ЛЕКЦИЯ 7
Тема: Автоматизированное рабочее место специалиста (АРМ).
Вопросы:
3. Классификация АРМ-а
1. Понятие автоматизированного рабочего места специалиста (АРМ).
Организационно АИС реализуется через создание автоматизированных рабочих мест специалистов, состав которых зависит от структуры предприятия и соответствует комплексу решаемых задач.
Автоматизированное рабочее место (АРМ ) это рабочее место специалиста, оснащенное персональным компьютером, программным обеспечением и совокупностью информационных ресурсов индивидуального или коллективного пользования, которые позволяют ему вести обработку данных с целью получения информации, обеспечивающей поддержку принимаемых им решений при выполнении профессиональных функций.
Отдел, оснащенный совокупностью АРМ работников этой службы, становится автоматизированным подразделением. В нем значительная часть рутинной работы по переработке информации выполняется компьютером. Вместе с тем специалист может активно вмешиваться в процесс решения задач обработки данных, самостоятельно формируя информацию, позволяющую принимать обоснованные решения.
Компьютер становится повседневным орудием труда специалиста, органично вписываясь в технологию его работы. При: акцент переносится с формально-логических аспектов информации на процесс принятия решений. Такая технология сокращает поток бумажных носителей, снижает трудоемкость выполняемых работ, повышает профессиональный уровень работников и комфортность условий их работы: Как и при ручной технологии организации работы, специалист несет полную персональную ответственность за весь процесс, но, продолжая выполнять традиционные функции, он выступает и в роли оператоpa ПЭВМ, становясь непосредственным участником процесса автоматизированной обработки информации.
2. Структура АРМ-а специалиста.
АРМ включает пять основных компонентов :
Кроме этого, АРМ комплектуется документацией и методическими материалами по применению программ, а также регламентами выполнения работ по обработке информации. Конкретная насыщенность каждой из компонент определяется решаемыми задачами.
АРМ могут функционировать автономно или в составе компьютерной сети. При автономном режиме работы АРМ создаются для решения отдельных функциональных задач и не могут оперативно использовать всю информационную базу экономического объекта, а обмен информацией между различными АРМ выполняется с помощью машинных носителей. Работа на базе компьютерных сетей позволяет организовать обмен данными между АРМ по каналам связи, объединить информационное пространство объекта управления и организовать доступ к нему любого работника в пределах его полномочий. Каждое АРМ рассматривается как самостоятельная подсистема, а вместе они составляют единое целое. При этом начальник отдела имеет возможность руководить процессом решения функциональных задач и интегрировать результаты работы отдельных специалистов, оперативно получая обработанную информацию для принятия решений. В то же время сохраняется возможность автономной работы каждого специалиста.
АИС может использовать не только локальные, но и глобальные сети для подключения территориально удаленных подразделений и доступа к внешним информационным службам общего назначения: национальным информационно-поисковым системам, базам данных и т. п.
Организационная структура предприятия предопределяет номенклатуру (количество) АРМ, а декомпозиция целей и функций, а также распределение обязанностей между сотрудниками определяют функциональное содержание (функциональную направленность) конкретных АРМ состав задач, которые будут решаться на конкретном рабочем месте. Специфика функций, выполняемых каждым из этих сотрудников, требует разных ин-, формационных и программных ресурсов. Распределение работ зависит от технической базы, а также от уровня компьютерной) подготовки специалистов. Как правило, АРМ организуются в соответствии с существующим распределением работ. В зависимо-1 ста от объема работ и общего числа компьютеров на одном рабочем месте могут решаться различные задачи. Возможен и другой вариант, когда одна задача будет распределена между несколькими рабочими местами.
3. Классификация автоматизированных рабочих мест
Любой специалист (экономист, юрист или др.) для успешного выполнения стоящих перед ним задач должен иметь соответствующим образом оборудованное рабочее место.
3.1. По степени автоматизации:
3.2. По количеству сотрудников, использующих АРМ, и выполняемых ими функций:
3.3. По типизации решаемых функциональных задач:
3.4. По специализации:
3.5. По технической базе создания АРМ:
Автоматизированное рабочее место - это комплекс, являющийся программно-техническим и предназначающийся для автоматизации рабочей деятельности в какой-либо области. Обработка информации и ее передача на различные уровни управления последнее время приобретают все более системный характер.
