Введение
1. Моделирование бизнес-процессов
2. Классификация бизнес-процессов
3. Стандарты моделирования бизнес-процессов
Заключение
Список используемых источников
ВВЕДЕНИЕ
Понятие «моделирование бизнес-процессов» пришло в быт большинства аналитиков одновременно с появлением на рынке сложных программных продуктов, предназначенных для комплексной автоматизации управления предприятием.
Подобные системы всегда подразумевают проведение глубокого предпроектного обследования деятельности компании. Результатом этого обследование является экспертное заключение, в котором отдельными пунктами выносятся рекомендации по устранению «узких мест» в управлении деятельностью.
На основании этого заключения, непосредственно перед проектом внедрения системы автоматизации, проводится так называемая реорганизация бизнес-процессов, иногда достаточно серьезная и болезненная для компании. Это и естественно, сложившийся годами коллектив всегда сложно заставить «думать по-новому». Подобные комплексные обследования предприятий всегда являются сложными и существенно отличающимися от случая к случаю задачами.
Для решения подобных задач моделирования сложных систем существуют хорошо обкатанные методологии и стандарты. К таким стандартам относятся методологии семейства IDEF. С их помощью можно эффективно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных разрезах. При этом широта и глубина обследования процессов в системе определяется самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую модель излишними данными.
Моделирование бизнес-процессов позволяет проанализировать не только, как работает предприятие в целом, как оно взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте.
Существует несколько подходов к определению понятия «моделирование бизнес-процессов»:
- это описание бизнес-процессов предприятия позволяющее руководителю знать, как работают рядовые сотрудники, а рядовым сотрудникам - как работают их коллеги и на какой конечный результат направлена вся их деятельность;
моделирование бизнес-процессов - это эффективное средство поиска возможностей улучшения деятельности предприятия;
моделирование бизнес-процессов - это средство позволяющее предвидеть и минимизировать риски, возникающие на различных этапах реорганизации деятельности предприятия;
моделирование бизнес-процессов - это метод, позволяющий дать стоимостную оценку каждому процессу, взятому в отдельности, и всем бизнес-процессам на предприятии, взятым в совокупности .
Современные предприятия вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности. Это требует разработки новых технологий и приемов ведения бизнеса, повышения качества конечных результатов деятельности и, конечно, внедрения новых, более эффективных методов управления и организации деятельности предприятий.
Бизнес-процесс – это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы производителя, создает ценность и выдает результат потребителю. Среди основных причин, побуждающих организацию оптимизировать бизнес-процессы, можно выделить необходимость снижения затрат или длительности производственного цикла, требования, предъявляемые потребителями и государством, внедрение программ управления качеством, слияние компаний, внутриорганизационные противоречия и др.
Моделирование бизнес-процессов – это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании, средство прогнозирования и минимизации рисков, возникающих на различных этапах реорганизации предприятия. Этот метод позволяет дать стоимостную оценку каждому отдельному процессу и всем бизнес-процессам организации в совокупности.
Решения по моделированию бизнес-процессов обычно принимается по причинам, представленным на рисунке 1.
Рисунок 1 - Причины, по которым принимается решение по моделированию бизнес-процессов
Моделирование бизнес-процессов затрагивает многие аспекты деятельности компании:
изменение организационной структуры;
оптимизацию функций подразделений и сотрудников;
перераспределение прав и обязанностей руководителей;
изменение внутренних нормативных документов и технологии проведения операций.
Целью моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме более удобной для аналитической обработки полученной информации. Модель должна отражать структуру бизнес-процессов организации, детали их выполнения и последовательность документооборота .
Моделирование бизнес-процессов организации включает два этапа структурное и детальное.
Структурное моделирование бизнес-процессов организации может выполняться в нотации IDEF0 с использованием инструментария BPwin или на языке UML с использованием инструментария Rational Rose. Детальное моделирование выполняется на языке UML.
На этапе структурного моделирования в модели должны быть отражены:
существующая организационная структура;
документы и иные сущности, используемые при исполнении моделируемых бизнес-процессов и необходимые для моделирования документооборота, с описаниями их основного смысла;
структуру бизнес-процессов, отражающую их иерархию от более общих групп к частным бизнес-процессам;
диаграммы взаимодействия для конечных бизнес-процессов, отражающие последовательность создания и перемещения документов (данных, материалов, ресурсов и т.п.) между действующими лицами.
Детальное моделирование бизнес-процессов выполняется в той же модели и должно отражать требуемую детализацию и должна обеспечить однозначное представление о деятельности организации.
Детальная модель бизнес-процесса должна включать:
набор прецедентов отражающих возможные варианты выполнения бизнес-процессов «как есть»;
диаграммы действий, детально описывающие последовательность выполнения бизнес-процессов;
диаграммы взаимодействия, отражающие схемы документооборота.
Бизнес-операция - совокупность действий, процедур, составляющих содержание одного акта бизнес-деятельности.
Бизнес-операция обычно начинается с производства или закупки партии товара по заранее намеченному плану действий и завершается продажей товара и получением прибыли. Бизнес-операции называют также сделками .
Бизнес-функция – это задача, которую решает компания для собственного выживания и для достижения поставленных целей. Функция отвечает на вопрос что делать . Разумеется, в рамках компании можно выделить множество функций. Так любая бизнес-система должна обладать такими функциями, как управление финансами, производство, продажи.
Бизнес-Модель - это то, что делает компания и благодаря чему она зарабатывает деньги (Том Мэлоун)
Бизнес-стратегия есть теория, бизнес-модель - гипотеза (Николас Карр)
Бизнес-модель - это представление набора связанных модельных элементов, определяющих внутреннюю и внешнюю среду компании в рамках единой системы .
2. КЛАССИФИКАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Выделяют следующую классификацию :
В зависимости от места бизнес-процессов в организационной структуре компании выделяют следующие бизнес-процессы:
горизонтальные процессы – процессы, отражающие взаимодействие по горизонтали;
индивидуальные горизонтальные процессы – процессы, выполняемые отдельными работниками (организационными единицами);
межфункциональные горизонтальные процессы – процессы, выполняемые многими работниками (организационными единицами);
вертикальные процессы – процессы, отражающие взаимодействие работников (организационных единиц) по вертикали;
интегрированные процессы – процессы, отображающие взаимодействие участников процессов по вертикали и по горизонтали.
В зависимости от степени их сложности выделяют:
монопроцессы – односложные процессы;
вложенные процессы - монопроцессы, входящие в состав более сложного процесса (макропроцесса);
связанные процессы – выделенные и последовательно реализуемые по определенному алгоритму монопроцессы.
В зависимости от их предназначения:
основные бизнес-процессы – горизонтальные бизнес-процессы, обеспечивающие выполнение реальных операционных задач, связанных с созданием продукта и реализацию его клиенту; - это процессы, операции которых имеют прямое отношение к продукту предприятия и тем самым влияют на создание добавленной стоимости;
поддерживающие бизнес–процессы – горизонтальные бизнес-процессы, обеспечивающие исполнение основных процессов, они не имеют непосредственного отношения к производимым товарам и услугам, однако, без них невозможно выполнение операций по созданию добавленной стоимости;
бизнес-процессы управления – вертикальные бизнес-процессы, обеспечивающие управление деятельностью компании, основными и поддерживающими бизнес-процессами. Это процессы формирования стратегии, планирования бизнеса и контроля.
В зависимости от их места в иерархии целей организации:
бизнес-процессы верхнего уровня – процессы, направленные на реализацию стратегических целей компании, наиболее значимые для компании;
бизнес-процессы среднего уровня – бизнес-процессы, направленные на реализацию тактических целей;
бизнес-процессы нижнего уровня бизнес-процессы, направленные на реализацию оперативных целей.
В зависимости от степени их детализации :
макропроцессы – укрупненные бизнес-процессы имеющие степень детализации необходимую чтобы описать бизнес-процессы верхнего уровня;
субпроцессы – бизнес-процессы имеющие степень детализации необходимую для описания бизнес-процессов среднего уровня;
микропроцессы – бизнес-процессы, имеющие предельно максимальную степень детализации, используются для описания бизнес-процессов нижнего уровня.
В рамках основных составляющих сбалансированной системы показателей:
финансовые бизнес-процессы;
клиентские бизнес-процессы;
бизнес – процессы производства;
бизнес-процессы развития, обучения и роста.
Стандарт функционального моделирования IDEF0
Стандарт IDEF0 считается классическим методом процессного подхода к управлению. Основной принцип процессного подхода заключается в структурировании деятельности организации в соответствии с ее бизнес-процессами, а не организационно-штатной структурой. Именно бизнес-процессы, формирующие значимый для потребителя результат, представляют ценность, и именно их улучшением предстоит в дальнейшем заниматься.
Стандарт IDEF 0 представляет собой совокупность правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области.
Модель IDEF 0 представляет собой серию диаграмм с сопроводительной документацией, разбивающих сложный объект на составные части, которые изображены в виде блоков. Детали каждого из основных блоков показаны в виде блоков на других диаграммах. Каждая детальная диаграмма является декомпозицией блока из диаграммы предыдущего уровня. На каждом шаге декомпозиции диаграмма предыдущего уровня называется родительской для более детальной диаграммы. Общее число уровней в модели (включая контекстный) не должно превышать 5-6. Практика показывает, что этого вполне достаточно для построения полной функциональной модели современного предприятия любой отрасли .
Стандарт информационного моделирования IDEF1
Стандарт IDEF1 был разработан как инструмент для анализа и изучения взаимосвязей между информационными потоками в рамках коммерческой деятельности предприятия. Применение методологии IDEF1 как инструмента построения наглядной модели информационной структуры предприятия по принципу «как должно быть». Пример построения модели показан на рисунке 2.
Рисунок 2 – Пример построения модели IDEF1
Основными составляющими компонентами информационной модели являются:
диаграммы – структурные изображения информационной модели, представляющие, в соответствии с набором правил, состав и логические связи используемых данных;
словарь – значение каждого элемента модели описывается текстовым фрагментом.
Базовым понятием в методологии IDEF1 является понятие сущности. Сущность определяется как реальный или абстрактный объект, набор отличительных свойств которого, называемых атрибутами, известен. Каждая сущность имеет имя и атрибуты .
Номер подсистемы служит для ее идентификации. В поле имени вводится наименование подсистемы в виде предложения с подлежащим и соответствующими определениями и дополнениями.
Процесс представляет собой преобразование входных потоков данных в выходные в соответствии с определенным алгоритмом. Физически процесс может быть реализован различными способами: это может быть подразделение организации (отдел), выполняющее обработку входных документов и выпуск отчетов, программа, аппаратно реализованное логическое устройство и т.д.
Процесс на диаграмме потоков данных изображается, как показано на рисунке 4.
Номер процесса служит для его идентификации. В поле имени вводится наименование процесса в виде предложения с активным недвусмысленным глаголом в неопределенной форме (вычислить, рассчитать, проверить, определить, создать, получить), за которым следуют существительные в винительном падеже, например: "Ввести сведения о налогоплательщиках", "Выдать информацию о текущих расходах", "Проверить поступление денег".
Информация в поле физической реализации показывает, какое подразделение организации, программа или аппаратное устройство выполняет данный процесс.
Накопитель данных - это абстрактное устройство для хранения информации, которую можно в любой момент поместить в накопитель и через некоторое время извлечь, причем способы помещения и извлечения могут быть любыми.
