Представьте ситуацию:
вы нашли хороший и точно удачный подход к решению той или иной проблемы для компании, в которой работаете. Полны сил и уверенности в своем успехе, вы бежите с целой пачкой аргументов в письменном виде, к своему руководству…но тут произошло страшное – ваши старания не приняли, и дали отрицательный ответ!
Как быть?
Вы же так старались…но подобное в современной деловой жизни происходит очень часто. Большинство ваших коллег «по несчастью» так и идут ни с чем. Но вы должны четко отстаивать свое мнение и убедить начальника в своей правоте!
В жизни каждого человека, во время выполнения рабочего процесса обязательно произойдет серьезный спор с начальником. Если подобного вы еще не ощущали – не расслабляйтесь! Такой момент обязательно произойдет, главное подготовиться к такому событию и быть во всеоружии! Ведь спорить с руководителем не каждый сможет, особенно если он является достаточно жестким и четким человеком.
В первую очередь, вы сами должны осмыслить тот факт, что начальство – это не сотрудник, и не друг, который обязательно будет прислушиваться к вашему мнению. Руководитель может и уволить, если спор зайдет в тупик и ни к чему не приведет. Вы должны четко знать и отстаивать свою правоту, но при этом постараться не испортить ваши отношения! Вы должны, как минимум, обладать талантом дипломата и четко излагая свои мысли доказывать всю суть спора с начальником. Если вы не очень уверены в том, что спор с начальником обязательно обвенчается успехом, то лучше не начинать. Но тогда вы останетесь тихушником, который так и не раскроет свои амбиции и правильные взгляды на ведение бизнеса.
Действуйте!
Вы обязательно должны убедить начальника в своей правоте!
Итак, обязательно воспользуйтесь факторами влияния, которые всегда должны быть за основу в процессе рабочих моментов каждого работника!
1. Подготовьтесь как следует, учитывая характер и манеры вашего начальника.
2. Подготовьте все доводы, теории и примеры своего решения, чтобы у вас было много аргументов во время спора.
3. Обязательно не соглашайтесь с тем, что ваша теория не работает. Отстаивайте свое мнение до конца!
4. Держите себя в руках, спокойно и четко доказывайте свою правоту, на уважительном уровне. Ни в коем случае не выводите из строя свои эмоции, все спокойно и убедительно!
5. Краткость – сестра таланта! Не грузите своего начальника большим объемом текста, все четко и по существу!
6. Не перебивайте начальника, выслушайте его мнение, и уже сами начинайте его комментировать и аргументировать.
7. Заинтересуйте начальника, приводя успешные примеры и переводя разговор в легкий, успокаивающий тон.
Эти методы не гарантируют 100% успеха, но попытаться доказать свое решение нужно всегда! Ведь большинство управленческих решений проходили сквозь рабочие будни и забрасывались в долгий ящик. Много умных и целеустремленных подчиненных из-за своей трусости так и оставались со своим мнением при себе, боясь доказать его своему начальству.
Обязательно проявите себя, будьте уверены и идите к начальнику с уверенностью в положительном ответе! Даже если все это приведет к фиаско – не отчаивайтесь, руководство вас точно запомнит надолго.
Что надо для успеха в переговорах с начальником? А то же самое, что для успеха в переговорах вообще. Во-первых, владеть информацией, во-вторых, владеть ораторским мастерством (хотя бы на начальном уровне), в-третьих, владеть собой. Одним словом, чтобы убедить, надо быть убедительным…
Don’t worry, be happy
Боитесь босса? Начните подготовку к разговору с ним иначе, нежели обычно - с определения сильных сторон, свойств и характеристик, которые выгодно отличают вас от коллег. Что вы сделали особенного за последнюю неделю? За какие качества ценят вас сослуживцы? Нет-нет, не стоит перебирать свои должностные обязанности. Сфокусируйтесь именно на заслугах, достижениях.
Хорошо бы укрепить дух одобрительной беседой с «умным человеком» (с самим собой): «Я легко учусь»; «Я без усилий нахожу общий язык с другими людьми»; «Я быстрее других освоил новую программу обработки данных». Аутогенная тренировка? Конечно! Ведь самооценка зависит не от того, кем вы действительно являетесь, а от вашего личностного восприятия «себя любимого». Измените свой внутренний образ - и вы трансформируете самооценку.
Победить в себе ТЫ
Готовясь к встрече с руководителем, человек думает о том, чего хочет, и часто формулирует пожелания в негативных высказываниях. В результате, вместо того чтобы избегать мыслей о неблагоприятном развитии событий, наоборот, концентрируется на них. Произнесите следующие фразы и обратите внимание на то, какие образы и чувства они вызывают:
* «Не думай о том, как сильно ты можешь скомпрометировать себя во время разговора с шефом»;
* «Не переживай по поводу того, что он может подумать».
Да, хорошего мало, похоже, мы только нагнетаем мандраж… А попробуйте-ка заменить формулировки теми, в которых цели отражаются позитивно. Полезно также использовать местоимение «я» вместо «ты». Суждения с «ты» звучат так, будто исходят от кого-то другого, предложения с «я» - от нас самих, и это дает ощущение силы и новых возможностей:
* «Интересно, насколько хорошо пройдет завтрашняя встреча?»;
* «Что более всего понравится патрону в моем отчете?».