Обуславливается это тем, что потребности в полном объеме данных на определенных этапах не возникает. Информация, поднимаясь снизу вверх, становится минимальной, но более точной и по максимуму необходимой. В то же время основная база данных хранится в локальных банках. Для того чтобы реализовать идею распределенного управления, на базе профессиональных компьютеров для каждого уровня или области разрабатываются автоматизированные рабочие места. На сегодняшний день они внедрены практически в любые сферы бизнеса. Например, автоматизированное место экономиста помогает решать задачи планирования, моделирования, оптимизации процессов, принятия решений для сочетания самых разных задач. Не последнее место среди них занимает аналитика - сложный, но интересный и творческий процесс.
Автоматизированное рабочее место - требования к основным характеристикам
Принципы создания АРМ независимо от иерархического уровня должны быть однотипными и отвечать следующим показателям: системности, эффективности, устойчивости, гибкости.
Автоматизированное рабочее место, точнее его функционирование, дает желаемый результат только при условии взвешенного и точного распределения нагрузки и функций между человеком и компьютером. Последнему отводится место накопления, систематизации, хранения, поиска, обработки, передачи и защиты данных.
Требования к АРМ экономиста
Автоматизированное рабочее место экономиста может быть как индивидуальным, так и групповым. Последнее обладает отличительной характеристикой, выражающейся в четком определении функции администрирования. Индивидуальное автоматизированное рабочее место объединяе
т с групповым то, что и в том, и другом случае человек и компьютер образуют систему. Она должна быть гибкой, способной на совершенствование, развитие, и в обязательном порядке обеспечивать:
Только ПЭВМ, которые отличают высокая производительность, простота в эксплуатации, надежность, оснащение развитым программным обеспечением, диалоговый режим работы, способны поднять автоматизацию анализа и учета экономической и хозяйственной деятельности предприятия на более высокий уровень.
С появлением конкуренции предприятий и организаций для решения жизненно важных для них оперативных и тактических вопросов требуется быстрое и экономически оправданное принятие управленческих решений. Организационная деятельность работников сферы управления, включая бухгалтеров, специалистов кредитно-банковской системы, плановиков и, т.д., должна ориентироваться на использование развитых технологий, позволяющих экономить время.
Новые подходы к организации и реализации управленческих функций требуют кардинального изменения и самой технологии управления, внедрения технических средств обработки информации, прежде всего ПЭВМ . В новых условиях ПЭВМ должны превратиться из систем автоматической переработки входной информации в надежные и доступные средства управленческих работников для накопления информации, анализа, оценки и выработки наиболее эффективных экономических решений.
Тенденция усиления децентрализации управления влечет за собой переход к распределенной обработке информации с децентрализацией применения средств вычислительной техники и совершенствованием организации непосредственно рабочих мест пользователей.
Основным предназначением рабочих мест управленческих и иных работников является обеспечение условий для комфортной, высокопроизводительной и качественной работы. Для этой цели рабочее место специалиста должно быть удобно спланировано, оснащено всем необходимым и обеспечивающим его бесперебойную информационную поддержку и рациональную организацию труда на этом месте. Применение АРМ не должно нарушать привычный ритм работы пользователя и должно концентрировать внимание пользователя на логике решаемых задач. Однако если заданное действие пользователя не выполняется, пользователь должен знать причину и информация об этом должна выдаваться пользователь.
Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) понимается совокупность методических, языковых (лингвистических), аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно удовлетворять его функциональные и вычислительные запросы.
Таким образом АРМ имеет проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную область. Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, специалист же выполняет определенную часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. ПК при этом работает в тесном взаимодействии с пользователем, который контролирует его действия, меняет значения отдельных параметров в ходе решения задачи, а также вводит исходные данные для решения задач и функций управления.
АРМ, как инструмент интенсификации управленческой деятельности, должен обеспечивать выполнение некоторой группы функций. Наиболее простой функцией АРМ является информационно-справочное обслуживание, причем эта функция в той или иной степени присуща любому АРМ, однако особенности ее реализации существенно зависят от категории пользователя.
Множество известных АРМ может быть классифицировано на основе следующих признаков:
Функциональная сфера использования (научная деятельность, проектирование, производственно-технологические процессы, организационное управление);
Тип используемой ЭВМ (микро-, мини-, макро ЭВМ);
Режим эксплуатации (индивидуальный, групповой, сетевой);
Квалификация пользователей (профессиональные и непрофессиональные).
Внутри каждой из выделенных групп АРМ может быть проведена более детальная классификация.
