Совершенствование системы управления предприятием – это комплекс мероприятий, призванный помочь управляющему составу предприятия эффективнее использовать его ресурсы, в свое время и быстрее находить, исправлять недостатки в управлении, а следовательно, и в производстве. Если предприятие работает не эффективно или не так эффективно, как хотелось бы руководству, проблемы нужно искать в системе управления, технических исполнителях и другом персонале предприятия. Если исправить проблемы в управляющей системе, то больше половины других проблем на предприятии устранятся сами собой. Таким образом, средства, потраченные на ИСУ и ее модернизацию, в будущем неоднократно окупятся, потому что неэффективность системы управления на предприятии – это практически "смертный приговор" этому предприятию в ближайшем будущем.
В современных условиях наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами, эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация.
Трудности, возникшие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это прежде всего труд творческий и интеллектуальный, в основном связанный с ИТ. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления нс только производством, но и другими процессами.
Главным направлением автоматизации деятельности и ее радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям, стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных ИТ. Средства и методы прикладной информатики используются в управлении и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур управления, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксации переработки и передачи информации. Особое значение имеет внедрение ИТ, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие ИТ связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.
Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, ИТ это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами ИТ требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники.
Основной эффект ИТ проявляют в автоматизированных режимах. При этом основная цель автоматизированной ИТ – получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и непротиворечивости, использования технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления.
Автоматизированные ИТ предполагают использование комплекса соответствующих технических средств, реализующих информационный процесс и системы управления этим комплексом технических средств (как правило, это программные средства и организационно-методическое обеспечение, увязывающее действия персонала и технических средств в единый технологический процесс). Поскольку существенную часть технических средств для реализации ИТ занимают средства компьютерной техники, то часто под ИТ, особенно под новыми технологиями, понимают компьютерные ИТ. Хотя понятие "информационные технологии" относится ко всякому преобразованию информации, в том числе и па бумажной основе.
Другое направление совершенствования систем управления формирует необходимость действовать в условиях рыночной экономики, все обостряющейся конкуренции товаропроизводителей. Она обусловливает повышенные требования к профессиональным качествам специалистов, ответственности руководителей за результаты и последствия принимаемых решений. Чрезвычайно актуальными становятся учет временно́го фактора и организация анализа материальных, товарных, финансовых потоков, поиск обоснованных решений в регулировании производственно-хозяйственных и финансовых ситуаций. Все эти требования и проблемы могут быть легко преодолены применением автоматизированных ИТ.
Подготовка специалистов различного профиля (практически всех профессий) должна предусматривать овладение ими фундаментальными знаниями теории и практики, а также умением активно использовать ИТ в своей профессиональной деятельности. Широкое применение персональных компьютеров, средств коммуникации, облегченный доступ к БД и базам знаний, использование интеллектуальных технологий и систем обеспечивают специалисту возможности для выполнения аналитических, прогнозных функций, подготовки управленческих решений в современном технологическом режиме обработки информации. Это направление реализуется на предприятии прежде всего в рамках совершенствования системы управления персоналом, которое по современным подходам должно ориентироваться на методологию социального менеджмента, НОТ и ИТ управления.
Объективной предпосылкой интенсификации деятельности органов внутренних дел на современном этапе развития общества является более полное и детальное раскрытие резервов управления и его центрального элемента - управленческой деятельности на основе внедрения компьютерных технологий.
Управленческая деятельность через свои функции выступает в качестве основного информационного фундамента внутриорганизационной деятельности любой организации, его стратегией и тактикой. Основное назначение - это подготовка информации для принятия управленческих решений.
Управленческая деятельность охватывает все виды учетной информации, необходимой для управления в пределах самого подразделения, поэтому представляет собой, чрезвычайно сложный и трудозатратный процесс, от рациональной организации которого зависит эффективность предметной деятельности.
Вопросам рациональной организации труда в ОВД уже давно уделяется большое внимание. При этом постоянно подчеркивается необходимость комплексного подхода, что подразумевает осуществление целого комплекса организационных мероприятий по следующим направлениям: совершенствование условий труда, оборудование рабочих мест, упорядочение рабочего времени, физическая и психофизиологическая реабилитация в течение рабочего дня, рационализация трудовых операций, кооперация и разделение труда, нормирование, стимулирование труда, повышение культурного и профессионального уровня 2 .
Управленческая деятельность на основе внедрения компьютерных технологий является в настоящее время одним из важных направлений различных видов человеческой деятельности, поскольку предполагает внедрение достижений науки и практики в трудовой процесс, его нормирование, а также защиту прав и законных интересов личности. Рабочее место большинства современных специалистов уже немыслимо без надежного помощника - компьютера.
