Количество отправленных и полученных электронных писем ежедневно составляет более 205 млрд. по данным отчета The Radicati Group Email Statistics.
Нет более эффективных и результативных маркетинговых каналов, чем электронная почта – но есть еще один недооцененный вариант ее использования: ваши письма и письма сотрудников. Сотрудники ежедневно общаются с настоящими и потенциальными клиентами, кандидатами на работу, партнерами, поставщиками и лидерами мнений индустрии в личном порядке, один на один – и у них уже есть ценные отношения с этими важными контактами.
Письма сотрудников часто оказываются недооцененным каналом, которым маркетологи могут воспользоваться, чтобы распространять контент (на внутреннем и внешнем уровне) и увеличивать конверсии. Но как? Благодаря подписям электронных писем сотрудников.
Это выглядит просто, но с помощью сочетания брендовой подписи с кликабельным баннером с призывом к действию в каждом из писем сотрудников действительно можно расширить цели компании и достичь их.
Отдел обслуживания клиентов отправляет тысячи электронных писем покупателям каждый год. Они имеют уникальную возможность привлекать внимание самой важной части аудитории, и это нужно использовать для продвижения предстоящих распродаж и скидок. Также это хороший способ сообщать о новых предложениях и тарифных пакетах.
Как команда повышения продаж работает с квалифицированными лидами? Кроме триггерных писем и/или телефонных звонков, общение по электронной почте один на один – самый популярный вариант.
В таких письмах важна персонализация, а включение призыва к действию для “следующего шага” еще важнее. Письма должны быть полезными, познавательными для аудитории, и предоставлять способ, которым она сможет перейти к следующему этапу.
Сотрудники компании (чаще всего из отдела продаж) также переписываются с потенциальными клиентами, глубоко вовлеченными в цикл продаж. Этим получателям нужна информация о том, как другие видят ROI продукта или услуги.
Чтобы они оставались вовлеченными в воронку продаж, нужно делиться с ними кейсам, конкретным использованием кейсов или отзывами, и представлять потенциальному клиенту пользователя, которого тот может понять и идентифицировать с собой, чтобы повысить доверие к бренду.
С помощью подписей электронных писем можно привлечь больше регистраций, увеличить просмотры онлайн-трансляции и улучшить показатели подписок после мероприятия.
Будь то мастер-класс, который проводит компания, мероприятие третьей стороны, или даже званый ужин, регистрационный призыв к действию в подписях всех электронных писем сотрудников может поспособствовать увеличению просмотров, кликов и регистраций.
Как известно, организация мероприятий отнимает много времени и сил, так почему бы не использовать письма сотрудников, чтобы привлечь туда больше заинтересованных людей?
Простейший способ донести до нынешних и потенциальных клиентов ценность и значимость своей компании – передавать им полезный контент. Каждое взаимодействие по электронной почте предоставляет возможность сделать это, и распространение качественного и релевантного контента помогает построить доверие и завоевать авторитет.
Но как гарантировать, что каждый член команды будет распространять новую книгу или отраслевой отчет во всех своих отправленных письмах, не принуждая их к разговору? Можно просто добавить яркий и красивый призыв к действию под их подписями!
Нужно увеличить показатели регистрации и посещения предстоящего вебинара? Самый быстрый и простой способ распространить информацию – включить ненавязчивый призыв к действию в каждом отправленном письме. После окончания вебинара можно поменять призыв к действию на “посмотреть запись”, и добавить ссылку на видео.
Среднестатистический работник отправляет и получает около 30-50 электронных писем в день. Многие из них могут быть безличными, а задача в том, чтобы выделить свое письмо на фоне остальных 30-50.
Написание делового письма - не менее ответственная задача для любой компании, чем . Обычно документ оформляется по простой схеме: приветствие - основная часть - заключение - подпись и дата. По общепринятой практике в конце письма вместо простой подписи (фамилия и инициалы) используется более вежливая формула «С уважением» - к ней и присоединяется фамилия директора или другого ответственного лица, по поручению которого был составлен документ.
Указанное словосочетание используется особенно часто (в силу своей простоты и нейтральности). Однако в конце письма могут быть применены и другие формулы; их образцы будут приведены далее.
Подпись в деловом письме, как и в любых других (например, в ), нужна в первую очередь для того, чтобы получатель знал имя адресанта. С юридической точки зрения это единственная необходимая функция подписи, а потому она может быть сведена до фамилии и инициалов.
Важно : крайне желательно, чтобы документ был заверен личной подписью директора (руководителя) и содержал на себе (в конце листа) оттиск печати или штампа организации. Эти условия не являются обязательными, однако их выполнение существенно повысит доверие к отправителю бумаги.