Например, АРМы организационного управления могут быть разделены на АРМ руководителей организаций и подразделений, АРМ работников плановых отделов, АРМ работников материально-технического снабжения, АРМ бухгалтеров и др. Условно все эти АРМ можно назвать АРМ - экономиста.
По уровню принимаемых работником решений можно выделить следующие виды АРМ:
АРМ руководителя;
АРМ специалиста;
АРМ технического работника.
Особенности АРМ каждого вида определяются основными функциями и задачами работников.
Основными функциями руководителя являются оперативное управление и принятие решений.
Именно этими функциями определяются общие требования к АРМ руководителя :
Наличие достаточно развитой базы, постоянно пополняемой оперативной и достоверной информацией, причем к части этой базы, как правило, имеет доступ ограниченное число сотрудников, а к отдельным ее фрагментам - только сам руководитель;
Обеспечение возможности оперативного поиска информации;
Возможность представления информации в требуемой удобной и интегрированной форме (в том числе поступающей из разных источников);
Наличие программных средств обеспечивающих принятие решений и средств, регулирующих организаторскую и административную деятельность;
Обеспечение оперативной связи с подчиненными и различными источниками информации.
Профессиональная ориентация специалиста определяет требования к АРМ специалиста, однако АРМ любого специалиста должно предоставлять возможность проводить аналитическую работу.
Поэтому к общим требованиям АРМ специалиста следует отнести:
Возможность работы с корпоративными БД, учрежденческими и персональными БД;
Возможность моделирования анализируемых процессов;
Обеспечение многофункциональности и гибкости системы.
К техническим работникам относятся секретари, операторы, машинистки, инспекторы и др. Ими, как правило, выполняется рутинная работа, требующая определенных профессиональных навыков. Это ввод информации, ведение картотек и архивов, контроль ежедневного личного плана руководителя, обработки входящей и исходящей документации и т.п. АРМ технического работника должно обеспечить автоматизацию этих функций.
Типовыми формами АРМ технического работника являются :
АРМ инспектора отдела писем;
АРМ инспектора табельного учета;
АРМ оператора обработки текстовых документов;
АРМ архивариуса.
Первые АРМ создавались на базе больших универсальных ЭВМ, позднее строились на базе малых ЭВМ. С развитием ПЭВМ для построения АРМ в основном используются технические средства ПК.
На современном этапе различным видам АРМ соответствуют различные архитектурно-технологические решения:
АРМ на базе ПК - наиболее простой и распространенный вариант АРМ работников сферы организационного управления. Такое АРМ представляет собой систему, которая в интерактивном режиме работы предоставляет пользователю монополию на все виды обеспечения на весь сеанс работы. Пользователь сам выполняет все функциональные обязанности по преобразованию информации.
Такие АРМ обеспечивают:
Простоту, удобство и дружественность по отношению к пользователю;
Простоту адаптации к конкретным функциям пользователя;
Невысокие требования к условиям эксплуатации;
Высокую надежность;
Простую организацию технического обслуживания.
Концептуальное отличие АРМ на базе ПЭВМ состоит в том, что АРМ открытая архитектура. Функционально, физически и эргономически настраивается на конкретного пользователя (персональный АРМ) или группу пользователей (групповой АРМ).
АРМ как рабочая станция обеспечивает эффективный режим работы в рамках локальной вычислительной сети. Этот режим целесообразен в условиях необходимости распределения информационно-вычислительных ресурсов между несколькими пользователями.
АРМ с использованием ПК в качестве интеллектуального терминала предполагает удаленный доступ к ресурсам центральной (главной) ЭВМ или внешней сети. Несколько ПЭВМ подключаются по каналам связи к главной ЭВМ, при этом каждый ПК может работать в автономном режиме. Кроме того, АРМ могут подключаться к различным информационным службам и системам общего назначения (службам новостей, информационным поисковым системам, базам данных и знаний, библиотечным системам и т.п.).
Автоматизированное рабочее место (АРМ) - это совокупность информационно-программно-технических ресурсов, обеспечивающая конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области.
Автоматизированное рабочее место - это индивидуальный комплекс технических и программных средств, предназначенный для автоматизации профессионального груда специалиста и обеспечивающий подготовку, редактирование, поиск и выдачу (на экран и печать) необходимых ему документов и данных.
Создание АРМ предполагает, что на вычислительную технику возлагаются основные операции по накоплению, хранению, обработке информации, а специалист выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих задач.
Автоматизированное рабочее место создается для обеспечения выполнения некоторой группы функций, самая простая из них - информационно-справочная служба. Автоматизированные рабочие места имеют проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную область.