В настоящее время в Российской Федерации имеет место осознание необходимости распространения инновационных процессов на все стороны жизнедеятельности общества, в том числе и на правоохранительную деятельность. Научная организация этих процессов, а также труда сотрудников органов внутренних дел отчасти находит выражение в последовательности и темпах правовой реформы, в совершенствовании структуры органов внутренних дел и их функций, в обеспечении социальной защиты и условий труда, в модернизации технического оснащения и прочих направлениях. Главным и определяющим значением научной организации труда является адаптация той или иной системы к изменяющимся отношениям посредством использования достижений в области научно-технического прогресса.
Качество правоохранительной деятельности органов внутренних дел выражается с помощью понятия «эффективность». Это понятие включает в себя многие элементы, в том числе экономию рабочего времени, рационализацию работы с документами, применение различных технических средств, научную организацию рабочих мест, использование более совершенных методов оперативно-служебной деятельности и т.д. Научная организация труда в органах внутренних дел обеспечивает эффективность решения перечисленных задач на основе современных достижений науки и практики.
Таким образом, управленческая деятельность на основе внедрения компьютерных технологий в органах внутренних дел - это деятельность, призванная обеспечить эффективное решение поставленных задач на основе применения достижений науки и передового опыта при строгом соблюдении правовых норм.
В деятельности органов внутренних дел внедрение компьютерных технологий способствует совершенствованию методов оперативно-служебной деятельности и внедрению достижений современной техники. Существенно влияют на повышение эффективности деятельности такие аспекты, как создание современных условий труда, совершенствование стиля и методов руководства, научно организованный отбор кадров и стимулирования их деятельности. В целом внедрение компьютерных технологий создает условия для формирования форм и методов деятельности органов внутренних дел, отвечающих современным требованиям.
Процесс внедрения компьютерных технологий основывается на том, что деятельность, в том числе и в органах внутренних дел, состоит из трудовых операций и процессов, в которых заняты как отдельные работники, так и их коллективы. Внедрение компьютерных технологий обусловливает дифференцированный подход к оптимизации для различных категорий, как рядовых сотрудников, так и для руководящего состава. Компьютеризация трудовых процессов позволяет решать самые разные проблемы совершенствования деятельности органов внутренних дел.
В качестве основных задач внедрения компьютерных технологий в правоохранительной деятельности выделяют:
экономические задачи;
психофизиологические задачи;
социальные задачи;
правовые задачи.
Экономические задачи предполагают экономию материальных и финансовых ресурсов, а также экономию рабочего времени, психофизиологических ресурсов человека и его трудозатрат на конкретных участках деятельности.
Психофизиологические задачи связаны с созданием благоприятных условий работы, поддержанием оптимальных параметров рабочей среды, а также с обеспечением здоровья и высокой работоспособности.
Социальные задачи заключаются в создании условий для профессионального роста, получения образования, всестороннего и гармоничного развития личности, повышения содержательности и привлекательности труда, для служебного роста, а также воспитании добросовестного отношения к служебным обязанностям.
Правовые задачи обладают особой значимостью и специфическим содержанием. С одной стороны, научная организация труда в правоохранительной деятельности должна полностью соответствовать законодательству. С другой стороны, инновационные процессы обусловлены закономерностями развития общества, что объективно предполагает необходимость совершенствования законодательства с учетом их содержания практической деятельности.
В органах внутренних дел внедрение компьютерных технологий подчинено целям и задачам правоохранительной деятельности. Соответственно принципы внедрения компьютерных технологий в органах внутренних дел могут рассматриваться во взаимосвязи с принципами правоохранительной деятельности (законность, гласность, уважение прав человека и другие). К числу основных принципов внедрения компьютерных технологий в ОВД можно отнести следующие:
Приоритет прав человека над иными целями совершенствования органов внутренних дел, т.е. в этой деятельности возможна только та новация, которая соответствует общепринятым нормам, защиты прав человека и гражданина.
Верховенство закона над технологичностью нововведения, т.е. для правоохранительной деятельности более важна не материальная выгода, полученная от новшества, а его соответствие требованиям закона, которыми регламентирован этот вид деятельности.
Единство общесистемных средств и методов правоохранительной деятельности . Это значит, что нововведение не может быть прерогативой одного структурного звена в системе МВД России.
Разделение компетенции между разработчиком нововведения и заказчиком научной продукции (например, между научной организацией и МВД России), которое основано на договорной форме правовых отношений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Ответственность за последствия применения нововведения является обязательным его компонентом. В этой связи, как правило, новации в органах внутренних дел должны проходить предварительную апробацию.
Гласность форм и средств внедрения компьютерных технологий. Этот принцип заключается в том, что, с одной стороны, правоохранительная деятельность открыта для общественного контроля и обсуждения, а с другой - гласность способствует исключению любого рода непоследовательности, случайности нововведения.
Преемственность форм и методов внедрения компьютерных технологий предполагает последовательное совершенствование правоохранительной деятельности с учётом ранее внедрённых новаций.
Задачи внедрения компьютерных технологий наиболее полно раскрываются в соответствующих направлениях этой деятельности:
разделение и кооперация труда;
рационализация трудовых процессов;
внедрение передовых приёмов и методов труда;
совершенствование нормирования труда;
оптимизация методов стимулирования;
обеспечение условий труда;
рациональное использование рабочего времени;
развитие творческой активности его участников.