Проделав такую работу, вы создадите позитивную самооценку, что обязательно скажется на результатах беседы с шефом. Что значит «быть уверенным в себе»? Выглядеть молодцом и чувствовать себя молодцом - не одно и то же, поэтому необходимо научиться не сомневаться в собственных способностях, проявлять внешнюю уверенность, сохраняя при этом внутреннюю.
Ежовые рукавицы собственной воли
Во время ответственного разговора контролируйте внешние проявления волнения, неуверенности и сильной личной заинтересованности, поскольку отсутствие самообладания и неумение сдерживать эмоции производят неблагоприятное впечатление на собеседника. Человека выдают навязчивые движения, срывающийся голос и напряженное положение тела… Как с этим бороться?
* Потребность что-то теребить, «ломать» пальцы, дергать коленом, кусать губы.
Бывает, весомые аргументы и яркие примеры теряют силу за счет «неправильной» интонации. Дышите медленно и глубоко, не допускайте задержек дыхания, произносите слова на выдохе, внятно и не торопясь - это придает голосу силу. Люди, не умеющие выдерживать паузы («тараторки»), неубедительны. Чтобы акцентировать внимание на самом важном, понижайте громкость речи. Это заставит руководителя прислушаться к вам.
* Корпус тела напряжен, его положение неестественно, движения суетливы.
Расслабьтесь, сядьте глубоко в кресло, примите удобную открытую позу и сохраняйте ее в течение всей беседы. Руки лучше бы свободно положить на стол (если он есть) или на колени. Корпус слегка наклоните вперед, в сторону руководителя.
В нужном месте в нужное время
Важным моментом при общении с начальником является умение правильно подать информацию. Прежде всего, нужно тщательно выбрать место, окружение и время. Разумеется, обстановка по возможности должна способствовать благодушному настроению босса.
Время для трудного разговора выбирайте в соответствии с биологическим ритмом собеседника. В утренние часы - для «жаворонков», в вечернее время - для «сов». Присутствие посторонних лиц обычно нежелательно, хотя иной раз не грех заручиться поддержкой союзников.
Позиция равноправного партнера
Теперь давайте рассмотрим приемы, которые помогут выглядеть более убедительным в разговоре с шефом.
Безосновательные доводы вызывают недоверие и усиливают сопротивление. Вескими доказательствами обычно являются конкретные расчеты, объективные данные, мнение вышестоящего начальника и др. Слабыми же он сочтет ваше мнение, вероятностные события и факты, а также точку зрения тех, кто заведомо является противником. Кстати, использование женского или мужского шарма в качестве аргумента малоубедительно. Сексапильный образ и томный взгляд помогают, но не всегда и ненадолго, а порой, наоборот, вызывают раздражение.
Воздержитесь от категорических высказываний типа «всегда» или «никогда», которые разрушают доверительные взаимоотношения и провоцируют конфронтацию. Фразу «Вы никогда не дослушиваете меня до конца» любой воспримет в штыки.
Лучше всего разговор начинать с позиции равноправного партнера. Например, вы нуждаетесь в дорогостоящем оборудовании, необходимом для работы. «Нагрузка возросла, и мы не справляемся» - просьба «от слабости». Куда более убедительно звучит предложение купить технику, потому что это улучшит ситуацию в отделе, привлечет клиентов или повысит качество обслуживания. Хорошая мысль - обратиться к шефу за советом. Это повышает статус руководителя и его значимость в собственных глазах. Например: «Иван Иванович, посоветуйте, как мне поступить в следующей ситуации…». Редкий начальник удержится от соблазна рекомендовать что-либо дельное. Умело направляя ход разговора, можно навести босса на нужное вам решение. Манипуляция? Разумеется, но ведь во благо же!
Очень важно правильно формулировать вопросы. «Негативная» постановка вроде «У вас не найдется для меня пять минут?» провоцирует отказ. С помощью «позитивных» предложений - «У Вас есть пять минут для обсуждения важной проблемы?» - можно осуществлять некое психологическое принуждение к положительному ответу.
И еще, в разговоре старайтесь не употреблять слова и выражения, которые способны ослабить вашу убедительность. Например, вместо «Я всего лишь хотел сказать…» используйте «Я хочу обсудить с Вами…».
Вперед за Сократом
Древний философ создал оригинальный способ убеждения. Суть его в том, чтобы с самого начала разговора не давать собеседнику повода сказать «нет». При этом вы не оказываете давление на партнера, просто задаете вопросы, которые формулируются таким образом, что на них можно ответить только «да». Фокус в том, что человек не любит менять свое мнение, и если он согласится с вами хотя бы в трех случаях, то, скорее всего, признает правильными ваши слова и дальше:
* Вы ведь заинтересованы в качественном выполнении работы?
* Вы ведь предпочитаете, чтобы это направление вел грамотный сотрудник?
* Вы бы хотели не тратить лишние деньги на оплату труда еще одного служащего?
* Вы одобрите выгодное для себя предложение?
Каждый шаг доказательства можно начинать со слов «Согласны ли Вы с тем, что…». Например, «Согласны ли Вы с тем, что объем работы в нашем отделе увеличился примерно в два раза за последние полгода». Если начальник отвечает утвердительно, переходите к следующему суждению, если же нет, продолжайте словами «Простите, я не совсем удачно сформулировал вопрос. Согласны ли вы с тем, что…» и т. д. до тех пор, пока оппонент не скажет «да».