Создание АРМ на базе персонального компьютера обеспечивает:
Автоматизированное рабочее место может использоваться в качестве рабочей станции в рамках локальной вычислительной сети. Это особенно целесообразно, когда требуется распределить ресурсы между несколькими пользователями. Автоматизированное рабочее место предназначается для комплексной автоматизации операций, связанных с первичным размещением и вторичным обращением ценных бумаг. Оно рассчитано на работу с единой интегрированной нормативно-справочной базой данных и реализуемым комплексом решаемых задач.
Офис как АРМ специалиста. Современный этап управления экономическим объектом характеризуется развитием систем распределенной обработки информации. Ключевым звеном таких систем является АРМ специалиста. Согласно определению автоматизированное рабочее место представляет собой рабочее место персонала автоматизированной системы управления, оборудованное средствами, обеспечивающими участие человека в реализации функций управления. Применительно к системам организационного управления АРМ можно определить как комплекс аппаратных, программных, методических, языковых и иных средств индивидуального и/или коллективного пользования, обеспечивающих автоматизацию профессиональных функций работника управления. Западные специалисты используют в этом случае другие названия - компьютеризированные рабочие места или рабочие станции.
По степени специализации автоматизированные рабочие места делятся на уникальные, серийные, массовые, а с точки зрения дифференциации области профессиональных интересов конечных пользователей - на индивидуальные и коллективного пользования. Считается, что индивидуальные АРМ предназначены для руководителей различных рангов, а коллективные - для лиц, готовящих информацию с целью ее дальнейшего использования руководителями и принятия ими управленческих решений.
Для инструментальной поддержки деятельности любого работника учреждения при создании АРМ могут быть использованы различные стандартные и прикладные программные средства. Их состав зависит от функциональных задач и видов работ: административно-организационной, профессионально-творческой и технической (рутинной).
Административно-организационная работа характеризуется большим количеством интуитивных волевых решений на различных уровнях управления, сюда относятся контроль за исполнением, проведение совещаний и работа с подчиненными.
Контрольные вопросы
В результате повышения количества информации возрастает и необходимость в ее правильной и своевременной обработке. Вычислительная и информационно-обрабатывающая техника – обязательный составляющий пункт в современном мире. Именно поэтому такое определение, как автоматизация рабочего места сегодня – актуальный вопрос как для сотрудников, так и для управленческого аппарата.
Рабочее место может отличаться по предназначению, целевому значению, по специализации. Однако во всех случаях важно обеспечить дополнительное обеспечение вычислительной оргтехникой. Количество опций такой техники и состав автоматизированного рабочего места определяется уровнем квалификации самого работника, а также спецификой его обязанностей.
К примеру, одному сотруднику по специфике работы будет достаточно компьютера со специальными программами для вычисления и передачи информации. Для функционального обеспечения места для трудовой деятельности другого работника необходима множественная офисная оргтехника с опциями передачи информационных потоков, отчислениями и обработками.
АРМ – это сокращенное определение автоматизированного рабочего места, включающее в себя обеспечение техническими и программными средствами, методически-информационной документацией.
Выполняемые АРМ функции должны быть в обязательном порядке устойчивыми, восстанавливаемыми или взаимодополяемыми, компенсируемыми. Так, к примеру, при неполадках в работы в электросети, вычислительная оргтехника должна автоматически сохранять всю ранее обработанную и введенную информацию. При восстановлении данных нужная и актуальная информация не искажается, остается в прежнем объеме. Такая стабильная и устойчивая работа – обязательный пункт для сотрудника, который не будет тратить лишнее время на восстановление данных, информации.
Системность – это взаимосвязь всех компонентов на рабочем месте. Вся автоматизация должна быть своевременной, правильной, работать в одной системе.
Отличают системность точечную (одно рабочее место), внутрикорпоративную (несколько мест в одной системе), общественную.
В условиях высокого и постоянного развития технологий, техники и возможностей, данный принцип формирования делает автоматизированное место специалиста или руководителя максимально адаптированным.
Гибкость предполагает возможность приспособления техники рабочего места к эффективным новым вариантам обработки. Такой процесс называется модернизация.
Последний пункт означает эффективность выполняемой работы сотрудником. Все проводимые автоматизированные процессы не должны вызывать дискомфорта, который оказал бы воздействие на изначальные функциональные обязанности работника.
