Штатное расписание – это документ, содержащий структуру, состав и численность работников организации. Документ составляется по унифицированной форме Т-3. Существует два способа изменения штатного расписания:
Приказ об утверждении штатного расписания относится к документам по основной деятельности и подписывается руководителем организации (директором) или уполномоченным им лицом (например, начальником кадровой службы).
Приказ составляется на общем бланке организации, не содержит констатирующей части и начинается сразу со слова «Приказываю». Это связано с тем, что в тексте данного документа не требуется указывать основания или дополнительные пояснения. Конечно, кадровый специалист может указать причины издания нового приказа, если они имеются, но это необязательно.
Унифицированной формы приказа об утверждении штатного расписания в трудовом законодательстве не предусмотрено, поэтому кадровые специалисты оформляют данный документ произвольно или по существующим образцам. С данным распорядительным документом необходимо ознакомить под роспись заинтересованных лиц, то есть всех сотрудников, которых касаются изменения.
Образец приказа об утверждении нового штатного расписания регистрируется в журнале регистрации распоряжений по основной деятельности и хранится в организации постоянно (ст. 19 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г).
Продуманная организация труда персонала на предприятии позволяет обеспечить успех, прозрачность. Директор должен распределить обязанности между сотрудниками, назначить главных по отделам, осуществлять контроль над выполнением поставленных задач.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Наиболее распространенная форма штатного расписания, используемая повсеместно – Т – 3. Эту форму утвердил Госкомстат России. Руководитель организации может добавлять в графе «Примечания» ту информацию, которую посчитает нужной.
Эта информация должна относиться к делу – к кадровой структуре организации, выдаче заработных плат или надбавок, режиму работы сотрудников. Сам же документ утверждается приказом.
При правильном построении деятельности компании, разделении труда и организации графиков работы сотрудников, руководитель должен составлять штатное расписание в конце каждого года.
В случае, если были произведены глобальные перестановки в системе кадров, документ может быть составлен в любое время.
В некоторых случаях достаточно лишь внесения корректировок. В силу расписание вступает лишь после того, как был утвержден новый документ может быть действителен лишь после вступления в силу Приказа о введении нового расписания или в старый документ.
Его составление – важная часть в организации трудовой деятельности компании.
Работодатель может:
Согласно правилам, составлением расписания должны заниматься экономисты, однако чаще всего это поручается бухгалтерам.
Текст приказа могут подготовить сотрудники по поручению директора. Однако подписывают расписание и приказ директор или его заместитель.
Достаточно издания нового штатного расписания раз в год. В случае необходимости оно может быть переиздано в течение года.
Каждое издание или переиздание сопровождается составлением нового приказа. Это практикуется в том случае, если произошли глобальные перемены в кадровой системе.
При сокращении штата необходимо привести количество кадровых единиц в полное соответствие с реальными цифрами.
Составленный руководителем компании приказ – это документ, подтверждающий начало действия нового расписания или внесение незначительных поправок в старое.
В документе заполняются такие разделы, как:
Руководитель имеет право внести в штатное расписание любую информацию, которая, по его мнению, позволит оптимизировать работу в организации и закрепить ее приказом.
Штатное расписание может быть составлено на один отдел или сразу все структурное подразделение, а может быть разделено по категориям работников. Самые распространенные категории: рабочие, обслуживающий персонал, АУП и ИТР.
В таблице показаны основные разделы штатного расписания.
| Наименование раздела | Описание |
| Наименование и код структурного подразделения | Указывается полное и сокращенное название организации |
| Должность сотрудника | Записываются все действующие на предприятии должности по отдельности |
| Количество единиц в штате | Количество работающих на определенной должности человек в штате |
| Оклад и различные виды надбавок | Указывается сумма оклада и в случае назначения — надбавки, такие, как за выслугу лет, премиальные |
| Итог по сумме | Общее количество начислений по |
| Примечание | — |
До тех пор, пока не будет подписан приказ, штатное расписание не вступает в силу, и данные, указанные в нем, не являются действительными.