Задавать иные вопросы, кроме «Согласны ли Вы…», не рекомендуется. Особенно опасны такие: «А почему Вы не согласны?» или «Почему Вы возражаете против очевидных вещей?».
«Мы-подход» и «Я-высказывания»
Для привлечения внимания босса к общим интересам и целям используйте «Мы-подход». Местоимение «мы» интуитивно приводит к взаимному согласию и сотрудничеству. Руководитель легче примет вашу позицию, если вы скажите: «Согласитесь, мы с вами приложили немало усилий, чтобы выйти из кризисной ситуации», нежели: «Я приложил немало усилий, чтобы выйти из кризисной ситуации».
1. Охарактеризуйте ситуацию максимально беспристрастно, избегая субъективного толкования событий.
2. Объясните, по каким причинам следует рассмотреть ваше предложение. Можно описать личные переживания по поводу сложившегося положения: «Я чувствую…».
3. Сформируйте конечный результат, который вы хотите получить, и предложите потенциальные варианты разрешения ситуации: «Мне бы хотелось, чтобы…». В отдельных случаях бывает полезным обоснование того, почему вы желали бы что-то сделать.
4. Выразите признательность руководителю за то, что он вас выслушал.
Разговор может быть таким: «Мария Петровна! Я в организации уже четыре года и очень ценю свою должность (Ваше расположение ко мне, коллектив, зарплату… - описание ситуации). Когда я пришла, стала заниматься проводками счетов. Сначала их было мало, и я прекрасно со всем справлялась. По мере развития фирмы объем работы намного вырос. Если вначале я выполняла 40 операций в день, то сейчас 120 (недавно уволилась одна сотрудница, и часть ее обязанностей переложили на меня, теперь моя «зона ответственности» намного шире… - причины). Поэтому прошу пересмотреть мою зарплату в сторону увеличения (увеличить вчетверо… - конечный результат). Спасибо за то, что выслушали меня, и независимо от Вашего решения буду и дальше работать с полной отдачей (выражение признательности)». И все это спокойно и уверенно, не теряя собственного достоинства, даже если почувствуете отрицательный настрой руководства.
Финальные слова произнесены - сделайте паузу, дождитесь реакции шефа. Затянувшееся молчание многие воспринимают как угрозу «правильно складывающемуся» разговору, а напрасно. Не торопитесь с добавлениями вроде: «Извините, наверное, я обратилась к Вам не вовремя. Я понимаю, что вам нелегко решать эти вопросы». Сочувствие тут неуместно. Помолчите, и если начальник скажет, что ему нужно все обдумать или посоветоваться с кем-то - это хороший знак. Тогда уж «куйте железо, не отходя от кассы»: попросите назначить дату, когда вы сможете услышать окончательный ответ.
Индивидуальный подход в науке убеждать
Для эффективного убеждения очень важно учесть индивидуальные особенности руководителя. Для того чтобы завоевать доверие человека, необходимо найти к нему подход, выбрать выигрышную манеру поведения и отыскать аргументы. Один и тот же стиль беседы на кого-то воздействует убедительно, а на кого-то совершенно не производит впечатления. Успех разговора часто зависит от того, насколько хорошо вы знаете сильные и слабые стороны личности собеседника, его установки, систему ценностей и приоритеты в работе. Поможет вам в этом знание типологии личности по К. Г. Юнгу.
Согласно теории, всех руководителей (а вообще-то всех людей, кем бы они ни были) можно «расположить» на разных полюсах двух основных шкал. Первая показывает, что больше всего влияет на принятие человеком решения - разум или чувство (анализ или интуиция, голова или сердце…), вторая определяет, как быстро он принимает решение. Зная методику общения с «крайностями», и проанализировав поведение своего начальника, не сложно подобрать ключики к его сердцу.
Шеф-«мыслитель»
Итак, шкала «разум-чувство». На одном из ее полюсов - начальники «мыслительного» типа. Беспристрастные, объективные, доверяющие только проверенной информации; чтобы их в чем-либо убедить, необходимы сильные доводы и логические рассуждения. Они стараются взвесить все «за» и «против» и скорее примут вашу позицию, если вы аргументированно отстаиваете свою точку зрения, оперируя конкретными цифрами и приводя в доказательство факты. Будут слушать только того подчиненного, который хорошо владеет предметом разговора. Большое внимание уделяют различного рода документации. Наиболее комфортно «мыслители» чувствуют себя в общении со сдержанным человеком, сохраняющим в продолжении беседы уважительную дистанцию. Излишняя эмоциональность вызывает у них настороженность, иногда непонимание.
Определить, относится ли ваш босс к данному типу, можно по его внешнему виду и поведению. Если он придерживается консервативного стиля в одежде, любит порядок и четкость, а его кабинет оформлен подчеркнуто официально, то почти наверняка вы имеете дело с «мыслителем». У шефа волевой характер? Он сохраняет невозмутимость даже в сложных ситуациях? В любом деле ценит ясность и точность? Что ж, тогда, кажется, точно - «мыслитель». Психологическому климату в коллективе уделяет мало внимания, может «не замечать» переживаний других, считая эмоциональные события явлением второстепенным? Значит, никаких сомнений - «мыслитель»!
Во время разговора с таким начальником держитесь спокойно и уверенно, четко излагайте конкретные факты и цифры, имейте под рукой всю необходимую документацию. Для встречи выберите деловой костюм. И, знаете, что еще? Не злоупотребляйте жестикуляцией.