В свою очередь такой пункт имеет несколько подпунктов, которые должны быть соблюдены:
Автоматизированная рабочая система сегодня является неотъемлемой составляющей любого рабочего процесса. Проще говоря, если не АРМ, то большинство сегодня элементарных опций по работе выполнялись бы с множественными трудностями.
К примеру, поиск нужной информации еще 20 лет назад – это архивное извлечение, составление данных и их сверка. Сегодня же такой процесс сводится к тому, чтобы подать заявку в онлайн-режиме в нужное место и ждать ответ. Все максимально просто, а главное – с минимумом риска, ошибок и неточностей.
В структурированную основу автоматизированных технических (промышленных) средств входит внедрение и обеспечение функций ЭВМ, а также периферийные устройства, техника (оргтехника). На основе ЭВМ реализуется место для специалиста или руководителя, а подключаемые периферические технические средства отличаются от целей и реализуемых задач отдельного рассматриваемого варианта.
Эффективность выполняемой работы непосредственно зависит от качества предоставляемой техники, обеспечения АРМ. Прежде чем выбрать технику, необходимо обратить внимание на ее технические характеристики, конкретные пункты, которые помогают интегрироваться в рынок на должном уровне профессионализма.
В ином варианте крайне проблематично будет осуществить, реализовать нужный по эффективности и объему выбор реализации и внедрения производственных ресурсов, удовлетворяющие запросам конкретного сотрудника. При этом стоит учитывать такой важный фактор, как гибкость техники, ее приспосабливаемость к внедряемым инновациям.
Состав и разработка автоматизированного места сотрудника полностью зависит от его профессии, функций и обязанностей. Однако в общих чертах можно разделить все обеспечение на техническое обеспечение, компьютеризацию и дополнительные специфические инструменты управления. При этом набор специальных инструментов управления отличается по обязанностям руководителя и исполнителя.
Классификация (группы) АРМ по видам реализуемых задач:
Основа АРМ – персональный ПК. Компьютеризация или обеспечение рабочего места персональным компьютером – это облегчение рабочего процесса, контроль всех действий, и максимально четкое выполнение рабочих инструкций. Для дополнительной автоматизации рабочего процесса могут внедряться специальные платные программные обеспечения контроля – СРМ-системы. Такое обеспечение позволяет проводить контроль всех функциональных обязательств, отслеживать правильность выбранной стратегии в работе, а также вычислять недостатки.
СРМ часто используется для больших компаний, которыми сложно управлять руководителям. Различают как персональные СРМ-системы, так и коллективные (до 50 человек). Такая система относительно «молодая», но многие руководители отдают преимущество конкретно такой системе контроля всего рабочего процесса в целом и работу отдельного отдела, человека.
ПК или персональный компьютер считается основным механизмом в автоматизации, поскольку именно такая техника содержит в себе массу опций, возможностей и преимуществ, которые с успехом позволяют упростить весь процесс работы любого уровня сложности.
Автоматизированное рабочее место оператора, технолога, инженера или учителя невозможно реализовать без внедрения и использования в дальнейшем компьютера. В свою очередь, скорость и эффективность выполнения процессов в каждой профессии отличается.
Персональный компьютер – это взаимодополняемые составляющие части:
Работа и ее качество зависит от модели выбираемой оргтехники, ее функционального наполнения. Чем новее техника – тем больше гибкость и возможность модернизации процесса выполнения задач для персонала.
При наличии необходимой техники и ПК, необходимо побеспокоится о внедрении специальной программы для автоматизированного процесса. Так, существует несколько вариантов платного или бесплатного (на временной основе, как пробник) программного обеспечения, однако, разработка конкретно платного компонента позволяет использовать все удобные опции.
Популярные часто выбираемые программы автоматизированного рабочего места (АРМ) – это MS Excel. Табличный процессор, которым и является Excel, обеспечивает работу там, где необходимо постоянно проводить манипуляции с графиками, числами, сравнительными таблицами. Программа помогает автоматизировать процедуру обрабатывания сведений из таблиц.
Также с помощью электронных таблиц есть возможность:
Наиболее дешевая и часто используемая программа автоматизации – Microsoft Excel – альтернативное решение для создания необходимых баз данных. Есть возможность импортировать информацию из иных (сторонних, в том числе) учетных систем, приобщить текстовые файлы.
Высоко ценятся следующие возможности VB MS Excel:
Система автоматизированных мест может внедряться как в начале формирования рабочего процесса, так и в период его развития. Однако необходимость таких мер очевидна. Автоматизированное место для процессов работы – это уникальные возможности для современного человека, который хочет не только работать, но и развиваться.