Накопитель данных может быть реализован физически в виде микрофиши, ящика в картотеке, таблицы в оперативной памяти, файла на магнитном носителе и т.д.
Накопитель данных идентифицируется буквой "D" и произвольным числом. Имя накопителя выбирается из соображения наибольшей информативности для проектировщика.
Накопитель данных в общем случае является прообразом будущей базы данных, и описание хранящихся в нем данных должно соответствовать модели данных.
Поток данных определяет информацию, передаваемую через некоторое соединение от источника к приемнику. Поток данных на диаграмме изображается линией, оканчивающейся стрелкой, которая показывает направление потока. Каждый поток данных имеет имя, отражающее его содержание.
Главная цель построения иерархии DFD заключается в том, чтобы сделать описание системы ясным и понятным на каждом уровне детализации, а также разбить его на части с точно определенными отношениями между ними .
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В последние годы интерес в России к методологиям семейства IDEF неуклонно растет. При этом интерес к таким стандартам, как IDEF3–5 является теоретическим, а к IDEF0 вполне практически обоснованным.
Тем не менее, большинство руководителей до сих пор расценивают практическое применение моделирования в стандартах IDEF скорее как дань моде, нежели чем эффективный путь оптимизации существующей системы управления бизнесом. Вероятнее всего это связано с ярко выраженным недостатком информации по практическому применению этих методологий и с непременным софтверным уклоном абсолютного большинства публикаций.
Не секрет, что практически все проекты обследования и анализа финансовой и хозяйственной деятельности предприятий сейчас в России, так или иначе, связаны с построением автоматизированных систем управления. Благодаря этому, стандарты IDEF в понимании большинства стали условно неотделимы от внедрения информационных технологий, хотя с их помощью порой можно эффективно решать даже небольшие локальные задачи, буквально при помощи карандаша и бумаги.
В заключении хочется подчеркнуть, что главное достоинство идеи анализа бизнес-процессов предприятия посредством создания его модели – ее универсальность. Во-первых, моделирование бизнес-процессов это ответ практически на все вопросы, касающиеся совершенствования деятельности предприятия и повышения его конкурентоспособности. Во-вторых, руководитель или руководство предприятия, внедрившие у себя эту методологию, будут иметь информацию, которая позволит самостоятельно совершенствовать свое предприятие и прогнозировать его будущее.
1. Войнов И.В. Моделирование экономических систем и процессов. Опыт построения ARIS-моделей [Текст]: монография / И.В. Войнов – М.: ЮУрГУ, 2002. – 392 с.
2. Волков О.Н. Стандарты и методологии моделирования бизнес-процессов [Текст]: учеб. пособие для вузов / О.Н. Волков. – М.: АСВ, 2000. – 145 с.
3. Григорьев Д.И. Моделирование бизнес-процессов предприятия [Текст]: учеб. пособие / Д.И. Григорьев. – М.: ИРЦ, 2006. – 214 с.
4. Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов [Текст]: учеб. пособие / Г.Н. Калянов. – М.: Финансы и статистика, 2006. – 319 с.
5. Пинаев Д.К. Моделирование бизнес-процессов: доступно о сложном [Текст]: справ. пособие / Д.К. Пинаев. – М.: РГАС, 2003. – 247 с.
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Понятие «моделирование бизнес-процессов» пришло в быт большинства аналитиков одновременно с появлением на рынке сложных программных продуктов, предназначенных для комплексной автоматизации управления предприятием. Моделирование бизнес-процессов позволяет проанализировать не только, как работает предприятие в целом, как оно взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте.
Существует несколько подходов к определению понятия «моделирование бизнес-процессов»:
· моделирование бизнес-процессов - это описание бизнес-процессов предприятия позволяющее руководителю знать, как работают рядовые сотрудники, а рядовым сотрудникам - как работают их коллеги и на какой конечный результат направлена вся их деятельность;
· моделирование бизнес-процессов - это эффективное средство поиска возможностей улучшения деятельности предприятия;
· моделирование бизнес-процессов - это средство позволяющее предвидеть и минимизировать риски, возникающие на различных этапах реорганизации деятельности предприятия;
· моделирование бизнес-процессов - это метод, позволяющий дать стоимостную оценку каждому процессу, взятому в отдельности, и всем бизнес-процессам на предприятии, взятым в совокупности.
Современные предприятия вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности. Это требует разработки новых технологий и приемов ведения бизнеса, повышения качества конечных результатов деятельности и, конечно, внедрения новых, более эффективных методов управления и организации деятельности предприятий.
Бизнес-процесс - это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы производителя, создает ценность и выдает результат потребителю. Среди основных причин, побуждающих организацию оптимизировать бизнес-процессы, можно выделить необходимость снижения затрат или длительности производственного цикла, требования, предъявляемые потребителями и государством, внедрение программ управления качеством, слияние компаний, внутриорганизационные противоречия и др.
Моделирование бизнес-процессов - это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании, средство прогнозирования и минимизации рисков, возникающих на различных этапах реорганизации предприятия. Этот метод позволяет дать стоимостную оценку каждому отдельному процессу и всем бизнес-процессам организации в совокупности.
Решения по моделированию бизнес-процессов обычно принимается по причинам, представленным на рисунке 3.1.
Рисунок 3.1 - Причины, по которым принимается решение по моделированию бизнес-процессов
Моделирование бизнес-процессов затрагивает многие аспекты деятельности компании:
· изменение организационной структуры;
· оптимизацию функций подразделений и сотрудников;
· перераспределение прав и обязанностей руководителей;
· изменение внутренних нормативных документов и технологии проведения операций.
Целью моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме более удобной для аналитической обработки полученной информации. Модель должна отражать структуру бизнес-процессов организации, детали их выполнения и последовательность документооборота.