Разделение труда связано с функциями структурных подразделений, отдельных сотрудников и обусловлено разными задачами органов внутренних дел. Понятие кооперация чаще используется в значении взаимодействия, поскольку кооперация труда применяется, когда для выполнения какой-то работы нужны знания и опыт различных специалистов. Примеры свидетельствуют, что выбор форм разделения труда и кооперации, а также их разумные пределы не всегда очевидны. Кроме того, необходимо учитывать управленческие, правовые, социальные, технологические, психологические, физиологические и другие аспекты деятельности. Известно, что чрезмерная специализация отдельных элементов системы может привести к неоправданному усложнению процесса управления и снижению его эффективности. С другой стороны, излишняя кооперация труда может вызвать инертность отдельных участников взаимодействия, а также «перекладывание» ответственности друг на друга.
Рационализация трудовых процессов, внедрение передовых приёмов и методов труда, является одним из ведущих направлений внедрения компьютерных технологий для многих видов человеческой деятельности, ибо совершенствование приёмов труда способствует техническому прогрессу. Рационализация правоохранительной деятельности и её методов имеет свои направления. Во-первых, развиваются организационно-правовые формы оперативно-служебной деятельности, что связано с совершенствованием законодательства и внедрением передового опыта. Во-вторых, научно-технический прогресс предлагает для оперативно-служебной деятельности все более совершенные образцы и модели технических средств, которые позволяют более эффективно решать поставленные перед органами внутренних дел задачи.
Нормирование труда сотрудников органов внутренних дел имеет несколько аспектов: нормирование продолжительности рабочего времени; нормирование штатной численности, а также вооружения; нормирование денежного содержания сотрудника; нормирование вещевого довольствия и продпайка; нормирование должностных обязанностей; нормирование рабочего дня и др. Основные параметры нормативов установлены правовыми актами для горрайлинорганов, для структурных подразделений, для категорий должностей и специальных званий. Такие нормы удобны для аппарата управления, но не всегда удовлетворяют потребности сотрудника. Так, труд практического работника порой оказывается не нормирован по продолжительности рабочего дня, не во всех случаях он оказывается обеспечен средствами связи и транспорта, не во всех службах соответствуют нормам состояние служебных помещений и размещение в них сотрудников. Отсутствуют также и нормативы для многих трудовых операций в правоохранительной деятельности. Для отдельных категорий должностей не разработаны даже квалификационные нормативы. Названные и некоторые другие проблемы известны. Они указывают на существование нерешенных вопросов по нормированию труда.
В органах внутренних дел существует система мер стимулирования труда, среди них - дисциплинарное, материальное и моральное стимулирование. Однако практика свидетельствует о недооценке роли стимулирования в организационно-управленческой деятельности. Стимулирование нередко отождествляют с мотивацией, либо эффективность стимулирования рассматривается соразмерно денежному выражению. Между тем механизмы стимулирования для каждого его вида разнообразны. При этом следует иметь в виду, что главным принципом их использования является комплексный подход.
Эффективность труда во многом зависит от условий, в которых труд осуществляется. В целях надлежащего обеспечения условий труда необходимо учитывать многие обстоятельства: площадь рабочих помещений, температурный режим, освещение, уровень шума; бытовой и психологический комфорт, а также некоторые другие компоненты. Условия работы сотрудника создают предпосылки для качественного труда, экономят психофизиологические ресурсы человека, обеспечивают здоровье и продолжительную трудоспособность. Решение задач по должному обеспечению условий труда в органах внутренних дел связано, прежде всего, с необходимостью разработки типовых проектов зданий и служебных помещений, а также их оснащению, исходя из современных требований.
В науке рациональное использование рабочего времени выделяют как самостоятельное направление научной организации труда. Думается, это не вполне верно, поскольку это направление подчинено нормированию труда и трудовых операций. Одновременно с этим организация рабочего времени для отдельных категорий сотрудников может быть индивидуальным актом управления, который связан с понятием «самоуправление». При таком подходе самоуправление следует рассматривать как навык организации собственного труда, в основе которого лежат определённые нормативы. Они задают общие рамки бюджета рабочего времени, а его рациональное использование позволяет свести к минимуму потери времени и полностью выполнить заданный объем работы. Основными методами самоуправления являются: анализ обязанностей по степени первоочередности, личное (индивидуальное) планирование рабочего времени, а также самоконтроль. В деятельности руководящего состава, а также иных категорий сотрудников органов внутренних дел самоуправление служит надежным средством утверждения деловых качеств и служебного роста. Помимо самоуправления, важную роль играют и общеорганизационные меры, направленные на рациональное использование рабочего времени сотрудников.
