Одним из важных документов при выдаче подотчетных денег является приказ руководителя. Правильно составленный приказ позволит обезопасить компанию от претензий налоговых органов. В статье подробно рассмотрим как составить приказ на выдачу подотчетных сумм в 2018 году.
С обновлением Центробанком указаний по ведению кассовых операций выдача подотчетных средств теперь ведется по новым правилам. С 19 августа 2017 года для выдачи подотчетной суммы можно составить только приказ, без написания заявления от сотрудника. Однако, организации не обязаны отменять установленные ранее правила. Если для компании удобно применять заявления, то она вправе их оставить (Читайте также статью ⇒ Деньги в подотчет в 2018 (кому, на что, оформление)).
Новая редакция Указаний Банка России не содержит информацию о том, какими именно документами нужно оформить распоряжение на выдачу подотчетных средств. Налоговые органы поясняют, что в таким документом должен быть приказ руководителя.
Рассмотрим как оформить приказ, чтобы избежать ненужных споров в налоговыми органами.
Составить приказ нужно в свободной форме. Однако содержать он должен четко сформулированную, а не «размытую» информацию. Если информация будет представлена в неточном виде, то организацию могут привлечь к административной ответственности за неправильное ведение кассовых документов. Штраф при этом составит 50 000 рублей. Помимо этого сотруднику на подотчетные средства могут начислить НДФЛ, если проверяющие налоговые инспекторы посчитают выданные денежные средства за доход работника.
Важно! «Размытые» формулировки в приказе на выдачу подотчетных сумм могут привести к штрафу в 50 000 рублей за нарушение правил хранения наличных денежных средств.
Приказ на выдачу суммы в подотчет должен содержать следующую информацию:
При перечислении денежных средств под отчет на карту сотруднику в приказе также потребуется указать реквизиты карты. Кроме того, следует указать срок, в течение которого подотчетный сотрудник должен принести в бухгалтерию авансовый отчет, то есть отчитаться по выданным средствам. Как правило на это выделяют 3 рабочих дня, после того, как истечет срок, на который были выданы деньги, либо с момента выхода сотрудника после командировки на работу. По рекомендации налоговиков в приказе лучше ставить конкретную дату для авансового отчета (Читайте также статью ⇒ Авансовый отчет АО-1. Как заполнить в 2018 году).
Отдельно стоит рассмотреть отчет по подотчетным суммам, перечисляемым на карту работника. На эти деньги Указания Центробанка не распространяются, так как они не относятся к «кассовым» операциям. Однако это не означает, что срок предоставления авансового отчета сотрудником может быть неопределенным. Он может отличаться от установленного трехдневного срока для выдачи наличных денег из кассы и составлять, например, 5 рабочих дней. При этом этот срок должен быть прописан в Положении о выдаче подотчетных средств, а также указан в приказе на выдачу этих денег.
Важно! Денежные средства в подотчет можно перечислить не только на зарплатную карту сотрудника, но и на его личную карту.
Приказ также можно оформить одновременно на несколько работников, а также на несколько сумм. Однако, согласно Указаниям Банка России приказ должен оформляться на каждую выдачу. Это означает, что выдавая в один день нескольким сотрудникам подотчетные деньги, составить можно один приказ. Но по каждому подотчетному лицу указывается ФИО, сумма и дата и фиксируется это в отдельной строке.
Приказ представляет собой распорядительный документ руководителя, поэтому подписывает его директор организации (Читайте также статью ⇒ Бухгалтерский счет 71. Учет расчетов с подотчетными лицами).
online-buhuchet.ru
Сегодня все лица в организации, которые имеют право на получение денежных средств, должны быть вписаны в специальный приказ о подотчетных лицах.
Именно это является основанием, на котором можно будет осуществлять выдачу наличных через кассу конкретным сотрудникам. Подобного рода документ должен быть сформирован обязательно.
Он будет использован для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности, а также для осуществления проверки камерального типа.
Отсутствие приказа о подотчетных лицах (положения) является серьезным основанием для наложения штрафа на юридическое лицо.
Следует помнить о большом количестве самых разных нюансов, так или же иначе связанных непосредственно с выдачей денег через кассу работникам.