Моделирование бизнес-процессов организации включает два этапа структурное и детальное. Структурное моделирование бизнес-процессов организации может выполняться в нотации IDEF0 с использованием инструментария BPwin или на языке UML с использованием инструментария Rational Rose. Детальное моделирование выполняется на языке UML.
На этапе структурного моделирования в модели должны быть отражены:
· существующая организационная структура;
· документы и иные сущности, используемые при исполнении моделируемых бизнес-процессов и необходимые для моделирования документооборота, с описаниями их основного смысла;
· структуру бизнес-процессов, отражающую их иерархию от более общих групп к частным бизнес-процессам;
· диаграммы взаимодействия для конечных бизнес-процессов, отражающие последовательность создания и перемещения документов (данных, материалов, ресурсов и т.п.) между действующими лицами.
Детальное моделирование бизнес-процессов выполняется в той же модели и должно отражать требуемую детализацию и должна обеспечить однозначное представление о деятельности организации.
Детальная модель бизнес-процесса должна включать:
· набор прецедентов отражающих возможные варианты выполнения бизнес-процессов «как есть»;
· диаграммы действий, детально описывающие последовательность выполнения бизнес-процессов;
· диаграммы взаимодействия, отражающие схемы документооборота.
Моделирование бизнес-процессов в компании может быть направлено на решение большого числа различных задач:
· Точно определить результат бизнес-процесса и оценить его значение для бизнеса. Определить набор действий, составляющих бизнес-процесс. Ясное определение набора задач и действий, которые необходимо выполнить, чрезвычайно важно для детального понимания процесса.
· Определить порядок выполнения действий. Действия в рамках одного бизнес-процесса могут выполняться как последовательно, так и параллельно. Очевидно, что параллельное исполнение, если оно допустимо, позволяет сократить общее время выполнения процесса и, следовательно, повысить его эффективность.
· Произвести разделение зон ответственности: определить, а затем отслеживать, какой сотрудник или подразделение компании несет ответственность за выполнение того или иного действия или процесса в целом.
· Определить ресурсы, потребляемые бизнес-процессом. Точно зная, кто какие ресурсы использует и для каких операций, можно повысить эффективность использования ресурсов посредством планирования и оптимизации.
· Понять суть взаимодействий между участвующими в процессе сотрудниками и подразделениями компании и оценить, а затем повысить эффективность коммуникации между ними.
· Увидеть движение документов в ходе процесса. Бизнес-процессы производят и потребляют различные документы (в бумажной или электронной форме). Важно разобраться, откуда и куда идут документы или информационные потоки, и определить, оптимально ли их движение и действительно ли все они необходимы.
· Определить потенциальные узкие места и возможности для улучшения процесса, которые будут использованы позже для его оптимизации.
· Более эффективно внедрить стандарты качества, например ИСО 9000, и успешно пройти сертификацию.
· Использовать модели бизнес-процессов в качестве руководства для новых сотрудников.
· Эффективно произвести автоматизацию бизнес-процессов в целом или отдельных их шагов, включая автоматизацию взаимодействия с внешней средой -- клиентами, поставщиками, партнерами.
· Разобравшись в совокупности бизнес-процессов компании, понять и описать деятельность предприятия в целом.
В свою очередь, основной задачей при моделировании бизнес-процессов компании является описание существующих в ней процессов с целью построения их моделей «как есть». Для этого необходимо собрать всю доступную информацию о процессе, которой в полной мере, как правило, владеют только сотрудники компании, непосредственно задействованные в выполнении процесса. Таким образом, мы приходим к необходимости подробного опроса (интервьюирования) всех задействованных в бизнес-процессе сотрудников. Следует подчеркнуть, что нельзя ограничиваться сведениями о процессе, предоставляемыми руководителем подразделения и менеджерами. Обычно только беседа с сотрудником, непосредственно осуществляющим действия в рамках описываемого бизнес-процесса, дает адекватное представление о том, как функционирует процесс в реальности. Первый вопрос при построении модели «как есть» касается результата рассматриваемого бизнес-процесса. Случается, что получить четкую формулировку результата бизнес-процесса нелегко, несмотря на всю важность этого понятия для эффективности работы компании. После определения результата следует разобраться с последовательностью действий, составляющих процесс. Последовательность действий моделируется на разных уровнях 11 абстракции. На самом верхнем уровне показывают только наиболее важные шаги процесса. Затем производится декомпозиция каждого из высокоуровневых шагов (подпроцессов). На основе собранной информации строится модель обычного, или оптимального, выполнения процесса и определяются возможные сценарии его выполнения со сбоями. Различные сбои (исключительные ситуации -- исключения) могут нарушать оптимальный ход процесса, поэтому следует указать, каким образом исключения будут «обработаны», то есть какие действия предпринимаются в случае возникновения исключительной ситуации.
Компанией все чаще заимствуют иностранные методики и технологии. И не потому, что это модно, а потому, что это удобно и эффективно. Одна из таких методик разбивает всю рутинную работу на элементарные составляющие и затем подробно описывает каждый полученный бизнес-процесс. Это занимает довольно много времени, но выведенная схема позволяет находить и слабые места, и чрезмерно раздутые функциональные обязанности, и нечетко поставленные задачи. Единожды потратив время, менеджмент может передать часть своей ответственности вниз по иерархической лестнице, освободив себе время для стратегического планирования.
Другое дело, что персонал фирм зачастую не понимает значения этой процедуры и не приветствует желание руководства определить основные бизнес-процессы. Тем не менее все чаще приходится разбираться в моделировании и описании элементарных операций каждого подразделения, а то и сотрудника. Еще хуже, если в штате компании появляются сотрудники, которые изучают бизнес-процессы компании. Они беспрестанно о чем-то расспрашивают, отвлекают и всячески препятствуют выполнению прямых функциональных обязанностей всего персонала. Что же делать?