Необходимым условием повышения эффективности деятельности ОВД является внедрение компьютерных технологий. Разработка и внедрение научных форм организации труда осуществляется в инновационном процессе - целенаправленном совершенствовании деятельности органов внутренних дел. При этом особенность процесса заключается в том, что по отношению к целям и задачам правоохранительной деятельности инновационный процесс всегда вторичен. Поэтому внедрение компьютерных технологий должно полностью соответствовать законодательству, регулирующему деятельность органов внутренних дел.
Управленческая деятельность отражает систему коммуникаций внутри подразделения. Её цель - обеспечить соответствующей информацией руководителей, ответственных за достижение конкретных результатов и показателей оперативно-служебной деятельности. Управленческая деятельность подразумевает учет, сбор и обработку информации в целях планирования, управления и контроля в рамках данной организации.
Уже более полувека существуют и развиваются так называемые автоматизированные системы управления сложными объектами: предприятиями, энергосистемами, отраслями, сложными участками производства, различными организациями и подразделениями.
Автоматизированная система управления (АСУ) - это комплекс технических и программных средств, совместно с организационными структурами (отдельными людьми или коллективом) обеспечивающий управление объектом (комплексом) в производственной, научной или общественной среде.
Цель разработки и внедрения АСУ - улучшение качества управления системами различных видов, которое достигается по двум основным направлениям:
своевременное предоставление с помощью АСУ полной и достоверной информации управленческому персоналу для принятия решений;
применение математических методов и моделей для принятия оптимальных решений.
В настоящее время в научной литературе вместо термина АСУ чаще используется термин информационные системы управления (ИСУ)
Внедрение ИСУ обычно приводит к совершенствованию организационных структур и методов управления, более гибкой регламентации документооборота и процедур управления, упорядочению использования и создания нормативов, совершенствованию организации производства. ИСУ различают по выполняемым функциям и возможностям информационного сервиса. Наиболее активно ИСУ используются на производстве, однако в ОВД возможно внедрение ИСУ для решения управленческих задач.
Информационные системы управления представляют собой человеко-машинные комплексы, включающие в себя, помимо специалистов, совокупность программных и аппаратных средств, системы передачи информации, ее обработки и использования, при помощи которых осуществляется процесс управления с контролем отдельных его этапов и конечных результатов.
В настоящее время ИСУ имеют самое широкое применение в различных сферах управленческой деятельности. Автоматизация управления органами внутренних дел - это разновидность ИСУ специального назначения. В органах внутренних дел, так же как и в других подобных системах, главным звеном ИСУ является человек, т.е. каждая выполняемая с помощью средств автоматизации задача контролируется поэтапно уполномоченным на то лицом.
К числу актуальных задач управления, которые ИСУ могут успешно решать с использованием современных информационных технологий в экспертно криминалистических подразделениях органов внутренних дел, относятся следующие:
анализ и оценка оперативной обстановки;
проведение расчётов по оптимальному использованию сил и средств, при выполнении оперативно-служебных задач;
обслуживание и пользование централизованными информационно-справочными банками данных;
регулирование потоков управленческой информации в специальных каналах связи и обеспечение режима доступа к информации;
* организация архивного хранения и некоторые иные задачи.
Внедрение ИСУ в практику возможно при решении в системе органов
внутренних дел вопросов комплексной обработки оперативно-служебной информации. Комплексная обработка информации (КОИ) представляет собой рациональный, скоординированный и непрерывный процесс. КОИ даёт логическую основу сбора, систематизации и обработки управленческой информации, требует четкой структурированности информации в соответствии уровнями управления. Каждому звену должна соответствовать определенная совокупность данных, необходимых и достаточных для управления.
Использование персональных компьютеров для научно обоснованной обработки управленческой информации позволяет внедрять в экспертно криминалистические подразделения органов внутренних дел такую форму научной организации управленческого труда (НОУТ), как автоматизированные рабочие места.
Автоматизированное рабочее место (АРМ) - это комплекс технического оборудования, которым оснащается индивидуальное рабочее место сотрудника экспертно-криминалистического подразделения, которое позволяет ему осуществлять в полном объёме свои функциональные обязанности. Подобная система организации труда повышает эффективность содержательной оперативно-служебной деятельности, т.е. способствует успешному решению ряда предметных задач.
Технологическое и социальное направления внедрения НОУТ в деятельность экспертно-криминалистических подразделений (ЭКП) органов внутренних дел во многом сопутствуют друг другу и решают общие задачи. Компьютеризация рабочих мест, условия труда в служебных помещениях, мобильность в деятельности сотрудников, сокращение документооборота, безопасность функционирования подразделения, оперативность реагирования на информацию о происшествиях и некоторые другие аспекты внедрения научных разработок совершенствуют служебную деятельность.
Сущность НОУТ заключается в поэтапном совершенствовании процесса управления, каждый этап решает собственные задачи и обладает свойственными ему организационно-правовыми формами деятельности. Последовательное решение всех задач является основой успешного внедрения НОУТ в ЭКП ОВД.