Приказ требуется не только при составлении нового документа, но и при внесении изменений в старое расписание.
Основные пункты документа:
Приказ, необходимый для того, чтобы штатное расписание вступило в силу.
Скачать образец приказа о внедрении нового штатного расписания можно тут:
Заполнять штатное расписание следует, придерживаясь общепринятых правил:
Бухгалтер или экономист предприятия должен взять в качестве образца стандартную форму для приказа о новом штатном расписании и подогнать ее под требования руководителя.
Не рекомендуется внесение глобальных изменений в образец. Приказ должен быть кратким и емким, не переполненным ненужной информацией. Название компании обязательно должно полностью соответствовать тому, что указано в указанному в учредительных документах.
Под словом «Утверждено» проставляется номер приказа, а также дата его составления.
Следует обратить внимание на то, что недопустимо в документе писать цифры прописью.
Ставка сотрудников, оклад и надбавки – все это записывается цифрами.
В случае, если при заполнении расписания были допущены ошибки, для их корректировок потребуется издание нового приказа руководителя.
Для сохранения тайны сведений, заполненный бланк не распространяется по организации. Делается всего 1 копия. Оригинал хранится у руководителя, копия – у главного бухгалтера.
Визирование документов осуществляется должностными лицами, назначенными организацией. Указывается должность визирующего, личная подпись и ее расшифровка.
Приказы по штатному расписанию хранятся в папке с приказами, относящимися к кадрам в организации. Непосредственно штатное расписание хранится в отдельной папке постоянно и переносится в архив сотрудником отдела бухгалтерии.
В случае необходимости документы могут быть выданы из архива руководителю предприятия или доверенным лицам.
Каждое предприятие, независимо от его размеров, должно составлять кадровый документ о составе своего штата, именуемый штатное расписание. Обычно штатное расписание составляют в конце года на следующий календарный год, если же изменения в штатном составе организации не значительные или вовсе отсутствуют, то имеет смысл создавать расписание на срок, более одного года. В любом случае, каким бы ни был срок, штатное расписание вступает в действия после издания приказа об утверждении штатного расписания. Образец данного приказа вы можете скачать по ссылке в конце статьи.
Приказ об утверждении штатного расписания образец
Составляет эту форму, как правило, кадровая служба. После чего руководитель издает приказ, который утверждает форму Т-3.
В приказе о введении штатного расписания нужно указать все необходимые реквизиты, соответствующие распорядительным документам.
Прописывается наименование организации, а также ее место нахождения. Приказу присваивается номер и ставится дата.
Текст приказа можно начать со слов «утверждаю штатное расписание», далее указать номер и дату этого расписания, количество штатных единиц для каждой должности, указанных в нем, и месячный фонд зарплаты для всего штата.
Руководитель подписывает приказ о введении штатного расписания, после чего его номер и дата отмечаются на самом бланке расписания.
Стоит также отметить, что при необходимости внести корректировки в существующее утвержденное штатное расписание, можно издать дополнительный приказ об изменении штатного расписания, в котором указать, какие изменения произошли. Если же изменения достаточно массовые и серьезные, например, то лучше утвердить новое штатное расписание.
Приказ об утверждении штатного расписания такой же обязательный документ, как и само штатное расписание. Посмотрите основные требования к документу, скачайте бланк и образец приказа об утверждении штатного расписания на 2018 год.
Для чего нужен приказ об утверждении штатного расписания на 2018 год
Приказ об утверждении штатного расписания на 2018 год нужен для того, чтобы ввести в действие само штатное расписание. Без этого приказа штатка будет не действительна. Это прямо следует из указаний по применению формы штатного расписания (форма Т-3), утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
Приказ нужно составить в следующих случаях:
- Утверждение нового штатного расписания на 2018 год;
- Внесение изменений в действующее штатное расписание на 2018 год.
Обратите внимание, что если изменений в штатном расписании слишком много, то можно составить новый документ, а не вносить изменения. Так будет проще работать с единым штатным расписанием.