Подобного рода операции должны соответствующим образом отражаться в документации – бухгалтерской и налоговой. В противном случае велика вероятность возникновения вопросов со стороны налоговой службы.
Особенно когда дело касается приказа подотчета наоборот. Подобные явления могут восприниматься ФНС:
Но в любом случае необходимо будет соответствующим образом уплачивать налоги. Во избежание возникновения различного рода спорных и конфликтных ситуаций стоит формировать внутреннее положение о расчетах с подотчетными лицами.
Образец данного документа можно легко найти в интернете. Следует лишь использовать в качестве источника только авторитетные ресурсы.
Подотчетными лицами являются сотрудники организации, которые получают средства для покрытия возможных расходов.
При этом перечень расходов, на которые конкретная организация имеет право выдавать средства, ограничен. Данный список расходов включает в себя следующее:
Обозначенный выше перечень является открытым, и организация имеет право добавлять в него какие-либо иные пункты. Но следует помнить, что расходы должны быть необходимыми и экономически обоснованными.
Данный момент Федеральная налоговая служба проверяет максимально тщательно. При наличии малейшего подозрения в отмывании средств налоговая служба обязательно назначит камеральную проверку.
Полученные средств запрещается передавать на руки третьим лицам. Составление приказа о подотчетных лицах имеет очень большое количество самых разных нюансов.
Именно поэтому необходимо будет предварительно ознакомиться со всеми ними. Это позволит избежать всевозможных типичных ошибок, которые, впоследствии, могут привести к достаточно серьезным проблемам.
К наиболее важным вопросам по данному поводу сегодня можно отнести следующее:
Ознакомиться с подобными моментами стоит всем лицам, которые тем или же иным образом связаны непосредственно с составлением приказа подобного рода.
Либо они сами являются подотчетными сотрудниками, получающими наличные средства из кассы организации.
Одним из основополагающих моментов, позволяющих избежать недочетов при составлении документации рассматриваемого типа, является хорошее знание действующего законодательства, нормативной базы.
Как заполнить расходно-кассовый ордер при выдаче подотчет, читайте здесь.
Но при этом для понимания всех нормативно-правовых документов требуется в обязательном порядке ознакомиться с основополагающими терминами.
К наиболее важным и часто встречающимся можно отнести:
Сам термин «подотчетность» подразумевает необходимость осуществления отчетности за выполнение каких-либо определенных действий. Чаще всего за осуществление трат средств, выданных на определенные цели.
Это могут быть командировка или же иное. При этом следует помнить, что далеко не все сотрудники какого-либо конкретного предприятия имеют право на получение средств из кассы.
Они обозначаются как «подотчетные лица». Основанием для возникновения права на получение средств из кассы организации является включение в «приказ о подотчетных сотрудниках».
Данный документ оформляется согласно действующему законодательству. Формат его не унифицирован. Тем не менее, составление его требует некоторого опыта и знаний.
Наличие ошибок может быть воспринято ФНС как попытка уменьшить налогооблагаемую базу. А это является серьезным нарушением законодательства.
«Срок выдачи» - время, в течение которого работник, получивший некоторое количество средств, должен в обязательном порядке отчитаться за них.
На данный момент продолжительность данного периода времени составляет ровно 3 дня. Но при этом всегда учитываются различные сопутствующие факторы.
Если сотрудник был в командировке и средства выдавались ему для погашения расходов, возникших по причине нахождения в ней, то отчитываться он должен через 3 дня по прибытию.
«Аванс» - некоторое количество средств, которое было выдано конкретному лицу заранее. Согласно действующему законодательству, выдача средств в дальнейшем будет возможна только после осуществления отчета по авансу.
Реализация процедуры выдачи самих денег, за которые впоследствии необходимо будет отчитаться, может быть осуществлена только при оформлении РКО – расчетного кассового ордера.
Именно на основании данного документа допускается получение наличных. РКО также имеет свои особенности.
Основное назначение документа рассматриваемого типа – законное обоснование выдачи наличных средств через кассу физическим лицам, которые являются работниками конкретной организации.