НОУТ в ЭКП ОВД за счёт информатизации управления позволяет достигнуть следующих целей:
повышение научной обоснованности и качества принимаемых решений благодаря использованию математических методов и моделей;
повышение гибкости управления, его способности реагировать на изменения условий деятельности органов внутренних дел;
повышение оперативности управления за счет своевременной и целенаправленной подготовки информации для принятия управленческих решений;
повышение производительности труда лиц, принимающих управленческие решения;
снижение затрат на управленческую деятельность 3 .
В связи с развитием науки управления и применением принципов научной организации труда, в настоящее время, в органах внутренних дел выделяют два направления совершенствования деятельности: организационно-тактическое, которое охватывает комплекс мер, способствующих повышению эффективности труда сотрудников органов внутренних дел за счет наилучшей организации и тактики осуществления трудовых операций, и техническое, заключающееся в использовании различных технических средств, позволяющих сократить время на выполнение работ, устранить излишние перемещения работников.
Управленческая деятельность является сложным и многообразным социально-экономическим явлением и обладает рядом особенностей, выделяющим ее как специфический объект экономического исследования.
Управленческий труд, с одной стороны, выступает как средство общественного производства и зависит от уровня развития производительных сил, а с другой - выражает общественные отношения людей в условиях кооперации труда, отражая тем самым специфический характер производственных отношений данной формации.
В экономической литературе до последнего времени отсутствует единый подход к определению сущности управленческого труда. Так, Н.П. Беляцкий подчеркивает, что «управленческий труд - это процесс потребления качеств управленца, положительная творческая деятельность, а его содержание «можно представить как структуру затрат умственной и физиологической энергии трудящихся при исполнении трудовой функции». Беляцкий Н.П. Кадровый потенциал организаторов производства. Минск: Высшая школа. 2004. - С. 160.
В определении О.С. Виханского, А.И. Наумова управленческий труд определяется как процесс осуществления определенного типа взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ее целей. Он включает те функции и действия, которые связаны с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, с побуждением к осуществлению производственной деятельности, с целевой ориентацией этой деятельности. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. М: Высшая школа. 1994. - С.222 Б. Мильнер в содержание управленческого труда включает способность и умение вырабатывать цели, определять ценности координировать выполнение задач и функций, обучать работников и добиваться эффективных результатов их деятельности. Мильнер Б. Кризис управления. Вопросы экономики. - 1993. - №1.- С.79.
Управленческая деятельность, по мнению Файоля, содержит в себе предвидение, организацию, распорядительство, координирование и контроль, именно реализация управленческих функций является с его точки зрения источником эффективности системы менеджмента. Файоль А., Эмерсон Г., Тейлор Ф., Форд Г. Управление - это наука и искусство. М., 1992. -С. 52.
Другими учеными дается сходное определение, включающее в себя «процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформировать и достичь целей организации». Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М.: Вильямс, 2008.- С.- 124.
Определение содержания работы менеджера постепенно переходит в определение самого управления, в частности, Друкер П. считает:
«Управление - это особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную целенаправленную и производительную группу». Друкер П. Эффективное управление. М.: Фаир - Пресс, 2003.- С. 77.
Управление - это способность находить наилучшее решение в каждой конкретной ситуации, используя многовариантную систему воздействия на окружающих. Скрипник К., Кутасова Т. Навыки руководителя: результаты анализа управленческой структуры // Проблемы теории и практики управления. - 1997. - №3.- С. 43. Специфика работы менеджера выражается в мобильности, управленческой изобретательности и предприимчивости.
Управление представляет собой целенаправленную деятельность, ориентированную на достижение определенной конечной цели, и использует, главным образом, информационный поток. Дудинска Э., Мизла М. Управленческие информационные системы // Проблемы теории и практики управления. - 1996. - № 2. - С. 117.
Фаткин Л. и Петросян Д. подразумевают под управленческой деятельностью особый вид экономической деятельности, центральное звено которой - управление совместным трудом людей. Фаткин Л.В., Петросян Д.С. Управление финансовой организацией: Теория и практика. Москва: ИНФРА-М, 1998.- С. 52.
Финские управленцы, авторы концепции управления по результатам, управленческий труд делят на управление деятельностью и управление людьми: планирование, исполнение, контроль исполнения. Санталайнен Т., Воутилайнен Э., Поренне П., Ниссинен И. Управление по результатам. М., 1993.- С. 89.
Существующие до сих пор различные мнения по данному вопросу свидетельствует, что управленческий труд представляет собой вид трудовой деятельности, для которого характерна, прежде всего, трудность определения непосредственных результатов, поскольку он связан с организацией и управлением работников, которые непосредственно создают материальные ценности.
Управленческий труд предполагает совместную деятельность кадров управления, выражает необходимость установления определенных связей между ними и работниками, непосредственно занятыми в производственном процессе, а также отношениями между самими кадрами управления, занятыми в сфере управления под руководством единого организующего центра, который не только связывает всех работников занятых этим трудом, в единое целое, но и координирует их деятельность. Управленческий труд - это специфический вид умственной деятельности (частично физический), направленный на руководство людьми с помощью определенных методов, а через них - на ход производственного процесса.