Начнем издалека. Каждое утро перед большинством из нас стоит задача - прийти на работу. Для ее успешного решения необходимо вовремя проснуться, собраться и занять место в каком-то транспорте (не важно, личный автомобиль это или вагон метро). Далее каждую составляющую можно разбить на еще более мелкие процедуры: для того чтобы вовремя проснуться, можно поставить будильник, а можно попросить кого-то вас разбудить и т. д. Независимо от метода решения результат (своевременное пробуждение) будет достигнут. А вот подъем, сборы и дорога на работу разнятся методикой решения и конечным результатом. Собственно, мы подошли к первому определению.
Итак, бизнес-процесс - это определенная последовательность простых действий, которые преобразуют ресурсы в полезный конечный продукт. В нашем примере из жизни есть три разных процесса, каждый из которых требует своей исходной информации и после определенных манипуляций дает желаемый результат. Перейдем на предприятие. Независимо от сферы деятельности в каждой фирме работа определяется профессиональными взаимоотношениями сотрудников: передача информации, определение потребности в товаре, анализ производства и ресурсов и т. д. И здесь важно отметить, что все перечисленное имеет значение только в том случае, если соблюдены три условия:
Информация передана заинтересованному в ней сотруднику;
Это сделано в нужный момент;
Форма, в которой информация представлена, достаточно проста и понятна.
Если обобщить все вышесказанное, можно утверждать, что бизнес-процесс - это поток информации, отвечающий на три вопроса: что, где и когда. Именно для того, чтобы работа выполнялась плавно и непрерывно, необходимо определить ее составляющие. В этом случае не возникнет дублирования задач, отсутствия исполнителя или простоя.
Когда четко определен бизнес-процесс, каждый сотрудник перестает быть незаменимым. Вспомните, сколько раз приходилось ждать, когда выйдет с больничного (или вернется из отпуска) кто-то из коллег; в ваше отсутствие на работе телефон буквально не перестает звонить, и все пытаются понять, что и как вы делаете. А если вы отреагировали на просьбу руководства и составили достаточно подробное описание бизнес-процессов, то можно и поболеть спокойно, и отдохнуть, а иногда и просто пообедать…
Переходя на формальный язык определений, будем утверждать, что при описании бизнес-процессов предприятие ставит такие цели:
Конечно, само по себе описание бизнес-процессов не представляет никакого интереса. Но вот для реинжиниринга это - первостепенная задача. Только поняв структуру, взаимосвязи и пути движения информационных потоков, можно говорить о переосмыслении смысловой нагрузки как самого предприятия, так и его отдельных подразделений. Но и реорганизация должна проводиться ради достижения какой-то цели: улучшения качества обслуживания клиентов; сокращения затрат; предоставления больших свобод в принятии решений исполнителям (уменьшения сроков выполнения работ) и т. д.
Чаще всего необходимость описывать информационные бизнес-процессы появляется у предприятий с функционально-ориентированной структурой. Дело в том, что разных отделов могут противоречить друг другу. А это приведет не только к снижению прибыльности компании, но и к падению ее конкурентоспособности.
Современный подход к управлению все чаще носит процессный характер. Вся работа рассматривается как определенный набор процессов (каждый из которых состоит из одной или нескольких простейших операций). Для формализации и стандартизации этого подхода приняты такие категории процессов (классификация происходит по отношению к добавленной стоимости продукта):
Помимо уже упомянутых независимости от человеческого фактора и упрощенной адаптации новых сотрудников, описание бизнес-процессов дает возможность эффективнее управлять операционными расходами фирмы.
Теперь становится понятно, что для управления предприятием необходимо не просто выявить взаимосвязанные потоки информации, но и четко описать все виды деятельности. Поскольку мы уже знаем, что бизнес-процесс - это часть общей работы, переходящая от одного сотрудника к другому (внутри своего функционального подразделения или нет - не имеет значения), то перейдем к тому, что все на свете может быть унифицировано. А профессиональная деятельность - тем более.
Независимо от сферы деятельности каждый бизнес-процесс может быть описан одними и теми же характеристиками.
Граница - это начало и конец выполнения простой операции.
Владелец - это сотрудник компании, который не только владеет необходимыми ресурсами для работы, но и планирует, анализирует, управляет процессом; а самое главное - несет ответственность за полученный результат.
Вход - информационное сообщение, полученное в любой принятой на предприятии форме, определяющее потребность в информации и знаменующее начало процесса.
Выход - информация или материализованная часть продукта, которая потребляется внешним по отношению к исполнителю клиентом.
Исполнитель - персонал компании, занятый в одном процессе.
Ресурсы - материальная или информационная часть деятельности, которая не меняется во время выполнения операции (а лишь способствует преобразованию входящей информации в конечный продукт).
Контроль качества - отраслевые или внутренние (принятые руководством компании) показатели, позволяющие определить эффективность работы.
Конечно, далеко не каждой фирме необходимо описание бизнес-процессов. Тем не менее есть ряд случаев, в которых не обойтись без этого утомительного занятия. Назовем основные:
Требует описания каждого элемента. Как это сделать безболезненно для организации? В мировой практике приняты три основные методики: текстовая, графическая и табличная.
Текстовая предполагает описание всего хода работ в простой и понятной последовательности. Форма и содержание могут быть как свободными (если еще не разработаны международные или отраслевые стандарты), так и регламентированной документами. Например: отдел сбыта передает отчетную документацию за период в плановый отдел; сотрудниками планового отдела проводится аналитическая работа по определению динамики сбыта и необходимости вносить корректировки в производство; полученный результат из планового отдела передается в отдел маркетинга, где проводится анализ причин роста (падения) сбыта и т. д.
