; желательная, без которой однако, можно обойтись - об итогах работы, перспективах на будущее, внутренней жизни и т.д.);
по полноте (частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения);
по предназначению (универсальная информация необходима для решения любых задач; функциональная - родственных; индивидуализированная - данной, конкретной, уникальной проблемы);
по характеру потребления (постоянная информация требуется в неизменной форме в течении длительного времени, например, законодательные акты, нормативы; она фиксируется на более стойких носителях и должна быть общедоступной; переменная используется в течении короткого срока, а часто бывает одноразовой);
по степени надежности (достоверная и вероятностная информация; характер последней может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от соответствующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют сделать это; неизбежными искажениями при их передаче, заведомым распространением изначально ложных сведений);
по способам распространения (устная, письменная и комбинированная информация); форма передачи информации оказывает большое психологическое воздействие, например, устная информация, как правило эффективнее письменной. Специфической разновидностью управленческой информации являются слухи.
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Управленческая информация как совокупность сведений о состоянии и процессах внутри и вовне организации. Источники управленческой информации, процесс ее отбора. Роль информационных технологий и аппаратных средств в практической деятельности менеджера.
реферат , добавлен 18.10.2009
Понятие информации, источники управленческой информации и информационные службы на предприятиях. Процесс промышленной разведки конфиденциальных сведений и их защита. Виды управленческой информации и информационные системы управления предприятием.
реферат , добавлен 17.08.2009
Понятие, элементы, содержание, классификация, типы и формы коммуникации. Информация как основной элемент коммуникативных систем. Характеристика основных этапов коммуникационного процесса. Анализ информационных технологий и коммуникаций в управлении.
курсовая работа , добавлен 01.06.2010
Характеристика общих базовых сведений о надежности информационных технологий управления. Понятие надежности, показатели надежности и создание надежной АСУ. Информационные технологии создания надежных систем управления. Методология проектирования АСУ.
реферат , добавлен 10.02.2011
Сущность коммуникации и определение ее значение в процессе управленческой деятельности менеджера. Разновидности коммуникации и ее основные этапы реализации, ступени противоречий. Пути взаимосвязи коммуникации и информации в управлении персоналом.
реферат , добавлен 28.05.2010
Понятие и классификация информационных технологий управления. Значение использования информационных систем для обеспечения эффективного управления предприятием. Использование информационных технологий в управлении "Росинтер ресторантс холдинг".
курсовая работа , добавлен 22.01.2015
Общие понятия информации и информационного обмена. Роль этой категории в нормальном функционировании фирмы, в управлении. Семиотика и её разделы. Особенности формирования коммуникации в фирме, влияние степени ее развития на эффективность работы менеджера.
курсовая работа , добавлен 18.06.2015
Современное состояние и тенденции развития информационных технологий. Использование информационных технологий в управлении организацией. Эволюция информационных систем. Корпоративные информационные системы, внедрение и сопровождение на производстве.
Информация – источник жизненной силы, кровь организации.
Без информации совет директоров (мозг организации) не может принять ключевых решений, отдел снабжения, кадров, финансовые службы, производственные цеха не могут получать и преобразовывать ресурсы в продукт. Без информации организация превращается в зомби, не имеющего разума, спотыкающегося и бредущего без определенного направления.
Управленческая информация
– это набор фактов, которые могут быть полезны для менеджера при разработке и реализации управленческих решений. Управленческая информация может быть объективной
(факты, документы) и субъективной (мнения, суждения).
Рассмотрим характеристики управленческой информации:
· объем);
· достоверность;
· стоимость;
· насыщенность;
· открытость;
· ценность.
Среди качественных характеристик объёма информации
выделяют избыточность, достаточность и недостаточность.
Информационная избыточность об объекте управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т. е. создание информационной избыточности,
Напротив,
недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных экономико-математических методов для повышения вероятности правильного решения. Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений, которая проявляется в двух направлениях:
Засекречивание (обоснованное или необоснованное) части необходимых сведений;
Стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения своего социального и материального статуса.
Выход должен быть в демократизации информационных процессов, то есть в широком доступе к интересующей информации через различные каналы всех заинтересованных лиц.
Достаточный уровень информации - это минимально полный объем информации для конкретного человека, при котором он может принять обоснованное управленческое решение.
Современные руководители постоянно решают нелегкую для себя задачу: какую информацию и в каком объеме следует давать тому или иному работнику?
Достоверность
во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной, например информация о курсах акций на бирже.
Стоимость
информации
характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Она характеризует информацию как товар, имеющий потребительную стоимость.
Насыщенность
информации
– это соотношение полезной и фоновой информации. Полезная управленческая информация – это информация, которая имеет непосредственное отношение к объекту управления. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня. Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, сведения о материальном и моральном стимулировании, предупреждение о предстоящей информации, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как «сухая» и плохо воспринимается.
Открытость
информации
Это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытости информации:
· секретная (государственная тайна) - отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование;
· конфиденциальная (для служебного пользования) - отражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной относятся сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.);
· публичная (открытая) - отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.
Ценность
информации
это соответствие ценностным ориентирам деятельности человека или организации.
Какая информация нужна организации?
Важно различать данные и информацию.
Данные
рассматривают как сырье, некий случайный набор отдельных фактов. Сегодня данные регистрируются на множестве носителей: записанные на бумаге, пленке, магнитных и оптических дисках данные могут принимать любые формы.