При отсутствии подотчетного приказа передача наличных средств сотруднику предприятия будет попросту незаконна .
Если же подобное действие все же обнаружено налоговой службой при проверке, будет наложен достаточно существенный штраф. Вторая функция документа рассматриваемого типа – учетная.
Приказ позволяет при необходимости стребовать с сотрудника определенную сумму денег. Благодаря подотчетности работнику не позволят попросту «забыть» о полученных на какие-либо цели деньгах.
Потому составление подобного рода бумаг выгодно, прежде всего, самому предприятию. Таким образом, можно будет упорядочить хозяйственную часть, бухгалтерский учет.
Формат подотчетного приказа регламентируется внутренними актами конкретной организации, являющейся юридическим лицом.
Но при этом необходимо помнить, что не допускается наличие каких-либо противоречий с действующим по этому поводу законодательством. Если оно имеет место, то данный приказ будет считаться попросту недействительным.
В нормативную базу по поводу данного вопроса на сегодняшний день можно включить следующее:
Такая кассовая операция, как получение денежных средств подотчетным лицам, зачастую связана с нарушением финансовой дисциплины в компании. Чтобы не допустить такой ситуации, вам следует четко регламентировать порядок выдачи денег в подотчет. Мы расскажем, какие для этого нужны документы, и дадим образец приказа на выдачу подотчетных сумм (2017).
Все организации, в соответствии с ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам. В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники. Наладить или укрепить финансовую дисциплину в работе с подотчетниками вам поможет предлагаемый в статье образец приказа на подотчетные суммы (будут даны 2 варианта документа).
Отметим, что с 19 августа 2018 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).
Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе. Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.
Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:
Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.
Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2018 года. Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам. Да и сам факт издания распоряжения руководства и ознакомления с ним создаст у работника более значительное чувство ответственности, чем его заявление.
Цели выдачи наличных работникам могут быть различными. Например, покупка необходимых канцтоваров, запасных частей к автомобилю, командировочные, представительские расходы и т.п.
Чтобы выдать работнику наличные деньги под отчет, предприятию следует выполнить ряд формальностей. Одной из таких формальностей является издание приказа о выдаче подотчетных сумм (образец можно скачать здесь). Такой приказ, полученный бухгалтерией предприятия, станет основанием для оформления и выдачи работнику наличных.
Правила, которыми организациям следует руководствоваться при выдаче наличных, утверждены Указанием Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У.
Согласно пункту 6.3 указанных Правил при соответствующей выдаче подотчетных сумм оформляется расходный кассовый ордер по унифицированной форме 0310002. Оформление осуществляется на основании заявления работника, написанного им в свободной форме (с указанием требуемых суммы и срока).
Из пункта 213 Инструкции к Единому плану счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 01 декабря 2010 года № 157н, следует, что долг подотчетных лиц – это сумма наличных, полученная в соответствии с приказом руководителя предприятия на основании соответствующего заявления, в котором указаны цель выдачи денег, обоснование суммы и срок, на который сумма должна быть выдана.
Следовательно, издавать приказ (распоряжение) о выдаче подотчетных средств надлежит при каждой такой выдаче.
Важно помнить, что:
Вышеуказанные Правила гласят, что подотчетному лицу необходимо не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который получены наличные, или со дня выхода этого лица на работу предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему соответствующие документы в подтверждение расходов.
С 19 августа правила подотчета изменились . Теперь подотчетные деньги бухгалтер должен выдавать на основании специального приказа на подотчет. Образец такого документа скачайте у нас.
Распорядительный документ, на основании которого фирма может выдать подотчетные, - это приказ, распоряжение, решение. Полный список назван в ГОСТ Р 6.30-2003. Справку-расчет или расходный кассовый ордер нельзя отнести к распорядительным документам.
Составьте приказ в произвольной форме, укажите сумму и срок, на который выдаете деньги, поставьте дату и подпишите документ у руководителя. То есть заполните все те же данные, которые указывал подотчетник в заявлении. В одном приказе можно указать сразу несколько подотчетников.
Если работник едет в командировку, то отдельное распоряжение на выдачу подотчетных можно не оформлять. В приказе о командировке добавьте сумму и срок, на который даете деньги для поездки.