Графическая схема бизнес-процесса позволяет визуализировать результат аналитической работы. Нет необходимости напоминать, что зрительное восприятие информации наиболее эффективно. Поэтому всевозможные графики и диаграммы дают нам возможность быстрее понять происходящее и найти правильное решение.
В тех случаях, когда основная задача реформирования деятельности - оптимизация бизнес-процессов, стоит применять табличную форму их описания. С ее помощью легче понять последовательность действий и направления потоков информации. Типовая таблица содержит не только описание функции штатной единицы, но и графы о входящих и исходящих документах, исполнителе (можно указывать как целое подразделение, так и конкретного сотрудника) и т. д.
Недостаточно провести анализ бизнес-процессов. Самым важным в этом деле является правильность, но в то же время и простота описания. Для начала следует четко сформулировать название единичного процесса. Это поможет понять его основные характеристики, логику выполнения и место в общей цепи производственной деятельности.
Затем следует указать, какая входная информация требуется для нормального исполнения поставленной задачи, а также перечислить ресурсное обеспечение. Записанная последовательность простых операций, из которых состоит процесс, поможет ничего не пропустить и не забыть.
Моделирование бизнес-процессов не может обойтись без указания владельца процесса и системы контроля хода его выполнения. Для этого в описании необходимо отметить нормативные сроки производства работ и перечислить документы, которые передаются следующему звену. Если упростить, то описание должно выглядеть так: «…после проведения анализа сбыта за отчетный период сотрудник отдела планирования заполняет установленную форму (таблицу), которую передает в отдел маркетинга...»
При составлении описания чаще всего сотрудники сталкиваются с тем, что не знают, как словесно передать содержание своей работы. Чтобы система бизнес-процессов была четкой и структурированной, можно составить памятку. В ней отражаются те вопросы, на которые необходимо дать четкий и максимально развернутый ответ. Итак, что же это за вопросы?
Разработка бизнес-процессов предполагает, что можно использовать все способы описания. Таким образом, получится максимально подробная схема выполнения работ. Графический вариант выявит взаимосвязи функциональных подразделений, а табличный и текстовый передадут содержание каждой операции. К сожалению, автоматизация бизнес-процессов невозможна без этой трудоемкой предварительной работы.
В практике известно множество способов того, как получить необходимую информацию. Для начала необходимо проанализировать регламентные документы, которыми руководствуются сотрудники компании. Затем следует провести личные интервью с каждым непосредственным исполнителем с целью описания содержания его работы. Далее, для уточнения и разъяснения спорных моментов, консультанты-аналитики должны использовать наблюдение за ходом выполнения бизнес-процессов.
Если комплексно подойти к решению поставленной задачи, автоматизация бизнес-процессов не покажется столь утомительным и бесполезным занятием.
И все же, если основная задача предприятия - автоматизация бизнес-процессов, а привлекать внешние консалтинговые компании руководство не намерено, обязательно возникает вопрос: "С чего начать?" Первым делом создается рабочая группа из сотрудников компании. Желательно, чтобы члены рабочей группы обладали отличными и умением слушать. Ведь, как уже отмечалось, большая часть работы заключается в проведении личных интервью с исполнителями бизнес-процессов.
Далее необходимо составить реальную картину функционирования системы. Поскольку до модернизации предприятие работало и приносило прибыль, говорить о совершенной перестройке, вероятно, не приходится. Поэтому следует зафиксировать систему и направления информационных потоков на момент начала оптимизации.
Для того чтобы не возникало путаницы и разночтений в описании бизнес-процессов, специалисты рекомендуют использовать карты процесса. Это стандартизированные документы, которые позволяют унифицировать все действия независимо от сферы влияния исполнителя и сложности описываемой операции.
Любое описание можно разделить на такие составляющие:
Как уже многократно отмечалось, любой процесс должен быть чем-то измерен. Это необходимо в первую очередь для оценки эффективности всей деятельности предприятия. Чаще всего эксперты рекомендуют тестировать бизнес-процессы по четырем показателям: время, издержки, качество и количество.
Но динамичны и разнообразны. Поэтому зачастую недостаточно оценить только скорость выполнения работы; необходимо учесть и условия труда, и Кроме того, практически все отрасли не могут существовать без поставщиков, финансов, логистики и партнеров. Это тоже измеряемые показатели.
И, конечно, нельзя забывать об информации и человеческом факторе. Чем больше уровень подготовки специалиста, тем меньше времени ему потребуется на ознакомление с инструкциями и входящей информацией.
В основе большинства методологий моделирования сейчас положены принципы структурного анализа и проектирования (SADT - Structured Analysis and Design Technique), а также некоторые Можно говорить о существовании нескольких основных моделей анализа бизнес-процессов:
Business Process Modeling - собственно, моделирование - раскрывает функциональную сторону существования фирмы.
Work Flow Modeling - описывает потоки работ и похож на составление блок-схем.
Data Flow Modeling - в отличие от предыдущего, описывает потоки данных (информации); предназначен для составления последовательности операций.
Крупные бизнес-процессы (1С позволяет выделить их из общего списка) рекомендуют описывать в отдельном документе, который называется «Регламент производства работ». Все, что носит менее значимый характер или состоит из небольшого количества простых операций, принято описывать в должностных инструкциях.
При составлении регламента необходимо учитывать условия цикла постоянного совершенствования деятельности предприятия (модель Шухарта-Деминга). Ее положения утверждают, что оптимизация и улучшение - бесконечные процессы. То есть в управлении предприятием есть некий замкнутый цикл, состоящий из таких управленческих решений: планирование, выполнение, контроль, корректировка.
При составлении регламента следует учесть принципы, которые обеспечивают соответствие модели Шухарта-Деминга:
Разработка модели должна проводиться в соответствии с бизнес-правилами. В качестве общепринятых правил выступает нормативно-законодательная база государства, на территории которого работает предприятие. Вторым базисом модели является корпоративная политика компании.