Больше экспрессии
На другом полюсе шкалы «разум-чувство» - руководители «чувствующего» типа. В принятии решения они опираются на эмоции. Для них важны межличностные отношения и субъективная оценка ситуации, логическое изложение фактов кажется им скучным и неубедительным. Такие люди нуждаются в экспрессивной подаче материала, учитывающей их личные интересы.
Как выглядят чувствительные натуры? Для них характерны яркие тона и мягкие линии в одежде. Они ценят комфорт, их кабинет может быть оформлен нетрадиционно, часто на рабочем столе находятся вещи, имеющие отношение к личной жизни - фотографии, сувениры, книги. Поскольку любой конфликт привносит в жизнь дискомфорт, стараются избегать напряженных ситуаций («давайте сменим тему»), сглаживать острые углы («давайте будем терпимее к друг к другу»). В общении приятны, обычно внимательно слушают собеседника. Для них важно доверие подчиненных. Любят помогать другим.
С таким руководителем стоит держаться доброжелательно и, как бы это сказать, воодушевленно. Прежде чем переходить к делу, лучше подготовить шефа, расположить к себе, расспросив или рассказав о чем-либо интересном ему. Возможно, его волнуют последние события в мировой экономике, получение премии «Товар года», победы наших футболистов, а возможно, проблемы воспитания детей.
Для убеждения лучше использовать эмоциональные фразы и метафоры. Однако не злоупотребляйте вниманием босса. Увлекаясь собственными рассуждениями, вы рискуете остудить его интерес к проблеме. «Подсовывать» бумаги следует только после того, как вас об этом попросят. Прокомментируйте безличные факты и «строгие» показатели в документах экспрессивными высказываниями. Начальник может принять вашу позицию исключительно из чувства расположения к вам. Но не исключено, что излишне наступательная манера будет воспринята как агрессивный стиль поведения, и тогда, скорее всего, приведет к резкому отказу или ответной враждебности в ваш адрес.
«Поживем - увидим»
Шкала № 2, как мы уже говорили, демонстрирует, насколько быстро начальник принимает решение. На ее полюсах находятся «воспринимающий» тип и «решающий».
«Воспринимающие» люди не торопятся с определениями и придерживаются принципа «поживем - увидим»; прежде чем вынести свой вердикт, им необходимо услышать информацию «в сто первый раз». Они тянут с принятием окончательного решения, не говоря ни «да», ни «нет».
Такому шефу бывает трудно сосредоточиться на том, что вы рассказываете, так как он часто переключается с предмета на предмет, для разговора выбирает тему, которая волнует его в данный момент, или то, что сиюминутно попало в зону его внимания. Он нацелен на процесс, поэтому не ставит перед подчиненными жестких задач, ценит инициативу и творчество. «Воспринимающий» любит узнавать новое, причем его активность зависит от интереса, при потере которого она может значительно снизиться.
В общении с таким начальником необходимо быть очень терпеливым: поддерживать темы, не имеющие непосредственного отношения к проблеме; рассказывая о своих нуждах, предоставлять как можно больше информации, из которой он выберет ту, что покажется ему занимательной… И ни в коем случае не «наседать», поторапливая с принятием решения!
Решение на лету
«Решающий» тип прямо противоположен «воспринимающему». Для таких людей очень важен результат, поэтому они приходят к выводам без дополнительных раздумий.
Кто принимает решения «на лету» - стремителен во всем: двигается быстро и целеустремленно, и безупречный порядок в документах ему нужен, чтобы сразу найти нужную бумажку. Документы подшиты в соответствующие папки, и каждая лежит в строго отведенном для нее месте. Предметы на столе разложены по определенной системе. Организуя свой рабочий день, «решающий» придерживается плана, нарушение которого выбивает его из колеи. Он старается довести дело до конца и убрать за собой. Он почти всегда знает, чего хочет. Он считает, что каждый сотрудник должен выполнять свои обязанности, не вмешиваясь в занятия коллег. Очень пунктуален и требует того же от остальных, необоснованные опоздания его раздражают. В подчиненных ценит ориентацию на результат, собранность и решительность.
Идя на встречу с таким человеком, будьте точны. Держитесь энергично, сразу переходите к делу, не тратьте «лишнего» времени на установление доверительных отношений. Придерживайтесь точности в изложении фактов. Используйте конкретные и четкие формулировки, жесткие аргументы, подчеркивайте выгоду и результат.
Важно иметь в виду: обычно руководитель, принадлежащий к ярко выраженному «решающему» типу, считает свое мнение исключительно верным. По этой причине возражать, а тем более спорить, - пустая трата времени.
P.S.
Конечно, в реальности все гораздо сложнее, чем в теории. Каждый человек неповторим, обладает только ему присущими особенностями.
Жизнь ломает, стесывает острые углы, обжигает, а иногда и вовсе сжигает дотла. Потому счастлив тот, кто обнаружит в своем начальнике «решающего мыслителя» в «чистом виде» и точно будет знать, как к нему подступиться. И все же, знание типологии помогает правильно построить не только конкретный деловой разговор, но и вообще взаимодействие с начальником.
На одном из предыдущих мест работы у меня был такой случай: человек пришел из другой компании.