Важно! Штатное расписание не требуется составлять ежегодно, если нет никаких изменений в штате сотрудников (количество должностей, оклады и т.д.).
Как составить приказ о введении штатного расписания на 2018 год
Унифицированной формы приказа об утверждении штатного расписания на 2018 год не установлено. Это означает, что вы вправе составить его в произвольной форме, или использовать наш шаблон как образец (мы привели его ниже).
Важно! Приказ об утверждении штатного расписания - это не первичный документ, поэтому соблюдать требование об обязательных реквизитах ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» не надо.
Приказ об утверждении штатного расписания составьте на бланке компании. Если его нет, то просто на чистом листе.
Этот документ может составить любой сотрудник. Например, специалист кадровой службы или бухгалтер. Но подписать приказ должен руководитель.
После того, как документ будет подписан директором – присвойте ему номер и проставьте дату.
Важно! Уставом компании может быть предусмотрено, что новое штатное расписание утверждается не только директором, но и согласовывается иным органом, например, правлением или советом директоров. В этом случае добавьте в приказ необходимые реквизиты для подтверждения согласования документа.
Внести изменения в штатное расписание или утвердить новое остается на усмотрение самой фирмы.
Посмотрите образец приказа об утверждении штатного расписания на 2018 год и скачайте его ниже по ссылке.
Важно! Индивидуальные предприниматели также должны иметь штатное расписание и издавать приказ об его утверждении. Содержание приказа в данном случае для ИП будет такое же, как и для компании.
Бланк приказа по форме Т-3
Большинство коммерческих компаний для составления штатного расписания используют унифицированную форма Т-3, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Это ваше право. Если этот документ вашу компанию не устраивает, то разработайте форму штатного расписания самостоятельно с учетом требования о наличии обязательных реквизитов по ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».
Посмотрите образец бланка штатного расписания по форме Т-3.
Требования к содержанию приказа об утверждении штатки
Приказ об утверждении штатного расписания на 2018 год составляется в свободной форме, основной задачей документа является – отразить факт внесения изменений или принятие нового штатного расписания.
Обязательно отразить в приказе об утверждении штатного расписания следующие моменты:
- Сведения о компании;
- Номер и дату документа;
- Суть приказа (изменение штатного расписания или утверждение нового);
- Место для подписи директора;
- Место для подписи лиц ответственных за исполнение приказа (специалисты кадровой службы или бухгалтерии).
В преамбуле приказа укажите, что приказ издается в соответствии с требованиями Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.
А в описательной части приказа об утверждении штатного расписания отразить дату начала действия нового штатного расписания, количество штатных единиц и размер месячного фонда оплаты труда.
Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2018 год посмотрите выше.
Штатное расписание — это организационно-распорядительный акт , который дает представление о численности работников предприятия и заработной плате. Он формируется ежегодно на малых и больших учреждениях, не зависимо от штатной численности. В табеле указываются должности и причитающийся им размер оклада, надбавок, а также сумма заработной платы за месяц.
Документ составляется обычно в ноябре/декабре на следующий календарный год и утверждается руководителем компании. Если предприятие небольшое, и численность персонала не меняется или меняется очень редко, то кадровый график допустимо формировать на срок, превышающий один год .
Вновь прибывшему сотруднику необходимо ознакомиться с местным нормативным актом, регламентирующим численность служащих на предприятии, и поставить свою подпись.
Документ имеет стандартизированную форму Т-3 , заполняет которую отдел кадров. Затем директор издает приказ, который утверждает табель количества штатных единиц.
Необходимость и цели
Создание приказа об утверждении табеля необходимо при выпуске в делопроизводство нового расписания, в котором зафиксирована численность и зарплата сотрудников.
Также распорядительный акт потребуется в случае перевыпуска формы Т-3 , в которой была произведена корректировка данных. Поправки могут возникнуть в связи с выбытием сотрудника по причине сокращения штата или перевода работника на другую должность.
В целях повышения трудовой эффективности на предприятии разрабатывается четкая структура кадрового состава . Нанимаются работники, выполняющие ту или иную задачу, для контроля за выполнением работы структурных подразделений назначаются начальники отделов.