Законодательство меняется чаще, чем вы заходите на наш сайт! Чтобы не пропустить ни одной важной бухгалтерской новости, подпишитесь на ежедневную новостную рассылку. Это бесплатно.
Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ
Такая кассовая операция, как получение денежных средств подотчетным лицам, зачастую связана с нарушением финансовой дисциплины в компании. Чтобы не допустить такой ситуации, вам следует четко регламентировать порядок выдачи денег в подотчет. Мы расскажем, какие для этого нужны документы, и дадим образец приказа на выдачу подотчетных сумм (2017).
Все организации, в соответствии с ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам. В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники. Наладить или укрепить финансовую дисциплину в работе с подотчетниками вам поможет предлагаемый в статье образец приказа на подотчетные суммы (будут даны 2 варианта документа).
Отметим, что с 19 августа 2018 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).
Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе. Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.
Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:
Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.
Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2018 года. Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам. Да и сам факт издания распоряжения руководства и ознакомления с ним создаст у работника более значительное чувство ответственности, чем его заявление.
Приказ о подотчетных лицах — образец 2017-2018 годов представлен далее — оформляется, как правило, бухгалтерской службой и утверждается руководителем предприятия. Как составить такой приказ и что в нем отобразить?
Приказ о назначении подотчетных лиц – образец такого документа разрабатывается на каждом предприятии. Этот приказ является локальным нормативным документом, в котором утверждается список сотрудников, обладающих правом получать средства авансом для произведения целевых платежей для нужд компании. Данный документ в обязательном порядке утверждается руководителем компании.
Кроме перечня лиц, которым выдаются деньги под отчет, приказ о подотчетных лицах — образец его оформления будет представлен ниже — содержит информацию о предельных суммах выдаваемых авансом средств для обеспечения нужд предприятия, а также максимальных сроках, на которые средства выдаются. При этом указанные сроки предоставления авансовых отчетов не должны превышать нормативных.
Среди подотчетных лиц могут быть указаны любые работники фирмы, которым в служебных целях выдаются средства на организационные, представительские или хозяйственные нужды предприятия. Среди обязанностей подотчетных лиц указывается не только произведение трат по целевому назначению, но и своевременное предоставление в бухгалтерию письменного отчета с подложенными подтверждающими документами, а также возврат в кассу неиспользованных средств.
Локальный акт - приказ о подотчетных лицах - должен содержать следующие реквизиты:
Расположение реквизитов при этом должно быть следующим:
Приказ о подотчетных лицах образца 2017-2018 годов должен содержать указание о предельном сроке, на который могут выдаваться деньги под отчет. Дело в том, что в соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У срок, на который выдаются деньги под отчет, ничем не регламентируется, кроме распоряжения руководителя предприятия (путем издания упомянутого выше приказа).
Однако существуют нормативные ограничения по конечной дате сдачи отчета - не позднее трех дней после завершения срока, на который были выданы средства под отчет. Кроме того, по указанию № 3210-У с 19.08.2017 действует правило, что вновь под отчет могут быть выданы средства, даже если подотчетное лицо не отчиталось по предыдущей выданной авансом сумме.
О других нововведениях 2017 года в расчетах с подотчетными лицами читайте здесь.
В связи с тем, что в приказе должно быть указано достаточно много информации, которая сыграет важную роль при бухгалтерском учете средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами, необходимо составить данный документ максимально правильно. Форма такого приказа не является унифицированной и никаким госорганом не утверждена.
Поэтому, имея перед глазами заполненный образец этого локального акта, бухгалтерам будет проще разработать собственный документ. Заполненный образец приказа о подотчетных лицах вы сможете скачать на нашем сайте.
Каждое предприятие (ИП) в обязательном порядке должно утвердить приказ о подотчетных лицах, чтобы иметь возможность выделять средства своим сотрудникам под отчет для произведения закупок для нужд предприятия. В указанном приказе, кроме перечня ответственных лиц, должна быть отображена информация о граничном сроке выдаваемых под отчет средств и их предельной сумме.
Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях
Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!
Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом строго оговорены законом и привязаны к последнему дню того временного промежутка, на который выдаются деньги под отчет. Правильно составленный, проверенный и утвержденный отчет служит основанием для принятия произведенных подотчетником затрат и формирования бухгалтерских проводок. Что и как должен проверить бухгалтер, чтобы не допустить ошибок в учете, вы узнаете из этой статьи.
За полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник - подотчетное лицо должен отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций. » от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:
Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.
Срок, на который подотчетник получает необходимое ему количество денег, указывается им в его заявлении на имя руководителя.
Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.
ВАЖНО! В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру - сделать соответствующую проводку.
Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 19.08.2017 деньги под отчет могут выдаваться не только на основании заявления работника, но и по распорядительному документу (приказу) работодателя. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.
О возможности выдавать деньги подотчетному лицу до представления отчета по предыдущему авансу читайте в публикации «Новые правила работы с подотчетниками».
Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов - чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.
Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты - об этом говорится в письме Минфина России «О правомерности перечисления. » от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.
Бланком для авансового отчета может служить форма АО-1, утвержденная Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55. Она не является обязательной, поэтому разрешается разработать свою форму отчета за полученный аванс с учетом специфики предприятия и соблюдением всех требований для заполнения необходимых реквизитов согласно п. 2 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Бланк авансового отчета и образец его заполнения ищите здесь.
В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.
Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:
ВАЖНО! После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку.
Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.
Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.
Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).
Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.
В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).
На момент проверки авансового отчета выданные деньги отражаются на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После утверждения его руководителем бухгалтеру нужно сделать проводки по Кт 71 в корреспонденции со счетами произведенных затрат:
Добрый день!
ПРИКАЗ № 1
г. Москва 01.04.2013
О назначении подотчетных лиц
— директора Иванова А.В.
— командировочные расходы;
— представительские расходы;
— хозяйственные расходы;
— приобретение ГСМ;
— прочие расходы.
Директор А.В. Иванов
ООО «Рога и копыта»
Честно говоря, про подотчетников лучше прописать в учетной политике, в качестве приложения утвердить список подотчетных лиц. Но если хотите приказ, предлагаю вам образец:
ПРИКАЗ № 1
г. Москва 01.04.2013
О назначении подотчетных лиц
1. Назначить подотчетными лицами следующих сотрудников:
— директора Иванова А.В.
— финансового директора Сидорова А.Н.
2. Установить срок предоставления отчетов по выданным авансам 3 календарных дня.
3. Выдавать под отчет наличные денежные средства на:
— командировочные расходы;
— представительские расходы;
— хозяйственные расходы;
— приобретение ГСМ;
— прочие расходы.
4. Установить лимит выдачи денежных средств в подотчет в размере до 100 000 рублей.
5. Установить норму возмещения командировочных расходов по краткосрочным командировкам по территории России 700 рублей.
Директор А.В. Иванов
ООО «Рога и копыта»
Подобные приказы (соблюдая при этом требования законодательства о порядке выдачи в подотчет) имеет смысл издавать на предприятиях в целях дисциплинирования подчиненных подотчетных лиц, но никак не в случае директора-подотчетника.
Цитата (Мариэль): Добрый день!
Честно говоря, про подотчетников лучше прописать в учетной политике, в качестве приложения утвердить список подотчетных лиц. Но если хотите приказ, предлагаю вам образец:
ПРИКАЗ № 1
г. Москва 01.04.2013
О назначении подотчетных лиц
1. Назначить подотчетными лицами следующих сотрудников:
— директора Иванова А.В.
— финансового директора Сидорова А.Н.
2. Установить срок предоставления отчетов по выданным авансам 3 календарных дня.
3. Выдавать под отчет наличные денежные средства на:
— командировочные расходы;
— представительские расходы;
— хозяйственные расходы;
— приобретение ГСМ;
— прочие расходы.
4. Установить лимит выдачи денежных средств в подотчет в размере до 100 000 рублей.
5. Установить норму возмещения командировочных расходов по краткосрочным командировкам по территории России 700 рублей.
Директор А.В. Иванов
ООО «Рога и копыта»
Цитата (Мариэль): Добрый день!