Внедряя систему менеджмента качества, необходимо позаботиться о разработке и унификации бизнес-процессов. Как уже отмечалось в начале статьи - далеко не всегда персонал компании понимает значение начатой модернизации. Доведение до каждого сотрудника значимости создания эффективной модели бизнес-процессов - задача высшего руководства.
Ведь именно налаженная и тщательно проработанная система позволит не только упростить получение предприятием сертификатов соответствия международным стандартам качества ISO 9001:2008, но и значительно повысить эффективность работы каждого сотрудника.
Оба названных фактора приводят компанию к повышению конкурентоспособности на рынке, что, в свою очередь, благотворно сказывается как на инвесторах, так и на клиентах.
Моделирование бизнес-процессов - это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании, позволяющее определить, как компания работает в целом и как организована деятельность на каждом рабочем месте. Под методологией (нотацией) создания модели (описания) бизнес-процесса понимается совокупность способов, при помощи которых объекты реального мира и связи между ними представляются в виде модели. Для каждого объекта и связей характерны ряд параметров, или атрибутов, отражающих опредёленные характеристики реального объекта (номер объекта, название, описание, длительность выполнения (для функций), стоимость и др.).
Описание бизнес-процессов проводится с целью их дальнейшего анализа и реорганизации. Целью реорганизации может быть внедрение информационной системы, сокращение затрат, повышение качества обслуживания клиентов, создание должностных и рабочих инструкций и т.п., а детальное описание процессов само по себе не представляет ценности.
Реинжиниринг бизнес-процессов (англ. Business process reengineering) - это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения максимальной эффективности производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности, оформленное соответствующими организационно-распорядительными и нормативными документами. Бизнес-инжиниринг состоит из моделирования бизнес-процессов (разработка модели "как есть", её анализ, разработка модели "как надо") и разработки и реализации плана перехода к состоянию "как надо".
Основу многих современных методологий моделирования бизнес-процессов составили методология SADT (Structured Analysis and Design Technique - метод структурного анализа и проектирования), семейство стандартов IDEF (Icam DEFinition, где Icam - это Integrated Computer-Aided Manufacturing) и алгоритмические языки.
Основные типы методологий моделирования и анализа бизнес-процессов:
Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling ). Наиболее широко используемая методология описания бизнес-процессов - стандарт IDEF0. Модели в нотации IDEF0 предназначены для высокоуровневого описания бизнеса компании в функциональном аспекте.
Описание потоков работ (Work Flow Modeling ). Стандарт IDEF3 предназначен для описания рабочих процессов и близок к алгоритмическим методам построения блок-схем.
Описание потоков данных (Data Flow Modeling ). Нотация DFD (Data Flow Diagramming ), позволяет отразить последовательность работ, выполняемых по ходу процесса, и потоки информации, циркулирующие между этими работами.
Прочие методологии.
По отношению к получению добавленной ценности продукта или услуги можно выделить следующие классы процессов:
Основные бизнес-процессы (например маркетинг, производство, поставки и сервисное обслуживание продукции).
Обеспечивающие бизнес-процессы не добавляют ценность продукта, но увеличивают его стоимость (например финансовое обеспечение деятельности, обеспечение кадрами, юридическое обеспечение, администрирование, обеспечение безопасности, поставка комплектующих материалов, ремонт и техническое обслуживание и т.д.).
Бизнес-процессы управления.
Бизнес-модель - это формализованное (графическое, табличное, текстовое, символьное) описание бизнес-процессов. Основная область применения бизнес-моделей - это реинжиниринг бизнес-процессов.
Цели моделирования бизнес-процессов обычно формулируются следующим образом:
Обеспечить понимание структуры организации и динамики происходящих в ней процессов;
Обеспечить понимание текущих проблем организации и возможностей их решения;
Убедиться, что заказчики, пользователи и разработчики одинаково понимают цели и задачи организации;
Создать базу для формирования требований к ПО, автоматизирующему бизнес-процессы организации (требования к ПО формируются на основе бизнес-модели).
Важным элементом модели бизнес-процессов являются бизнес-правила или правила предметной области. Типичными бизнес-правилами являются корпоративная политика и государственные законы. Бизнес-правила обычно формулируются в специальном документе и могут отражаться в моделях.
Декомпозиция в общем смысле - это метод, позволяющий заменить решение одной большой задачи решением серии меньших задач, расщепление объекта на составные части по установленному критерию. Практически декомпозиция применяется для детализации бизнес-моделей.
Этапы описания бизнес-процессов:
Определение целей описания.
Описание окружения, определение входов и выходов бизнес-процесса, построение IDEF0-диаграмм.
Описание функциональной структуры (действия процесса), построение IDEF3-диаграмм.
Описание потоков (материальных, информационных, финансовых) процесса, построение DFD-диаграмм.
Построение организационной структуры процесса (отделы, участники, ответственные).
IDEF0
Модель состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы - главные компоненты модели, все функции и интерфейсы на них представлены как блоки и дуги.
Место соединения дуги с блоком определяет тип интерфейса:
Управляющая информация входит в блок сверху.
Входная информация входит в блок слева.
Результаты выходят из блока справа.
Механизм (человек или автоматизированная система), который осуществляет операцию, входит в блок снизу.
Каждый компонент модели может быть декомпозирован (расшифрован более подробно) на другой диаграмме. Рекомендуется прекращать моделирование, когда уровень детализации модели удовлетворяет ее цель. Общее число уровней в модели не должно превышать 5-6.
Построение диаграмм начинается с представления всей системы в виде одного блока и дуг, изображающих интерфейсы с функциями вне системы. Затем блок, который представляет систему в качестве единого модуля, детализируется на другой диаграмме с помощью нескольких блоков, соединенных интерфейсными дугами. Каждая детальная диаграмма является декомпозицией блока из диаграммы предыдущего уровня. На каждом шаге декомпозиции диаграмма предыдущего уровня называется родительской для более детальной диаграммы.
