Письмо-приглашение - это способ предложить адресату посетить определенное мероприятие, присутствовать при каком-либо событии. Приглашение может быть выражено устно, однако в деловых отношениях распространена именно письменная форма, имеющая ряд преимуществ. В статье предлагаем несколько образца письма-приглашения для участия в мероприятии, конференции, выставке. Также имеется пример письменного приглашения на собеседование к работодателю и приглашение к сотрудничеству. В деловых отношениях письмо-приглашение является важным элементом возведения доверительных и уважительных отношений двух сторон. Письменное предложение принять участие, посетить, посмотреть - это знак особого внимания, кроме того, позволяет адресату не забыть о важном событии, его ожидающем.
Впишите исходящий регистрационный номер, дату письма-подтверждения, а также входящий регистрационный номер и дату документа, ответ на который составляется вашей организацией. 5 Напишите тему служебного письма. Название письма-подтверждения не указывается. 6 В правом верхнем углу письма-подтверждения укажите наименование предприятия, фамилию, имя, отчество руководителя компании, являющейся партнером, занимаемую им должность в дательном падеже. 7 Посередине листа обратитесь к руководителю компании-адресата по имени и отчеству. К примеру, «Уважаемый Иван Иванович!». 8 В содержании письма-подтверждения укажите, какую информацию или документацию вы получили.
Впишите, что вы подтверждаете данный факт. Если вам на руки поступили документы, напишите их названия.
Можно заготовить несколько «шаблонных» фраз. Например: К сожалению, мы вынуждены отказаться от вашего предложения в связи с… Если в приложении к запросу были какие-либо документы, стоит показать в письме, что вы ознакомились с ними. Этопокажет что вы не отмахнулись от предложения, а внимательно его рассмотрели. В таком случае в письмо включаются фразы: Мы внимательно ознакомились с вашим предложением… Мы подробно изучили представленные вами документы… В случае написания отказа от коммерческого предложения, обязательно стоит поблагодарить за направленное предложение и за то, что вашу компанию рассматривали как возможного партнера.
Внимание
Мы решили рассмотреть на встрече следующие вопросы:
В конференции примут участие директора, методисты и педагоги детских дошкольных учреждений Москвы. Чтобы стать участником конференции, необходимо зарегистрироваться на нашем сайте до 10.03.2015 года. С уважением, Александр Викторович Письмо №3 Уважаемый Василий Евгеньевич, ООО «Мастерстрой» приглашает вас поучаствовать в научной конференции «Экологические инновации в строительстве».
Сожалеем, но в данный момент мы не можем предоставить вам необходимое оборудование в связи с тем, что оно находится в г. Курске и будет перевезено в Москву только в конце этого месяца. Зачастую вы ничем не можете помочь вашему партнёру или клиенту, и тогда письмо можно стандартно закончить на указании причины отказа.
Но вдруг вы действительно можете дать дельный совет, который поможет решить ситуацию? Если вы уверены, что вашему партнеру может пригодиться присланное коммерческое предложение, или знаете, какая из знакомых организаций действительно может пойти навстречу и оказать помощь, напишите об этом. Если у вас есть даже небольшой шанс разрешить ситуацию в положительном ключе, то это будет только в плюс к репутации вашей компании.
Совместно с гостями и участниками конференции мы проанализируем опыт зарубежных коллег и попытаемся найти новые возможности для сохранения экологии в нашей стране. Участниками конференции «Экологические инновации в строительстве» станут представители муниципальных образований и исполнительной власти, а также авторы научных разработок в этой области. Дата проведения конференции: 15.03.2015 г. Адрес: г.
Москва, Рождественский бульвар, 28. Участие в конференции бесплатное. С уважением, Александр Викторович Письмо №4 Уважаемый Василий Евгеньевич, ООО «Innovation» приглашает Вас и сотрудников Вашей фирмы принять участие в научной конференции «Развитие современных инженерных систем». В ходе конференции руководители, главные инженеры, конструкторы и технологи ведущих предприятий обсудят актуальные вопросы и новшества современных инженерных технологий.
Место проведение конференции: г.
По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма-отказы. Например, компания объявила конкурс (тендер) на выбор поставщика услуг или сырья, или производственных материалов. В ее адрес пришли заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал одну или несколько компаний для сотрудничества. Часть компаний оказались не выбранными. И в этой ситуации нужно написать письмо-отказ. Казалось бы, что здесь сложного? Бери и пиши: «В результате рассмотрения Вашей заявки принято решение отказать вам в сотрудничестве». И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет.
Поскольку со стороны эти посылы могут показаться взаимоисключающими, сложно подобрать правильную формулировку.
Уважаемые господа! . В ответ на. Вашу просьбу от (дата) посылаем. Вам действующий ныне экспортный прейскурант к каждому из образцов (название товара). Просим сообщить, какие именно образцы. Вы заказывать.
Ждем ответа. С. . Уважаемые господа! . Вам следующие документы: счет-фактуру в двух экземплярах: страховой полис на сумму счета плюс 10%, покрывающих инфляционный (банковский, валютный, дефляционный) риск; полный комплект коносамента, написанного (оформленного) на распорядителя по бланковым индоссаментом и с пометкой»фрахт оплачен»на сумму… . Просим подтвердить их получение. Остаемся с уважением. ТИПОВЫЕ оборот 1. На. Вашу просьбу высылаем счет-фактуру за партию отгруженного товара 2. Для того чтобы. Вы имели полное представление о возможностях нашего предприятия, посылаем подробный иллюстрированный рекламный проспект 3. Высылаем. Вам рабочие чертежи 4.