Честно говоря, про подотчетников лучше прописать в учетной политике, в качестве приложения утвердить список подотчетных лиц. Но если хотите приказ, предлагаю вам образец:
ПРИКАЗ № 1
г. Москва 01.04.2013
О назначении подотчетных лиц
1. Назначить подотчетными лицами следующих сотрудников:
— директора Иванова А.В.
— финансового директора Сидорова А.Н.
2. Установить срок предоставления отчетов по выданным авансам 3 календарных дня.
3. Выдавать под отчет наличные денежные средства на:
— командировочные расходы;
— представительские расходы;
— хозяйственные расходы;
— приобретение ГСМ;
— прочие расходы.
4. Установить лимит выдачи денежных средств в подотчет в размере до 100 000 рублей.
5. Установить норму возмещения командировочных расходов по краткосрочным командировкам по территории России 700 рублей.
Директор А.В. Иванов
ООО «Рога и копыта»
То есть получается, что на заявлении подотчетного лица-директора (он же главный бухгалтер) можно им же-директором написать резолюцию, что деньги выданы, скажем, на год, и отчитаться через три дня по истечении года. Теоретически так можно?
www.buhonline.ru
К подотчетным суммам можно отнести не только авансы на командировочные расходы, но и выдачу денег на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, основных средств, ГСМ, продуктов питания и прочие траты на нужды учреждения.
Выдавать средства подотчет можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов. В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет. Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2018 года.
В бюджетном учреждении должен быть установлен лимит расчетов с подотчетными лицами и максимальный срок, на который выдаются деньги. Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки.
Предельный срок сдачи авансового отчета - не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок. А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки).
Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств. Теперь выдать деньги подотчет можно на основании либо только приказа руководителя, либо заявления сотрудника с резолюцией директора.
На практике большинство бухгалтерских и кадровых работников продолжают требовать оба документа. Почему? Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета. Проверяющий обязательно потребует обосновать сложившиеся расходы. Так и наоборот, заявление с резолюцией директора, но без официального распоряжения многие проверяющие признают недостаточным.
Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение.
Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:
Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера. Если в организации отсутствует бухгалтерия, то контроль за соблюдением данного распоряжение должен быть возложен на руководителя.
Химки опека и попечительство телефон адрес По случаю 10-летия Дня семьи, любви и верности в 2017 году Фонд социально-культурных инициатив при участии Министерства культуры Российской Федерации, Департамента культуры города Москвы и […]
Одним из важных документов при выдаче подотчетных денег является приказ руководителя. Правильно составленный приказ позволит обезопасить компанию от претензий налоговых органов. В статье подробно рассмотрим как составить приказ на выдачу подотчетных сумм в 2018 году.
Новая редакция Указаний Банка России не содержит информацию о том, какими именно документами нужно оформить распоряжение на выдачу подотчетных средств. Налоговые органы поясняют, что в таким документом должен быть приказ руководителя.
Рассмотрим как оформить приказ, чтобы избежать ненужных споров в налоговыми органами.
Составить приказ нужно в свободной форме. Однако содержать он должен четко сформулированную, а не «размытую» информацию. Если информация будет представлена в неточном виде, то организацию могут привлечь к административной ответственности за неправильное ведение кассовых документов. Штраф при этом составит 50 000 рублей. Помимо этого сотруднику на подотчетные средства могут начислить НДФЛ, если проверяющие налоговые инспекторы посчитают выданные денежные средства за доход работника.
Важно! «Размытые» формулировки в приказе на выдачу подотчетных сумм могут привести к штрафу в 50 000 рублей за нарушение правил хранения наличных денежных средств.
Приказ на выдачу суммы в подотчет должен содержать следующую информацию:
Отдельно стоит рассмотреть отчет по подотчетным суммам, перечисляемым на карту работника. На эти деньги Указания Центробанка не распространяются, так как они не относятся к «кассовым» операциям. Однако это не означает, что срок предоставления авансового отчета сотрудником может быть неопределенным. Он может отличаться от установленного трехдневного срока для выдачи наличных денег из кассы и составлять, например, 5 рабочих дней. При этом этот срок должен быть прописан в Положении о выдаче подотчетных средств, а также указан в приказе на выдачу этих денег.