На одном из предыдущих мест работы у меня был такой случай: человек пришел из другой компании. Там, где он работал раньше, было принято согласовывать с начальством все действия, решения принимались только на уровне руководителей, а работа сотрудников строго контролировалась. У нас же нужна была максимальная активность и способность быстро реагировать, принимать решения.
Однако сотрудник этих качеств не смог продемонстрировать. Он мог просто сидеть и ждать четких указаний сверху.
Естественно, так не могло продолжаться вечно, поэтому руководитель отдела дал понять этому сотруднику, что недоволен им: шеф сообщил, что, скорее всего, испытательный срок он не пройдет, потому что нельзя добиться высоких результатов в работе, лишь ожидая, пока тебе все принесут на блюдечке.
К счастью, история закончилась благополучно: подчиненный проявил выдержку, не стал нервничать или сыпать встречными обвинениями, а отреагировал спокойно. Сотрудник попросил у шефа небольшой тайм-аут в две недели, чтобы доказать, что он способен работать в другом режиме - таком, какого требует специфика компании. И действительно, когда прошло полмесяца, об увольнении не было и речи. И начальник, и опальный в прошлом сотрудник претензий друг к другу не имели.
Это неплохой выход из ситуации - попросить второй испытательный срок. Длительность его будет зависеть от того, насколько серьезна проблема. Главное при этом - это детализация договоренности. Слова "я исправлюсь" явно проигрывают перед фразой "я исправлюсь через месяц".
Другой пример был связан с проблемами коммуникативного характера. Человек занимал должность, которая предполагала постоянное общение с сослуживцами и налаживание внешних связей. Однако мы видели, что отношения с коллегами у сотрудника не клеятся, и уже были готовы попрощаться с ним, так как ожидался спад объемов продаж, и ведение его проектов просто могло стать бессмысленным. Увольнение было практически решенным делом. Но после разговора с подчиненным ситуация, к нашему удивлению, изменилась. Во-первых, как оказалось, сам он не замечал, что кто-то, к примеру, обижается на него, потому что тот не здоровается по утрам. Отсюда и недовольство окружающих, которого по рассеянности сотрудник, собственно, и не замечал. Во-вторых, работник сумел доказать, что он нужен компании, набросав новый план по развитию проектов, хотя это в его обязанности не входило. Руководство оценило и активность подчиненного, и, что самое главное, разумность его предложений. И это увольнение также не состоялось.
Марина Миронова , заместитель генерального директора компании "Велес Персонал"
Моя двадцатилетняя дочь вернулась из колледжа на выходные, и я заметил в ее ежедневнике афоризм: «Не позволяйте, чтобы то, что вы не можете сделать, мешало тому, что вы сделать можете». Я улыбнулся, потому что это моя любимая цитата. С дочерью я этими словами не делился - она нашла афоризм сама, и он показался ей вдохновляющим. Согласен - это рецепт для тех, кто не занимает высоких постов, но хочет проявлять инициативу и в своей скромной должности.
Автор фразы - Джон Вуден, баскетбольный тренер, который за 12 лет 10 раз выиграл с командой UCLA Bruins чемпионат студенческой лиги. Выведенный Вуденом принцип помогал его командам на игровой площадке, но остается полезным и за ее пределами, особенно в трудные времена.
Слишком часто мы испытываем соблазн сдаться, когда сталкиваемся с трудностями. Доводы "против" всегда кажутся сильнее, чем "за". Тем, кто стремится к карьерному росту, кто хочет добиться перемен к лучшему, особенно важно иметь устройчивость к негативу. Для них слова Вудена могут быть и вызовом, и путеводной звездой. Вот три шага к тому, чтобы эти слова начали работать на вас.
Научитесь трезво оценивать ситуацию. Второй президент США Джон Адамс писал, что во время Американской революции лишь треть переселившихся выступала за разрыв с Великобританией. Другие две трети либо оставались верны Королю, либо, как часто бывает, стояли в стороне и ждали, кто победит. Любая инициатива встретит больше протеста, чем поддержки, пока случай или высшее должностое лицо компании не покажет, куда следует двигаться.
Выберите наилучший момент, чтобы убедить начальника. Препятствия могут быть самые разные. Оцените их. Если вы выступаете за перемены, а ваш начальник говорит «нет», можно попробовать переубедить его. Но если это может стоить вам работы, лучше подумать дважды. Возможно, мудрее дождаться, когда сменится начальник или условия как-то иначе изменятся в вашу пользу. В любом случае не думайте, что если коллегам ваша идея не по душе, то она ничего не стоит. Возможно, вышестоящим она понравится. Оцените риск и двигайтесь вперед.
Примите твердое решение и не опаздывайте с его реализацией. Опираясь на все ваши знания и опыт, примите решение и действуйте. Решимость очень важна для управленца. Руководитель, избегающий конкретных шагов, теряет контроль над подчиненными. Запоздалое принятие решений зачастую означает упущенный шанс. Такое поведение говорит о слабости, люди начинают сомневаться в ваших способностях.
Обратите внимание на слово «можете» у Вудена. Оно подразумевает выбор, а не долг. Иногда лучше отступить и не лезть на рожон. Альпинисты знают, на больших высотах риск есть даже тогда, когда все хорошо. А если кончается продовольствие, или кто-то из команды заболевает, или портится погода, подниматься на вершину просто безрассудно. Вы не просто можете отступить, вы должны это сделать. Если заставлять подчиненных преодолевать все препятствия, можно не только устать самому, но измучить их и потерять ценные ресурсы.