Инфо
Дата: 15.03.2015 г. За дополнительной информацией обращайтесь к оргкомитету конференции по телефону: 505-00-01. Будем рады видеть Вас среди участников нашей конференции! С уважением, Александр Викторович Письмо №6 Уважаемый Василий Евгеньевич! Мы будем рады видеть сотрудников Вашей компании среди участников конференции «Развитие бизнеса с помощью информационных технологий», которая пройдет 15.03.2015 г. в Москве на территории: Рождественский бульвар, 28. Основной целью конференции является ознакомление руководителей, а также IT-директоров крупных и малых предприятий с возможностями современных информационных технологий и их влиянием на развитие бизнеса.
Письмо-приглашение – это способ предложить адресату посетить определенное мероприятие, присутствовать при каком-либо событии. Приглашение может быть выражено устно, однако в деловых отношениях распространена именно письменная форма, имеющая ряд преимуществ. В статье предлагаем несколько образца письма-приглашения для участия в мероприятии, конференции, выставке. Также имеется пример письменного приглашения на собеседование к работодателю и приглашение к сотрудничеству.
В деловых отношениях письмо-приглашение является важным элементом возведения доверительных и уважительных отношений двух сторон. Письменное предложение принять участие, посетить, посмотреть – это знак особого внимания, кроме того, позволяет адресату не забыть о важном событии, его ожидающем.
Зачем нужно письмо-приглашение:
Почему письменное приглашение лучше устного:
Как отправить приглашение:
Чтобы данный документ выполнял свою функцию правильно, нужно обеспечить в нем достаточный объем информации. Сведения должны быть такого объема, чтобы у адресата не осталось вопросов относительно планируемого события, места и времени его проведения.
Чтобы адрес убедился, что приглашение направлено именно ему, нужно указать данные о получателе. Обычно данную информацию располагают в правом верхнем углу бланка письма в дательном падеже. Если это организация, то пишут ее наименование и местонахождение, ФИО и должность руководителя. Если это физическое лицо – то его ФИО и адрес проживания.
Далее указывают, от кого письмо направлено. Важно указать не только наименование организации или ФИО составителя и отправителя, но и контактные данные, которые позволяет при появлении вопросов относительно планируемого мероприятия задать их автору письма-приглашения.
Текст письма начинают с обращения. Используется вежливая форма. Если это конкретный человек, то обязательно указывают его полное имя или имя, отчество. Например, “Уважаемая Ольга Владимировна!” или “Дорогой Александр!”. Обращение зависит от вида мероприятия, степени знакомства составителя и получателя. Если данные лица не в близком знакомстве, достаточно ограничиться нейтральным “уважаемый”.
Примеры письма-приглашения:
“Уважаемая Анна Дмитриевна!
Приглашаем вас принять участие в праздновании Дня народного единства 4 ноября 2018 года в ресторане “Золотая Аллея” по адресу г.Новосибирск, ул. Декабристов д.34, вход с торца здания”.
“Уважаемый Даниил Михайлович!
Приглашаем вас посетить всероссийскую конференцию “Изменения в бухгалтерском и налоговом законодательстве в 2018 году”, которая состоится 22 ноября 2017 года в малом конференц-зале ДК Железнодорожник г. Екатеринбург по адресу г. Екатеринбург, ул. Железнодорожная д.23 (главный вход, 2 этаж).”
Составленное письмо подписывается адресатом с указанием даты составления. При необходимости составленный документ можно упаковать в красивый конверт и передать по месту назначения.
Важно убедиться, что в тексте есть контактная информация для обратной связи.
Образец письма-приглашения на выставку:
Кандидаты на вакантную должность обычно приглашаются на собеседование либо по телефону, либо письмом с приглашением на электронную почту.
Письмо-подтверждение составляется для того, чтобы дать согласие относительно любого вопроса и призвать партнера к дальнейшим действиям. Оно оформляется в произвольном виде: готовый образец и правила написания подробно рассмотрены в статье.
Единого образца письма подтверждения не существует, поэтому при его составлении ориентируйтесь на особенности своего случая, а также на общепринятые традиции, сложившиеся в практике документооборота. При написании письма обратите внимание на такую инструкцию:
В подавляющем большинстве случаев весь текст письма умещается буквально в 1-2 абзацах. Поэтому для составления документа достаточно взять 1 страницу А4 или фирменный бланк компании.
Письмо отправляют по электронной почте, по факсу или физически: с курьером, по Почте России или с помощью частной транспортной компании. Во всех случаях лучше запросить подтверждение о получении, т.е. отправить именно заказное письмо.
Подобное письмо составляется в самых разных случаях; его основная цель – подтвердить партнеру определенный факт:
Прямой обязанности его составления нет, поскольку сегодня подтвердить свою позицию можно различными способами коммуникации – по телефону, в скайпе, через аккаунты в соцсетях и т.п. Однако составление письменного подтверждения позволяет:
Таким образом, письмо-подтверждение обычно направляют крупному, важному партнеру, а также потенциальному клиенту, который только начинает сотрудничать с компанией.
Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».
Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.
У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.
Среди популярных тематик:
Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.
Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.
Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы. Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.
Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.
В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов. Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом. Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.
Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.
Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.
И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.
Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости. Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения. Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.
Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:
Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.
Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.
Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.
Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.
Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.
_______ (дата)
_______ (адрес)
Уважаемый _________,Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.
Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).
В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)
Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.С уважением,
ФИО, должность, название организации,
Контактные данные.
Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.
Уважаемый ___,
Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.
В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.
Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной.
Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.
С наилучшими пожеланиями,
Имя, должность, название компании.
Контактные данные.
Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).
Уважаемый ___ ,
Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.
В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).
С уважением,
ФИО, должность, компания.