Важно! Денежные средства в подотчет можно перечислить не только на зарплатную карту сотрудника, но и на его личную карту.
Приказ также можно оформить одновременно на несколько работников, а также на несколько сумм. Однако, согласно Указаниям Банка России приказ должен оформляться на каждую выдачу. Это означает, что выдавая в один день нескольким сотрудникам подотчетные деньги, составить можно один приказ. Но по каждому подотчетному лицу указывается ФИО, сумма и дата и фиксируется это в отдельной строке.
Как уже указывалось выше, важным при выдаче подотчетных средств является оформление приказа на выдачу.
Рассмотрим некоторые формулировки, которые могут вызвать у проверяющих органов сомнения и привести к наложению на организацию штрафа в 50 000 рублей.
Приведенные в качестве примера формулировки не содержат точной информации о конкретной выдаче денежных средств. Кроме того в них не указывается срок, на который выдаются подотчетные средства работнику. Проверяя такие документы, налоговики вправе посчитать выдачу денежных средств доходом сотрудника, что приведет к ненужным последствиям для компании и работника.
Для того, чтобы выдача подотчетных средств не привела к начислению штрафов, составить приказ нужно правильно. Формулировка может быть следующая:
Такие варианты формулировок содержат необходимую информацию, поэтому претензий со стороны проверяющих органов не будет.
Приведем образец приказа на выдачу подотчетных сумм.
Так как приказ может оформляться одновременно на выдачу подотчетных средств нескольким сотрудникам, приведем образец приказа о выдаче подотчетных денег при направлении работников в командировку.
Выдача денежных средств из кассы в подочет распространяется не только на работников организации, но и на его руководителя. В этом случае также необходимо оформить приказ на выдачу денег. В нем следует указать цель выдачи, размер и срок, в течение которого руководитель должен купить необходимые для организации товары. Даже если в организации оставили написание заявлений от сотрудников на выдачу подотчетных средств, директору писать его не нужно. Достаточно оформить приказ, в котором руководитель будет являться одновременно и подотчетным лицом.
Приказ о выдаче подотчетных сумм пишется в случае, когда необходимо выдать определенную денежную сумму одному из сотрудников предприятия.
ФАЙЛЫ
В понятие «подотчетная сумма» входит некое количество денег, которое бухгалтерия организации по распоряжению руководства передает ответственным лицам.
Деньги могут предоставляться на самые разные цели:
Обычно перечень работников, которым допускается выдача подотчетных сумм, указывается в соответствующем распоряжении. Это может быть бухгалтер, водитель, секретарь, завхоз и прочие работники, в обязанности которых среди прочего входит покупка необходимых товарно-материальных ценностей, а также те, кто регулярно ездит в служебные поездки.
Для того, чтобы сотрудник предприятия мог получить необходимые средства, он должен написать специальное заявление, в котором указывается количество требуемых денег, их назначение и срок, в течение которого они будут потрачены.
Следует отметить, что одним из важнейших условий выдачи денег под отчет является отсутствие долгов по прежним подотчетным суммам.
Руководство каждой организации самостоятельно определяет, кому, сколько и для решения каких задач выделять денег.
Однако надо помнить, что существует порог максимально допустимой суммы, которой представитель одного юр.лица может рассчитываться с работником другого юр.лица – это 100 тыс. рублей (с течением времени этот лимит может меняться).
После того, как подотчетные средства будут потрачены, лицо, производившее затраты, должно отчитаться перед бухгалтерией.
Сделать это нужно не позднее чем через три дня после того дня, который указан крайним для использования денег.
Для этого к отчету о расходах должны быть прикреплены следующие документы:
Затем все документы надлежащим образом проверяются бухгалтером.
Высшие должностные лица в организациях редко самостоятельно занимаются созданием разного рода бумаг. Обычно эту функцию выполняют либо секретари, либо руководители структурных подразделений, либо юристы – в зависимости от того, какой именно бланк нужно сформировать.