Использование одной фамилии без формулы «С уважением» хотя и не лишает документ юридической силы, не способно вызвать у адресата положительных эмоций по отношению к отправителю, да и просто расходится с принятыми в обществе нормами вежливости. Именно по этой причине слова «С уважением» (и многочисленные вариации) повсеместно используются и в деловой, и в личной переписке. Добавить их в конец письма несложно (не труднее, чем провести ), зато результат с лихвой окупает потраченное время.
Важно : в соответствии с принятой практикой словосочетание «С уважением» в конце письма отделяется от фамилии и должности запятой.
С уважением,
Генеральный директор ООО «Маяк-Нефтегаз-Егоровка»
Иванов И. И.
В настоящее время, помимо основного словосочетания «С уважением», ставящегося в конце письма, используется ещё несколько вариантов, более или менее формальных и подходящих под определённые случаи:
Формула «С уважением» используется перед должностью и фамилией адресанта в конце письма, чтобы создать у получателя более дружеский настрой. Исходное словосочетание может быть заменено любым другим - главное, чтобы оно было уместно.
Также для заверения документа рекомендуется использовать личную подпись руководителя (директора), а также проставить оттиск печати или штампа - вкупе со словосочетанием «С уважением» эти детали заставят адресата проникнуться доверием к отправителю.
Подпись в электронном письме – важный элемент современной деловой коммуникации. Правильная подпись в электронном послании свидетельствует о вас как о серьезном и ответственном партнере, уважающем правила этикета и нормы делового общения. В статье расскажем, как подписать письмо электронной подписью.
Артур Дабровски, основатель маркетингового сервиса Freshmail, разработал восемь правил, помогающих сделать хорошую подпись к электронному письму:
В зависимости от задач, которые выполняет электронная коммуникация в вашей компании, финальный блок послания может быть элементом рекламной деятельности, а может – просто указывать на специализацию фирмы и сообщать дополнительную контактную информацию. В любом случае, подпись должна выглядеть профессионально. Правильное оформление данной части сообщения может оказать существенное влияние на вашу репутацию и способствовать расширению деловых контактов.
Существует довольно распространенное заблуждение, что в письме главное – это содержательная часть, а приветствие и финальный блок значения не имеют. Разумеется, это не так. Содержание послания может быть любым – от рекламной информации о предстоящих акциях и событиях до простого поздравления с круглой датой. Важно понимать, что большинство получателей вашего сообщения начнет знакомство с ним именно с подписи. Если она их не заинтересует, то шанс, что ваше послание будет прочитано, минимален.
Сфера деятельности вашей фирмы, целевая аудитория сообщения и цели письма определяют выбор нужного варианта финального блока. Иногда используется сразу несколько вариантов в одном и том же сообщении.
Важно при этом соблюсти баланс и пропорции – финальный блок не должен быть длиннее самого текста послания. И вообще – старайтесь не загружать ее излишней информацией. Причин этого может быть несколько:
излишне витиеватая подпись отвлечет получателя от основной темы;
обилие разных шрифтов, цветов и графики раздражает;
Для того, чтобы создать правильный финальный блок послания, нужно с самого начала грамотно настроить почтовый клиент, который в дальнейшем поможет вам автоматизировать процесс вставки в послании данного блока.
Рассмотрим процесс настройки почтового клиента на примере Gmail.com. Это один из наиболее популярных и быстрых почтовых сервисов, и его настройки во многом схожи с настройками других сервисов.
регистрация. Разработчик почты Gmail – компания Google, поэтому если вы уже пользуетесь одним из сервисов данной компании, то можете для авторизации на сайте использовать свои прежние данные.
настройка вашего почтового ящика. Обычно настроек по умолчанию (способ отображения писем и контактов, антиспам, кодировка) вполне достаточно. Кроме них, почтовый клиент позволяет настроить автоматическую вставку финального блока. К настройке этого параметра нужно подойти особенно внимательно.
Настройка финального блока послания схожа с редактированием текстового сообщения:
О последней опции нужно сказать отдельно. Цитирование – это вставка в текст письма заранее подготовленных слоганов вашей рекламной компании. Они могут вставляться в начале текста сразу после логотипа и названия фирмы, а могут - в конце, после реквизитов.
Удобная опция почтового сервиса – привязка подписи к группе адресов. Что это значит? Вы можете подготовить несколько вариантов финальных блоков сообщения и привязать каждый вариант к конкретной группе адресатов или к одному конкретному адресу. Например, для всех клиентов - вариант с рекламными ссылками и слоганами, а для всех заказчиков – вариант с реквизитами и банковскими счетами.