Производственный и управленческий труд имеет одинаковую цель и результат. Однако у управленческого труда имеется своя специфика. Функции и операции, составляющие содержание управленческого труда, независимо от иерархического уровня управления, можно представить в виде циклической схемы, включающей три этапа.
На начальном этапе управленческий труд связан с разработкой стратегии, достижения цели, путей их обоснования. Здесь особое значение приобретает умение руководителей привлечь коллектив в этот процесс.
На втором этапе идет планомерный процесс организации выполнения поставленной цели (разделение цели на этапы, элементы и доведение их до каждого подразделения и исполнителя, их мотивирование).
На третьем этапе главное внимание уделяется регулированию, координации работ и их контролю. На этом этапе важное значение придается корректировке и своевременному уточнению целей и т.д.
Сегодня трансформация управленческого труда происходит не только под воздействием научно-технического прогресса и радикальных перемен в экономике как переход к рыночным отношениям, разгосударствление, и т.д. Все это вносит существенные изменения в содержание управленческого труда:
В современных условиях сформировалась новая система разделения труда в управлении, который приобретает коллективную направленность:
Именно такая социально-экономическая форма управленческого труда может расцениваться как адекватная природе рыночных отношений, поскольку она способна обеспечить действующую и эффективную реализацию функций управления совместными, коллективными действиями в достижении поставленных целей.
В научной литературе нередко понятие «управление» отождествляют с понятием «управленческая деятельность». Так, одни авторы понимают, что функция управления - определенный вид трудовой деятельности по управлению людьми в любой отрасли экономики и в любой сфере деятельности, если она направлена на получение прибыли. Вершигора Е.Е. Менеджмент. Учебное пособие. Москва: ИНФРА-М, 2000.- С. 23. Другие представляют управленческую деятельность, как сумму некоторых мероприятий связанных с определением целей функционирования. Гвишиани Д.М. Организация управления. - М. : Наука, 2002.- С. 124.
Понятие «управленческая деятельность» шире понятий «управление», «управленческий труд». Она объединяет все эти понятия тем, что участвует в каждом из них, в процессе их осуществления.
Управленческая деятельность - это вид сознательно осуществляемой человеческой деятельности, направленной на эффективное функционирование индивидуально или коллективно осуществляемых работ по выполнению поставленных целей посредством упорядочения преобразований исходных субстанций или ресурсов в требуемые результаты. Она носит организационный, инициативный, творческий характер и осуществляется на разных уровнях управленческой иерархии, в усложняющихся и постоянно изменяющихся условиях. На каждом уровне иерархической лестницы управления, управленческая деятельность имеет специфический характер проявления.
По вопросу определения продукта управленческой деятельности существуют различные мнения.
Ряд исследователей в этой области рассматривают как продукт управленческой деятельности информацию. См.: Попов Г.Х. Ук. соч. С. 98.; Сильченков А.Ф. Повышение эффективности управленческого труда: Методологические аспекты. М.: Экономика, 1981.- С. 250 и др. По мнению других ученых, это - информация в форме управленческих решений, воздействующих на управляемую систему. Мильнер Б. Ук. соч.- С. 43. Третьи считают, что это только те решения, которые изменяют и влияют на управляемую систему. Правдин Д.И. Проблемы управления экономическими и социальными процессами при социализме. М.: Мысль, 1979.- С. 110.
Управленческая деятельность может различаться:
Остановимся подробнее на последней, поскольку для управленческого труда она является едва ли не главной характеристикой.
Сложность управленческого труда обусловливается несколькими обстоятельствами.
Во-первых, масштабами, количеством и составом решаемых проблем, связей между ними, разнообразием применяемых методов, организационных принципов.
Во-вторых, необходимостью принимать новые, нетрадиционные решения, часто в условиях неопределенности или риска, что требует глубоких профессиональных знаний, опыта, широкой эрудиции.
В-третьих, сложность управленческого труда определяется степенью оперативности, самостоятельности, ответственности, рискованности решений, которые необходимо принимать. Менеджер, принимая решения, часто берет на себя ответственность не только за материальное благосостояние людей, но за их здоровье и даже жизнь.
Рис. 1.1. Управленческая деятельность
Продукт управленческой деятельности является частью результата функционирования управляемой системы, как и продукт других видов деятельности, например, производственной. Продукт деятельности рабочего может иметь материальное воплощение, в изделиях или деталях. А управленческий труд не овеществлен, но значение, которое он имеет, оказывает свое влияние на труд рабочего в гораздо большей степени. Следовательно, можно предположить, что результатом управленческой деятельности являются результаты деятельности объекта управления, управляемой системы.
Изучение эффективности управленческой деятельности представляется особенно важным с точки зрения той роли, которую играют факторы эффективности в достижении результатов деятельности предприятия.