Приказ о подотчетных суммах обычно пишется с подачи отдела бухгалтерии либо в самом отделе, либо в секретариате.
Вне зависимости от того, кто именно занят в составлении бланка, приказ в обязательном порядке должен быть подписан директором предприятия.
Связано это с тем, что любые приказы всегда формируются от его имени (или от лица сотрудника, временно исполняющего его обязанности).
Кроме того, под документом должны расписаться и все работники, в нем указанные. Так они зафиксируют то, что ознакомились с распоряжением и готовы к его выполнению.
Приказы, издаваемые на предприятии, всегда должны на чем-то базироваться. Под этим понимается основание и обоснование, которые обязательно должны присутствовать в каждом начальственном распоряжении.
В качестве основания применяется статья закона (и конкретные его пункты), которая имеет прямое отношение к издаваемому приказу или же ссылка на внутренний документ предприятия (акт, служебную или докладную записку, какое-то положение в учетной политике и т.д.). Обоснование – это фактический повод для создания распоряжения.
На сегодняшний день к приказам, выпускаемым внутри коммерческих организаций, строгих требований не предъявляется. Это обозначает то, что писать их можно в свободном виде. Исключение составляют те ситуации, когда на предприятии есть свой разработанный стандарт документа – в таких случаях распоряжение директора нужно писать по его типу.
Приказ допустимо делать как в рукописном, так и в печатном формате – это никакого значения в определении роли законности его статуса не имеет. Единственный момент, на котором стоит заострить внимание: электронный бланк надо обязательно распечатать – для простановки подписей, без которых документ не станет действительным.
Любое издаваемое в компании распоряжение нужно обязательно зафиксировать в специальном учетном журнале, который, как правило, находится у секретаря или иного работника, отвечающего за регистрацию такого рода бланков. Нужно это для того, чтобы обозначить сам факт создания приказа, а также для того, чтобы в дальнейшем при надобности документ легко можно было найти. В журнале достаточно указать название приказа, номер и дату его составления.
Все приказы, издаваемые в компании, подлежат обязательному хранению. Длительность этого периода определяется либо правилами учетной политики, установленной внутри компании, либо законодательством РФ.
После того, как данный срок окончится, приказ можно либо передать в архив, либо уничтожить (с соблюдением процедуры, также указанной в законодательстве).
Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.
Вначале бланка напишите:
После этого переходите к основному блоку. Тут укажите:
В заключение соберите подписи всех сотрудников, которые указаны в документе.
Работники, которые получают денежные средства на административно-хозяйственные и иные нужды и которые должны предоставлять отчет по расходованию денег в интересах работодателя, именуются подотчетными лицами или подотчетниками. Типичные примеры подотчетников - это командируемые работники, а также работники, которые приобретают для работодателя ТМЦ. В принципе, подотчетником может быть не только работник организации, но и, например, лицо, выполняющее работы по ГПД.
О том, как ведется бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами, мы рассказывали в нашей . О том, как составить приказ о назначении подотчетных лиц, расскажем в этом материале.
Кому выдавать денежные средства под отчет, работодатель решает сам. Издавать для этого какой-либо организационно-распорядительный документ, к примеру, приказ, в котором определять перечень подотчетных лиц, закон не обязывает. В то же время, в зависимости от специфики деятельности и особенностей управления в организации такой приказ может издаваться.
Приказ составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О., должности лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет.
Если в организации нет разработанного, скажем, Положения о расчетах с подотчетными лицами или аналогичной инструкции, в приказе можно зафиксировать, например, срок выдачи денежных средств под отчет, когда такой срок единый во всех случаях выдачи денежных средств, а также иные особенности выдачи подотчетных денег.
С приказом о выдаче средств под отчет необходимо ознакомить указанных в нем лиц.
Приведем для приказа об утверждении перечня подотчетных лиц в организации образец его заполнения.
Напоминаем, что приказ об утверждении перечня подотчетных лиц не является документом, на основании которого подотчетнику могут выдаваться наличные. Для непосредственной выдачи денег потребуется либо соответствующий приказ работодателя на конкретную выдачу определенной суммы указанному лицу, либо заявление подотчетника, завизированное руководителем (