Очень часто люди выступают против вашего предложения не потому, что вы не правы или хотите невозможного, а потому, что вы ставите им сложную задачу. Умение находить подход к людям, выражающим протест, очень важно для любого руководителя. Поэтому помните мудрые слова Вудена и старайтесь действовать, а не размышлять о том, чего вы не можете.
Джон Балдони проводит тренинги среди руководителей, написал восемь книг по лидерству, последняя из которых - «Руководи своим боссом. Тонкое искусство управлять вышестоящими» - легла в основу этой колонки. Его веб-сайт: www.johnbaldoni.com .
К власти люди приходят по разным причинам. Кто-то для того, чтобы самоутвердиться, кого-то выдвигают за профессионализм, кто-то понимает, что на этом посту может принести еще больше пользы родной компании, кто-то - лидер от природы и т. д. Но вот убедить в чем-либо, тем более переубедить “человека у власти” представляется делом непростым.
К власти люди приходят по разным причинам. Кто-то для того, чтобы самоутвердиться, кого-то выдвигают за профессионализм, кто-то понимает, что на этом посту может принести еще больше пользы родной компании, кто-то – лидер от природы и т. д. Но вот убедить в чем-либо, тем более переубедить “человека у власти” представляется делом непростым.
Психологи уже давно пришли к выводу, что человека, находящегося у власти, довольно трудно убедить в его неправоте. Так же, как персона, ездившая до поры до времени на “Жигулях” и вдруг пересевшая за руль джипа, начинает чувствовать себя более значимой и важной, так и человек, облеченный властью, может стать другим, кардинально измениться. При этом, выйдя из джипа или из офиса, такой человек становится вполне обычным, он может, например, опасаться упреков своей супруги за то, что задержался на работе.
Если вы работаете в компании с западным присутствием, где топ-менеджеры относительно демократичны, то шансов быть услышанным у вас больше. Ваша аргументация может быть спокойно принята. И вас воспримут как партнера. Если ваш руководитель относится к категории старорежимного типа, то могут помочь скорее манипуляции… Властный, он не потерпит партнерского стиля. Я начальник – ты… Ну и так далее: формулировка известная.
Что же нужно делать для того, чтобы убедить собственного руководителя?Ассертивное поведение
Только ассертивный, т. е. уверенный в себе человек способен донести свою идею до самого высокого руководства, спокойно выступить перед большой аудиторией, проявить настойчивость в достижении целей.
Термин “ассертивность” происходит от английского assert – утверждать, заявлять, доказывать, отстаивать свои права. И если принять за аксиому, что ассертивность – философия личной ответственности, то тактика и стратегия убедительного поведения зависит от самого человека. Что можно сделать для развития ассертивности? Как стать убедительным и настойчивым?
Прежде всего, очень важно помнить о собственном праве высказаться. Понимание, осознание того, что вы участвуете в бизнес-процессах компании, оказывая на своем месте поддержку и помощь, переживаете за дело, дает вам возможность высказать свое мнение*. Помните, что главное при этом – уверенность и уверенное поведение.
Убедительное, уверенное, настойчивое (ассертивное) поведение необходимо нам в самых разных жизненных ситуациях. В деловой сфере неуверенное поведение даже у блестящего профессионала в узкой области тормозит его профессиональное и карьерное развитие, не говоря уже об его комфортном пребывании в компании. Технология убеждения
Убеждение требует определенной подготовки. А в том случае, когда секретарю нужно убедить в чем-либо своего руководителя, особенно важно все продумать. Поводов для серьезного убедительного разговора, как правило, множество. Это могут быть какие-то нововведения, облегчающие жизнь сотрудников офиса и самого руководителя, креативные идеи и др.
Так, в одной небольшой компании экономили на кондиционере, а люди изнемогали от жары летом. Перед личным помощником Анной стояла, казалось бы, простая задача попросить директора приобрести кондиционер. Все бы хорошо, если бы директор не считал этот охлаждающий прибор вредным для здоровья.
Тщательно проанализировав все особенности характера своего руководителя, его реплики о вредоносном действии кондиционера, Анна вспомнила, что директор склонен к простудным заболеваниям и, очевидно, это мешало ему принять идею о кондиционере.
Собрав нужную информацию о кондиционерах нового поколения, Анна сообщила директору в ходе беседы о том, что существуют приборы, которые позволяют создавать комфортную атмосферу, не приносящую ущерб здоровью. А прохлада, в свою очередь, благотворно скажется на профессиональных показателях.
Стоит ли говорить, что документ на приобретение кондиционера был подписан?
Итак, для того чтобы убедить своего руководителя в чем-либо, рассчитывая на положительный результат, важно выделить некоторое время на подготовку разговора. Необходимо все продумать, все учесть. Подобрать правильные аргументы. Важно продумать даже вопросы, которые может задать только этот руководитель.
Нужно продумать и сам сценарий беседы.
Для этого необходимо знать характер и привычки своего руководителя. Это позволит в какой-то мере предсказать его реакцию на ваши предложения.
Если, например, ваш руководитель амбициозен, то нужно представить идею таким образом, чтобы он подумал о том, что она принадлежит именно ему. Если он придерживается партнерского стиля, то и манера подачи информации должна быть соответствующей, более демократичной.