Министерство труда РФ в своем Приказе№222 от 04.09.2000 утвердило способ расчета численности определенных категорий работников. Данную методику можно использовать для определения оптимального числа сотрудников предприятия.
Структурированный график упорядочивает общую численность сотрудников и позволяет грамотно спланировать бюджет компании. Необходимость документа определяется Трудовым кодексом РФ, где не раз указываются ссылки на кадровый нормативный акт.
Согласно статье 15 ТК РФ , свою трудовую функцию работник выполняет согласно штатному расписанию . В случае проверки предприятия налоговой или аудиторской службой возникает меньше вопросов касательно правильного расходования средств и выполнения социальных обязательств компании.
Данный нормативный акт необходим на предприятии для решения спорных кадровых вопросов. Например, если сотрудник попал под сокращение штата, законодательство РФ обязывает работодателя предложить ему другую свободную должность, если таковая имеется.
Приказ об утверждении штатного расписания является нормативным актом, относящимся к основной деятельности предприятия. Только после его подписания само расписание вступает в силу.
Для штатного расписания Госкомстатом РФ предусмотрена стандартизированная форма Т-3 . Она включает в себя следующие разделы :
Документ имеет табличный вид . В первой графе значится название производственного участка в полной или сокращенной форме. Третья графа подразумевает перечень должностей. Они указываются в соответствии с отделами, к которым данные профессии принадлежат.
В четвертом столбце отражена численность работников по специальностям. С 5 по 8 графу указан оклад и всевозможные надбавки, к примеру, за ненормированный рабочий день, премии, если таковые есть, или доплата за выслугу лет.
Девятая графа суммирует все выплаты, положенные работнику. В последнем столбце остается место под примечания. Итоговая строка дает общую сумму по заработной плате всего персонала предприятия.
Профессиональный табель оформляется в целом на организацию, но может группироваться по производственным отделам и категориям сотрудников.
Данные, указанные в кадровой таблице, не являются действительными без заверенного приказа . Генеральный директор или главный бухгалтер при необходимости имеют право вносить корректировки в документ, которые также отражаются в приказе.
Порядок составления и введения на 2018 год
Разработкой производственного табеля занимается специалист отдела кадров . Но руководитель предприятия, при желании, может поручить разработку документа другому компетентному сотруднику, например, экономисту или главному бухгалтеру.
Работник, который занимается «ведением» нормативного акта, должен ежегодно обновлять содержательную часть табеля и при необходимости вносить изменения.
Кадровая таблица на следующий календарный год, как правило, составляется в конце текущего года. В конце 2018 года идет разработка документа на 2019 год.
Прежде чем ввести форму Т-3 в делопроизводство, необходимо выпустить приказ о составлении штатного расписания на 2018 год. С данным документом под роспись должен быть ознакомлен исполнитель.
Если в заполненной действующей форме Т-3 позже будет найдена ошибка, отвечать за это будут лица, принимавшие участие в ее разработке.
Порядок введения штатного расписания в документооборот в 2018 г.:
- Выпускается приказ о составлении ШР.
- Регистрация приказа в журнале.
- Ознакомление с документом заинтересованных работников компании.
- Анализ структуры организации.
- Заполнение данных в табель.
- Ознакомление руководителя с готовым документом.
- Готовится приказ об утверждении ШР.
- Документ важно зарегистрировать в книге распорядительных актов по ОД.
Как сформировать штатное расписание в 1С, можно узнать из данной инструкции.
Универсального образца приказа об утверждении штатного расписания не существует. Составить его можно в произвольном виде, но обязательно на фирменном бланке компании.
В приказе присутствуют все типичные реквизиты , характерные для распорядительной документации, а именно:
- yаименование учреждения;
- номер ИНН, КПП, ОКПО;
- номер распорядительного акта;
- город, в котором располагается головной офис компании;
- дата создания;
- содержание;
- приложение;
- инициалы, должность и подпись генерального директора;
- инициалы, должности служащих компании, ознакомленных с нормативным актом, и их подписи.