Естественно, что любой вариант финального блока вы всегда сможете отредактировать в настройках. Не забывайте сохранять внесенные изменения.
Читайте также:
В шаблон финального блока послания можно вставить ссылку на ваш официальный сайт или страницу в социальных сетях. Если вы настраиваете блок для клиентов и хотите заинтересовать их разными услугами вашей компании, сделайте ссылки на отдельные страницы сайта, где эти услуги подробно описываются или реализуются.
Эффектной деталью вашего послания станет размещение в нем логотипа вашей фирмы. Если у вас нет такового, можно вставить изображение здания вашей компании с вывеской или просто графически оформленного названия фирмы.
Вопрос о том, стоит или не стоит размещать изображение в послании, является спорным. Безусловно, если вы рассылаете разовые послания большому количеству потенциальных клиентов и хотите, чтобы они запомнили название вашей фирмы, то графическая вставка поможет вам в этом. С другой стороны, при ведении длительной повседневной переписки с одними и теми же клиентами, вставка лишних деталей в сообщение не уместна.
Еще одни вариант изображения – фотография рукописного автографа вашего руководителя или автора текста. Здесь тоже необходимо сразу расставить приоритеты. Если это первое письмо потенциальному партнеру или клиенту, то такой графический элемент сделает ваше послание оригинальным и запоминающимся, но если вы будет продолжать вставлять его постоянно при последующей переписке, это перестанет быть оригинальным и будет свидетельствовать об отсутствии у вас вкуса, такта и чувства меры.
Еще один нюанс – рукописный автограф в email может угрожать безопасности данных.
Остался последний и очень важный этап настройки финального блока сообщения. Нужно проверить, как он будет выглядеть в реальном письме и на разных платформах. Для этого вам нужно послать сообщение на свой собственный адрес и постараться открыть его на максимально возможном количестве устройств, браузеров и почтовых клиентов. Проверьте, как будет выглядеть финальный блок на мобильном телефоне, планшете, ноутбуке, в разных браузерах и в разных почтовых клиентах, типа Microsoft Outlook.
При обнаружении даже малейших помарок и нестыковок тщательно переделайте блок. Помните, что он будет тиражироваться во многих письмах на протяжении долгого времени.
Стандартная корпоративная подпись – этот вариант, который уместен во всех ситуациях и для любых писем. Как она выглядит? Сооснователь издания The Next Web Борис ван Зантен рекомендует такой вариант:
С уважением,
Борис ван Зантен
Сооснователь The Next Web, Twitter Counter и некоторых других.
Follow me on Twitter
Follow me on Facebook
Follow me on Linkedin
Перед подписью нужно поставить разделитель. Это горизонтальная линия, отделяющая подпись от основного текста письма. В принципе, это оптимальный вариант, если вы не склонны рисковать и перегружать письмо лишней информацией.
Приятное общение строится на мелочах, жестах вежливости и уважения, таких как приветствие, содержание письма и подпись. Если вы трепетно относитесь к тому, как ваши собеседники воспринимают вас в переписке, эта статья будет вам полезной. Сегодня мы хотим рассказать вам о том, как придумать хорошую подпись, и покажем, конечно же, плохие примеры. Куда же без них. 🙂
Подпись - не совсем заключение к письму. Она выражает ваше отношение к собеседнику, пожелания к работе, скорому прочтению и решению важного вопроса. Поэтому то, что вы пишете в конце письма, является залогом приятного и продуктивного общения в будущем.
Некоторые люди уже и забыли о существовании таких приятных слов, как «С наилучшими пожеланиями», «Всех благ», «Берегите себя» «Удачи», «Искренне ваш». И это не полный список.
Для того чтобы обратить внимание собеседника на содержание письма и даже поторопить, используйте такие вежливые фразы, как «Надеюсь на скорейшее решение вопроса», «Заранее спасибо за быстрый ответ» и подобные выражения.
С наилучшими пожеланиями,
команда Почты Mai.Ru
В неформальном письме вы можете совсем не подписываться - вас и так хорошо знают и нет нужды указывать ссылку на профиль в Linkedin. К тому же, если вы заранее адаптируете подпись под разные цели, то сократите себе время и силы в будущем и зарекомендуете себя как «человека, адекватно оценивающего ситуацию». Для таких людей в раю есть отдельный сад.
Да, странно, хочется поставить, ведь там конец предложения и конец письма. Но подпись в деловых письмах подпись является незаконченным предложением.
Тем более в деловой переписке. Укажите номер телефона и, например, страницу в социальной сети. Этого будет достаточно.