Отечественные специалисты в области науки управления немалое значение в своих исследованиях уделяют изучению управленческой эффективности.
Термин эффективность применяется для измерения степени достижения предприятием его целей. Предлагается оценивать эффективность с различных сторон - как степень выполнения запланированных результатов, параметры которых были заданы ранее; с точки зрения сравнения с другим периодом или по сравнению с другим объектом управления.
В различных ситуациях возможно применение различных вариантов оценки эффективности управленческой деятельности. Выбор варианта оценки эффективности может быть обусловлен различными факторами: целью оценки, наличием исходной информации, пригодностью для анализа и другими факторами.
Рис. 1.2.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что управленческая деятельность представляет собой сложный, многообразный процесс, направленный на достижение целей деятельности предприятия. Как объект экономического исследования управленческая деятельность имеет ряд особенностей.
К их числу можно отнести следующие:
Актуальность исследуемой проблемы. Планирование в системе управления организацией играет ведущую роль. Это давно проверенная на практике в развитых странах аксиома. Однако в результате рыночных преобразований экономики России планирование как институт был практически ликвидирован на всех уровнях управления. Но жизнь показала, что это одна из стратегических ошибок реформирования. И сегодня вопрос о планировании остро встал на всех уровнях управления. Совершенствование системы управления современной организацией является одним из главных направлений повышения эффективности общественного производства.
Таким образом, совершенствование управления современными организациями различных отраслей является актуальной проблемой, решение которой требует создания качественно новых эффективных систем управления: это должны быть системы реального времени, системы "быстрого реагирования", системы оперативного управления организациями, наконец системы оперативного инновационного менеджмента.
Целью данной работы является анализ и совершенствование управления на предприятии.
Исследовать теоретические аспекты управленческой деятельности предприятия; - дать оценку управленческой деятельности предприятия; - разработать управленческие решения по совершенствованию деятельности предприятия.
Предметом исследования является разработка мер по повышению эффективности управленческой деятельности предприятия. Объектом исследования выбрано предприятие ООО "Виртек"
Управленческая деятельность является сложным и многообразным социально-экономическим явлением и обладает рядом особенностей, выделяющим ее как специфический объект экономического исследования. Управленческий труд, с одной стороны, выступает как средство общественного производства и зависит от уровня развития производительных сил, а с другой - выражает общественные отношения людей в условиях кооперации труда, отражая тем самым специфический характер производственных отношений данной формации. В экономической литературе до последнего времени отсутствует единый подход к определению сущности управленческого труда. Так Н.П. Беляцкий подчеркивает, что "управленческий труд - это процесс потребления качеств управленца, положительная творческая деятельность, а его содержание "можно представить как структуру затрат умственной и физиологической энергии трудящихся при исполнении трудовой функции". В определение О.С. Виханского, А.И. Наумова управленческий труд определяется как процесс осуществления определенного типа взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ее целей. Он включает те функции и действия, которые связаны с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, с побуждением к осуществлению производственной деятельности, с целевой ориентацией этой деятельности . Б. Мильнер в содержание управленческого труда включает способность и умение вырабатывать цели, определять ценности координировать выполнение задач и функций, обучать работников и добиваться эффективных результатов их деятельности.
"Содержание управленческого труда заключается в том, чтобы обеспечить общее руководство процессом функционирования и развития системы управления и в том, чтобы выполнить свои функции по отношению к объекту управления - производству" - пишет Г.Х. Попов. Управленческая деятельность, по мнению Файоля, содержит в себе предвидение, организацию, распорядительство, координирование и контроль, именно реализация управленческих функций является с его точки зрения источником эффективности системы менеджмента. Другими учеными дается сходное определение, включающее в себя "процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформировать и достичь целей организации". Определение содержания работы менеджера постепенно переходит в определение самого управления, в частности, Друкер П. считает: "Управление - это особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную целенаправленную и производительную группу".
Управление - это способность находить наилучшее решение в каждой конкретной ситуации, используя многовариантную систему воздействия на окружающих.
Существующие до сих пор различные мнения по данному вопросу свидетельствует, что управленческий труд представляет собой вид трудовой деятельности, для которого характерна прежде всего трудность определения непосредственных результатов, поскольку он связан с организацией и управлением работников, которые непосредственно создают материальные ценности.
Управленческий труд предполагает совместную деятельность кадров управления, выражает необходимость установления определенных связей между ними и работниками, непосредственно занятыми в производственном процессе, а также отношениями между самими кадрами управления, занятыми в сфере управления под руководством единого организующего центра, который не только связывает всех работников занятых этим трудом, в единое целое, но и координирует их деятельность. Управленческий труд - это специфический вид умственной деятельности (частично физический), направленный на руководство людьми с помощью определенных методов, а через них - на ход производственного процесса.
Производственный и управленческий труд имеет одинаковую цель и результат. Однако у управленческого труда имеется своя специфика. Функции и операции, составляющие содержание управленческого труда, независимо от иерархического уровня управления, можно представить в виде циклической схемы, включающей три этапа.