В шапке распорядительного акта должна значиться организационно-правовая форма предприятия, его название, адрес и телефоны.
- количество единиц, состоящих в штате организации;
- общую сумму денежных средств, выделенных на заработную плату;
- дата, с которой ШР вступает в силу, и его номер;
- должность и инициалы лица, отвечающего за исполнение распорядительного документа;
- названия производственных участков, если табель создается для отдельных отделов компании;
- дата и номер утверждения ШР;
- число листов, занимаемых утверждаемой формой Т-3.
В приказе, утверждающем ввод кадрового табеля делопроизводство, нет констатирующей части. Слово «приказываю» начинает основную мысль документа. Причины, поясняющие необходимость утверждения штатного расписания, указывать не обязательно.
Заполненный образец
При оформлении приказа кадровый сотрудник должен взять незаполненный стандартный бланк нормативного акта и привести его в соответствие с действующим штатом.
Утверждающий приказ по своему смыслу должен быть емкий, лаконичный и не перегруженный лишней информацией. Название компании в нем указывается такое же, как в учредительных актах.
Численность сотрудников и общий фонд оплаты труда в приказе прописываются цифрами . Прописью заполнять ни в коем случае нельзя.
Если в процессе ввода табеля или приказа о ШР в делопроизводство были допущены ошибки, стоит заново создать данные документы .
Как утвердить и можно ли внести изменения
Штатное расписание, как правило, разрабатывается на год . Если в кадровом составе были отмечены значительные изменения, издается новый нормативный акт в ноябре-декабре текущего года. Допускается оформлять табель один раз на несколько лет вперед, если кадровые корректировки незначительные.
Важно понимать, что без подписания руководителем приказа об утверждении штатного расписания последнее не будет считаться действительным.
Все возникшие недочеты при составлении штатного расписания нужно устранить до издания соответствующего приказа . При составлении распорядительного акта важно правильно указать число, с которого заполненное расписание вступает в силу. Дата утверждения приказа может совпадать с датой его создания. Кадровый табель нельзя вводить в оборот прошедшим днем.
Необходимо, чтобы с подготовленной формой Т-3 предварительно ознакомились начальники структурных подразделений и отдельные сотрудники. Далее документ согласовывается с главным бухгалтером, управляющим отделом кадров и генеральным директором компании.
Обязательно должны быть указаны инициалы заинтересованных сотрудников, наименование их должностей и подписи. Рядом с автографами необходимо проставить дату ознакомления с документом. Только после визирования готовой формы Т-3 всеми вышеперечисленными лицами можно приступить к подготовке приказа.
В случае кадровых изменений возникает необходимость внесения изменений в действующее штатное расписание. Сделать это можно двумя способами :
- Выпустить приказ о внесении изменений в действующую форму Т-3.
- Составить новый табель численности персонала.
Во втором случае обязательно издается приказ об утверждении нового ШР. Но измененные данные отражаются не в нем, а в самом обновленном табеле.
Если на предприятии нумерация документов обновляется каждый календарный год, номер штатного расписания также подвергается обнулению. При частой корректировки данных в документе целесообразно не продолжать старую нумерацию, а начать ее заново.
Печать на распорядительном документе должна проставляться обязательно , если форма приказа разработана непосредственно самим предприятием или нормативный акт будет использоваться для предоставления контрагенту. В противном случае фирменный оттиск компании ставить не нужно.
Где и как долго хранится
Приказы, связанные с утверждением или внесением изменений в профессиональный график, хранятся в кадровой службе предприятия . Они должны находиться папке, предназначенной специально для приказов, связанных с изменениями в составе персонала.
Срок хранения приказа составляет не менее 5 лет . Далее бухгалтер перемещает документ в архив организации, где распорядительный акт находится постоянно. Для штатного расписания предназначена отдельная папка.
При возникшей необходимости из архива кадровые документы выдаются только руководителю организации, главному бухгалтеру или иным доверенным лицам.
Все об изменении штатного расписания от «А» до «Я» представлено в данной видео-инструкции.