В Почте вы можете создать несколько подписей и выбирать нужную при написании письма в веб-версии. Если вы создали несколько подписей, отметьте по умолчанию ту, что собираетесь использовать чаще других. Остальные можно будет выбирать при надобности при нажатии на кнопку «Подпись» на панели инструментов при написании письма.
В приложениях Почты Mail.Ru есть заданная по умолчанию подпись «Отправлено из приложения Mail.Ru на iOS/Android». Рассказываем как изменить и добавить свою подпись.
Вы можете также поменять подпись для всех ящиков, которые подключены в приложении Почты Mail.Ru: Gmail, Yandex, Yahoo или на вашем личном домене - не имеет значения! Порядок действий тот же.
И напоследок, несколько примеров того, как делать нельзя.
То вопросов по поводу того как и какими средствами можно создать и отправить возникнуть в принципе не должно. Однако не все готовы сразу приступить в выполнению этой задачи если дело касается официальных писем, особенно когда автор письма ожидает получить на него ответ. Открою Вам маленький секрет деловой переписки, чем строже по своему характеру и стилю составлено письмо, тем больше шансов на ответную реакцию со стороны получателя. В этом уроке я приведу несколько образцов электронных писем, которые должны помочь пользователям определиться со своим собственным стилем и в дальнейшем составлять обращения наиболее грамотным образом.
Для начала, нужно определиться какого характера будет создаваемое нами письмо. Я подразделяю все исходящие письма на три основных вида:
Соответственно для всех трех типов у меня есть шаблонные заготовки, как в виде простых текстовых файлов, так и виде шаблонов, заточенных под определенные почтовые программы. Перейдем по порядку к каждому из них.
Здравствуйте (Добрый день), [имя человека, к которому происходит обращение]!
Имя желательно указывать в любом письме при общении, потому как личное обращение настраивает человека на дружеский лад. Впрочем, если имени разузнать так и не удалось, достаточно будет шаблонного приветствия.
Разрешите представить Вашему вниманию новую услугу (новый продукт) от нашей компании [наименование компании].
Позвольте предложить сотрудничество в сфере [наименование сферы деятельности].
Далее кратко описываете преимущества вашего предложения в ценовом варианте, либо каких-то качественных характеристиках. Главное не переусердствовать. Мегабайты текста, да еще и дополненные яркими бессмысленными картинками только отпугивают людей. Если получатель письма заинтересуется Вашим предложением с первых строчек, то обязательно свяжется в Вами для дополнительной информации.
Если Вы всерьез заинтересованы, чтобы нужные люди связывались с Вами при первом же обращении, то есть смысл подумать о доступности не только по электронной почте. Не лишним будет завести аккаунты в таких сервисах как ICQ и Skype. Иногда человеку намного проще связаться с Вами по обычному телефону, если номер такового, конечно будет предусмотрительно оставлен вами в подписи.
Для чего нужно дублировать собственный e-mail адрес в подписи, спросите вы, если таковой автоматически переправляется почтовым сервером. Тут действует правило, по которому излишняя информация в деловой переписке никогда не бывает ненужной. Представим ситуацию, когда Ваше письмо получает человек потенциально не заинтересованный в предложении, либо попросту не компетентный для корректного ответа на него. Он переправляет полученное сообщение другому пользователю, но при этом по каким-либо причинам информация об истинном отправителе теряется из автоматически добавленных данных, что приводит к затруднению связаться с Вами. Однако всегда достаточно будет взглянуть на подпись, чтобы определить автора письма и его необходимые контакты.
Здравствуйте (Добрый день)!
Либо, если известно имя адресата, то (Уважаемый, [Имя, Отчество])!
Прошу предоставить информацию о товаре (услуге) [наименование товара/услуги] с описанием полных характеристик и конкурентных качеств.
На основании Федерального закона РФ [номер и дата документа], прошу предоставить сведения [описываете необходимые для получения данные].
Можно также обратится к руководству того или иного сервиса в Интернете, при нарушении Ваших прав.
В связи с нарушением пункта [номер пункта в пользовательском соглашении] пользовательского соглашения, а именно: “[цитируете полный текст названного пункта]”, прошу провести проверку и принять соответствующие санкции в отношении виновного [ответственного (если речь идет о сотрудниках сервиса)] лица [сайта (наименование сайта)]. О результатах проверки и вмененных санкциях прошу сообщить по адресу [собственный адрес электронной почты].
Приветствую (Доброго времени суток) (Привет), [имя человека]!
При первом обращении в дружеской форме, хорошим показателем будет полнота Вашего текстового обращения. Корректно написанный, объемный текст укажет на Вашу высокую заинтересованность в контакте с нужным лицом и вызовет желание ответного обращения. Не забудьте развязать беседу несколькими первичными вопросами.