В любом случае лучше продумать все возможные ответы на вопросы. Хотя может случиться и так, что ваш руководитель поведет себя непредсказуемо, несмотря на всю подготовку. Нужно быть готовым к тому, чтобы не утратить собственное достоинство и убедительность, да и просто не растеряться. В подобных случаях специалисты советуют взять тайм-аут, а затем подступаться к делу снова и снова.
Руководителю компании N не понравилась идея его секретаря Елены, которая почти каждый день задерживалась допоздна, о том, чтобы взять на работу второго секретаря. Он отказал, и довольно категорично.
Продумав аргументы, Елена подступилась второй, а потом и в третий раз к разговору.
Учитывая амбициозную натуру своего руководителя и вспомнив принцип “вода камень точит”, Елена представила идею таким образом, что руководитель сначала привык к ней, а затем начал считать, что она принадлежит ему. Через некоторое время в компанию приняли так называемого вечернего секретаря (девушку-студентку), что в значительной степени облегчило жизнь первому секретарю.
Очень важно продумать то, что интересно именно для этой личности. Для этого нужно подготовить мотивирующие фразы, например: “Это позволит Вам контролировать ход событий…”, “В результате это даст…” и т. п., исходя из особенностей восприятия собеседника. Документы (если они необходимы) в такой момент должны быть в полном порядке и всегда под рукой.
Чтобы не “провалиться” в ситуации, когда вам задают вопросы, нужна подготовленность. Продумать все!
Говоря о взаимодействии личного ассистента и руководителя, нужно обратить внимание на то, что для особого разговора с целью убедить руководителя в чем-либо, требуется удачно выбранное время. Это должна быть не обычная традиционная пятиминутка, а возможно, другое время, максимально удобное для обоих.
Александра вошла в кабинет к руководителю под вечер после напряженного и длительного совещания и попыталась обсудить с ней новую идею. Результат был неожиданным для Александры. Вместо того чтобы подержать такую, как казалось Александре, яркую идею, дама-руководитель, будучи человеком разумным и даже новатором, произнесла буквально следующее: “Вы все сказали? А теперь послушайте меня!”. И далее принялась распекать Александру за некомпетентность в каких-то вопросах. Выйдя из кабинета с первой мыслью “за что?”, после короткого размышления Александра поняла. Ее руководитель после совещания, которое проходило под конец недели, в четверг, женщина в возрасте, просто устала и хотела уже расслабиться, отдохнуть, а тут – Александра со своими рацпредложениями…
Разумеется, во время разговора с руководителем следует или выключить или оставить ваш мобильный телефон в другом месте (если только сам руководитель не ждет на этот номер важного для него звонка, а секретарь должен его принять). Один короткий звонок может свести на нет или изменить весь ход переговоров или презентацию идеи.
И все же, как бы ни был подготовлен секретарь к важной беседе с руководителем, он должен быть убедительным! Даже полная информированность не сможет заменить убедительное поведение, основанное на жизнеспособности своей идеи. Здесь также крайне важна ваша установка на успех.
У страха глаза велики. Все мы боимся неизвестного. Если же представить себе самые катастрофические последствия своего “дерзкого поведения”, то при ближайшем рассмотрении они окажутся не такими страшными.*
Не следует программировать себя на неудачу и заранее считать, что “бой” будет проигран. Даже самая блестящая идея может провалиться из-за вашей неуверенности в себе и в своей идее.Настойчивость и креативность
Образцом настойчивого поведения может послужить барон Мюнхгаузен из мультфильма “Мюнхгаузен и джинн”.
Когда барон, использовав все возможности для проникновения в башню, наконец представал перед джинном, который собирался откушать (это было священнодействием для джинна), он говорил одну и ту же фразу: “Не будет ли любезен достопочтенный джинн продать мне павлина?”. На что джинн предпринимал особые действия по удалению нежеланного гостя, сбрасывал его в неожиданно открывшийся люк, выкидывал из окна и пр. Но упорный барон снова и снова возникал перед джинном и всякий раз произносил одну и ту же фразу: “Не будет ли любезен…?”.
На определенном этапе “переговоров” джинн в буквальном смысле этого слова взвыл и ретировался в кувшин, только бы не слышать: “Не будет ли...”. Настойчивость барона была вознаграждена.
Интересно, что добившись своего – обладания прекрасной птицей, которая, по предположению Мюнхгаузена, также прекрасно пела, барон испытал невероятное разочарование, – павлин скрипел и дико фальшивил. Вывод: стремясь к цели, представляйте ее в полном объеме с деталями.
В числе компетенций личного ассистента наряду с исполнительностью в наше время очень ценится креативность (творческий подход), которая позволяет в отсутствие руководителя или в непростой ситуации находить нестандартное решение.
Как-то раз главный редактор, у которого была личным помощником автор статьи, воскликнул: “Милочка, вы меня просто доконали!”. Ему очень хотелось употребить слово “достали”, но его интеллигентность и статус не позволили ему произнести это. А дело было в том, что личный ассистент проявила неслыханное в издательстве упорство и настойчивость в достижении своей цели: просьбе похлопотать за одного сотрудника.
Личный помощник “вырастал” в дверях редакторского кабинета снова и снова. Речь начиналась с разных новостей из жизни издательства, в т. ч. литературных, иной раз рассказывался изящный анекдот, иногда изображалась тревога и грусть. Словом: “А не будет ли уважаемый джинн...?”.