На начальном этапе управленческий труд связан с разработкой стратегии, достижения цели, путей их обоснования. Здесь особое значение приобретает умение руководителей привлечь коллектив в этот процесс. На втором этапе идет планомерный процесс организации выполнения поставленной цели (разделение цели на этапы, элементы и доведение их до каждого подразделения и исполнителя, их мотивирование). На третьем этапе главное внимание уделяется регулированию, координации работ и их контролю. На этом этапе важное значение придается корректировке и своевременному уточнению целей и т.д. Сегодня трансформация управленческого труда происходит не только под воздействием научно-технического прогресса и радикальных перемен в экономике как переход к рыночным отношениям, разгосударствление, и т.д. Все это вносит существенные изменения в содержание управленческого труда:
Процесс усложнения управленческого труда, рост его творческой направленности, вызванное прежде всего внедрением компьютерной техники;
Внедрение без документационной информационной технологии возможность которой предоставляет компьютерная техника;
Повышение ценности информации;
Резкое сокращение длительности управленческого цикла, вызванного распространением программных видов техники и технологии.
В современных условиях сформировалась новая система разделения труда в управлении, который приобретает коллективную направленность:
Непосредственные производители приобретают статус субъекта управленческого труда, участвуют во всех фазах управленческого цикла;
Создается материальная основа единственной кооперации управленческого труда, т.к. возникает тесная взаимозависимость руководителей и непосредственных производителей. Именно такая социально-экономическая форма управленческого труда может расцениваться как адекватная природе рыночных отношений, поскольку она способна обеспечить действующую и эффективную реализацию функций управления совместными, коллективными действиями в достижении поставленных целей.
Современное развитие общества показывает, что успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководителя. В свою очередь необходимо помнить, что любая организация представляет собой единое целое и если работу самого руководителя не организовать должным образом, то руководитель не сможет рaботaть эффективно, что несомненно повлияет на работу всей организации.
Если руководитель не спланирует и правильно не организует свою работу, то это приведет к потерям рабочего времени, лишнему перенапряжению и в конечном счете скажется на качестве управления. Руководитель располагает определенным фондом рабочего времени в течение дня. Продолжительность рабочего дня руководителя не ограничена, но необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растягивался на 14-15 часов.
Прежде всего необходимо отметить, что производительность руководителя в течение рабочего дня различна. Так пик производительности приходится на период между 10 и 11 часами. Затем производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности.
Руководитель должен тщательным образом планировать свой рабочий день. Для этого лучше всего подходят графики работы. В таких графиках сразу отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий.
Примерный график работы:
|
Ознакомление с перечнем дел на день, составленным секретарём |
|
|
Анализ отчётов полученных от менеджеров отдела |
|
|
Проведение планёрки с менеджерами |
|
|
Выезд на объект/склад поставщика/ |
|
|
Работа с деловой корреспонденцией, деловая переписка |
|
|
Проведение совещания с другими руководителями отдела |
|
|
Установление деловых контактов в направлении новых каналов сбыта /опт/ |
|
|
Отслеживание текущего состояния отрасли, корректировка действий |
|
|
Время на отдых, обеденный перерыв |
|
|
Подписание заключенных договоров, документации административного характера, прочая работа с документами |
|
|
Приём клиентов, сотрудников по личным вопросам |
|
|
Написание отчёта о текущем состоянии деятельности фирмы вышестоящему руководству |
Соблюдение графика не является строго обязательным, но оно помогает разумно спланировать рабочее время. Руководитель должен постоянно контролировать, как выполнены запланированные задачи, а также делать анализ использования рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. В результате руководитель лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.
Также руководитель должен совершенствовать свои навыки и умения, посещая различные конференции, семинары по улучшению управленческой деятельности.
Так как Николаю Васильевичу, руководителю ООО "ОЛИСПИС" присущ демократический стиль управления, по моему мнению значительных совершенствований стиля не требуется, он умеет находить общий язык с подчиненными, прислушивается к их мнению, иногда доверяет ответственную работу подчиненным, не вмешиваясь в процесс, что повышает самооценку подчиненных, и они начинают уважать руководителя. Николай Васильевич не вникает в мелкие детали работы подчиненного, не навязывает ему мелочной опеки и контроля, но постоянно формулирует цели, подчеркивает свой интерес к работе подчиненного, при необходимости дает советы, предлагает варианты решений, систематически контролирует.
С точки зрения необходимости совершенствования управления предприятие обязано постоянно совершенствовать свою структуру, добиваясь максимального снижения расходов по управлению торгово-технологического процесса на основе применения наиболее прогрессивных схем управления, внедрения современной вычислительной техники, механизации и автоматизации инженерно-технических и управленческих работ, все это безусловно зависит от качественной организации труда руководителя. Нынешние руководители, более чем когда-либо, должны заботиться о производительности и о том, чтобы их организация работала как можно эффективнее и производительнее чем её конкурент.