Проект в целом удался, сотрудник был премирован, но этому предшествовало, если угодно, определенное занудство помощника. Его настойчивость и творческий подход к руководителю творческой организации – издательству.
Психологическая устойчивость тренируется также за счет правильного невербального поведения и самопозиционирования.Убедительный имидж
Поведенческую уверенность можно выработать путем тренировок и самоконтроля. Для этого стоит понемногу наращивать в себе навыки уверенного, убедительного поведения. Ставить перед собой маленькие повседневные задачи по ассертивному поведению и формировать свой убедительный имидж.
Вам недодали сдачу в магазине? Глядя в глаза кассиру, нужно более твердым, чем обычно, голосом сказать об этом. Не понравилась еда в ресторане, нужно также спокойно сказать об этом персоналу.
Иногда бывает полезно притвориться и сыграть роль другого человека, произнося про себя: “Я уверенный (-ая)”. Как будто это не вы просите, требуете, утверждаете, а другой человек. Постепенно можно вжиться в эту “роль” и ваше поведение станет более уверенным.
Помните, что даже самые известные актеры звездного состава, по их признаниям, все равно испытывают волнение перед каждым выступлением. И репетируют перед зеркалом.
Очень важно для создания убедительного образа развивать в себе психологическое преимущество.
Например, тренировать умение выдерживать взгляд шефа. Сохранять при общении спокойствие, стараться разговаривать несбивчиво и логично. Чувствовать, когда можно отвести взгляд.
Правильная одежда
О преимуществах адекватного дресс-кода неоднократно говорилось
на страницах нашего журнала*. Представьте себе, что вы заходите
в кабинет руководителя в славном красном декольтированном платье, выигрышно облегающем вашу прекрасную фигуру. На ногах
– туфли на шпильках. Представили? А теперь представьте себе, что вы входите туда же в джинсах, стильной футболочке и в кроссовках.
И если вы попытаетесь убедить руководителя ввести двухсменный
график работы, то и в том, и в другом случае он вряд ли вас услышит.
Большинство секретарей и личных помощников об этом знают и стараются выглядеть адекватно офисной культуре. И все же порой встречаются
оригиналы, которые демонстрируют наряду с профессиональной уверенностью свою женскую прелесть, которая явно не “работает” на донесение идеи.
Из собственной практики автора.
Менеджер известной тренинговой компании отвела автора на переговоры
в компанию с японским присутствием. Как известно, японцы очень серьезно относятся к деловому этикету. Девушка-менеджер была с пышной гривой волос и в кофточке без рукавов, что является абсолютным нарушением протокольных норм в переговорах. И несмотря на то, что визитки потенциальным японским партнерам передавались правильно – обеими руками, тренер была в деловом костюме, программа понравилась, тренинг не был куплен… из-за неубедительного имиджа менеджера, вызвавшего недоверие у японских работодателей.
Невербальное поведение
Очень важно уметь привлечь к себе внимание: например, держать паузу, стоять, хотя собеседник мог жестом, не отрываясь от бумаг, предложить
сесть. Иной раз, в интересах дела, можно даже что-то уронить…
Жестикуляция.
Спокойные, собранные, уверенные в себе и умеющие контролировать собственные эмоции люди совершают четкие, простые, осознанные движения. Жестикуляция у них редкая, статусная, несуетная.
Психологами подтверждено, что человек статусный, уважающий себя, не суетится. Поэтому в искусстве убеждения так важна спокойная и редкая жестикуляция.
Расположение в пространстве.
Спину нужно держать всегда ровно.
Интересное наблюдение, что прямая спина со временем дает внутренне ощущение достоинства.
Интересное наблюдение, что прямая спина со временем дает внутренне ощущение достоинства.
Посадка.
Если руководитель усадил вас в низкое кресло напротив себя, нужно развернуться к нему на 45 градусов, выпрямить спину, развернуть
плечи или повернуться всем корпусом.
Речевое убеждение
Существуют некоторые приемы речевого убеждающего воздействия.
Прежде всего, говорить нужно немногословно, коротко, ясно для собеседника. Очень важно уметь под него подстраиваться (ненавязчиво, деликатно копировать жестикуляцию собеседника) и стараться использовать
единую, понятную обоим собеседникам систему кодов.
Так, с системным администратором нужно говорить, используя некоторые слова и даже жаргонизмы из его лексики, а с банкиром – его лексические единицы.
Краткость монолога – примерно 30–40 секунд. Таково наше восприятие.
После этого периода наступает спад внимания. Поэтому речь уверенного человека должна быть с паузами, идти в среднем темпе (при этом говорящий пытается и по темпу речи подстроиться под собеседника).
Очень важно не забывать обращаться к человеку по имени (имени-отчеству).
Если не очень повезло и руководитель оказался манипулятором*, в непростой ситуации общения нужно стараться твердо держать свою линию, уметь выдерживать взгляд руководителя, всегда оставаться спокойным
(-ой).
Завершение встречи
Непременно нужно поблагодарить и в обязательном порядке задать уточняющие вопросы: “Когда я смогу обратиться к Вам по этому вопросу
снова?”, “Когда Вам будет это удобно?” и т. п.
Одной из самых важных составляющих уверенного поведения является
подбор серьезных аргументов. Подробно о построении аргументации
мы поговорим в одной из следующих статей об ассертивном поведении.