На таких диаграммах не указаны явно ни последовательность, ни время. Метод обладает рядом недостатков: сложность восприятия (большое количество дуг на диаграммах и большое количество уровней декомпозиции), трудность увязки нескольких процессов.
IDEF3
Этот метод предназначен для моделирования последовательности выполнения действий и взаимозависимости между ними в рамках процессов. Модели IDEF3 могут использоваться для детализации функциональных блоков IDEF0, не имеющих диаграмм декомпозиции.
Диаграммы IDEF3 отображают действие в виде прямоугольника. Действия именуются с использованием глаголов или отглагольных существительных, каждому из действий присваивается уникальный идентификационный номер (номер действия обычно предваряется номером его родителя, например, 1.1.).
Все связи в IDEF3 являются однонаправленными и организуются слева направо.
Типы связей IDEF3:
Временное предшествование (Temporal precedence), простая стрелка. Исходное действие должно завершиться, прежде чем конечное действие сможет начаться.
Объектный поток (Object flow), стрелка с двойным наконечником. Выход исходного действия является входом конечного действия. Исходное действие должно завершиться, прежде чем конечное действие сможет начаться. Наименования потоковых связей должны чётко идентифицировать объект, который передается с их помощью.
Нечеткое отношение (Relationship), пунктирная стрелка.
Завершение одного действия может инициировать начало выполнения сразу нескольких других действий, или наоборот, определенное действие может требовать завершения нескольких других действий до начала своего выполнения (ветвление процесса).
Ветвление процесса отражается с помощью специальных блоков:
- "И", блок со знаком &.
- "Исключающее ИЛИ" ("одно из"), блок со знаком Х.
- "ИЛИ", блок со знаком О.
Если действия "И", "ИЛИ" должны выполняться синхронно, это обозначается двумя двойными вертикальными линиями внутри блока, асинхронно - одной.
Метод IDEF3 позволяет декомпозировать действие несколько раз, что обеспечивает документирование альтернативных потоков процесса в одной модели.
DFD
Цель такого представления - продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные. Может отражать не только информационные, но и материальные потоки. Также, как и в других моделях, поддерживается декомпозиция.
Основными компонентами диаграмм потоков данных являются:
Внешние сущности (материальный объект или физическое лицо, являющиеся источником или приёмником информации, например, заказчики, персонал, поставщики, клиенты, склад);
Системы и подсистемы (например, подсистема по работе с физическими лицами);
Процессы (преобразование входных потоков данных в выходные в соответствии с определенным алгоритмом; физически это может быть, например, подразделение организации (отдел), выполняющее обработку входных документов и выпуск отчетов, программа, аппаратно реализованное логическое устройство и т.д.);
Накопители данных (абстрактные устройства для хранения информации);
Потоки данных (на диаграмме - стрелки).
Необходимо размещать на каждой диаграмме от 3 (меньше нет смысла) до 7 (больше - не воспринимаемо) процессов, не загромождая диаграммы несущественными на данном уровне деталями.
Первым шагом при построении иерархии DFD является построение контекстных диаграмм. Обычно при проектировании относительно простых систем строится единственная контекстная диаграмма со звездообразной топологией, в центре которой находится так называемый главный процесс, соединенный с приемниками и источниками информации. Для сложных систем (десять и более внешних сущностей, распределенная природа и многофункциональность системы) строится иерархия контекстных диаграмм. При этом контекстная диаграмма верхнего уровня содержит не единственный главный процесс, а набор подсистем, соединенных потоками данных.
Каждый процесс на DFD может быть детализирован при помощи DFD или (если процесс элементарный) спецификации. Спецификации представляют собой описания алгоритмов задач, выполняемых процессами. Языки спецификаций могут варьироваться от структурированного естественного языка или псевдокода до визуальных языков моделирования.
При моделировании бизнес-процессов диаграммы потоков данных (DFD) используются для построения моделей "AS-IS" и "AS-TO-BE", отражая, таким образом, существующую и предлагаемую структуру бизнес-процессов организации.
ARIS
В настоящее время наблюдается тенденция интеграции разнообразных методов моделирования, проявляющаяся в форме создания интегрированных средств моделирования. Одним из таких средств является программный продукт, носящий название ARIS (Architecture of Integrated Information Systems), разработанный германской фирмой IDS Scheer.
ARIS поддерживает четыре типа моделей (и множество видов моделей в каждом типе), отражающих различные аспекты исследуемой системы:
Организационные модели, представляющие структуру системы - иерархию организационных подразделений, должностей и конкретных лиц, связи между ними, а также территориальную привязку структурных подразделений;
Функциональные модели, содержащие иерархию целей, стоящих перед аппаратом управления, с совокупностью деревьев функций, необходимых для достижения поставленных целей;
Информационные модели, отражающие структуру информации, необходимой для реализации всей совокупности функций системы;
Модели управления, представляющие комплексный взгляд на реализацию бизнес-процессов в рамках системы.
Для построения перечисленных типов моделей используются как собственные методы моделирования ARIS, так и различные известные методы и языки моделирования, в частности, UML. Процесс моделирования можно начинать с любого из типов моделей.
Основная бизнес-модель ARIS - eEPC (extended Event-driven Process Chain, расширенная модель цепочки процессов, управляемых событиями). Нотация ARIS eEPC является расширением нотации IDEF3. Бизнес-процесс в нотации eEPC представляет собой поток последовательно выполняемых работ (процедур, функций), расположенных в порядке их выполнения. Реальная длительность выполнения процедур в eEPC визуально не отражается.
Для получения информации о реальной длительности процессов необходимо использовать другие инструменты описания, например, MS Project.
Модели в ARIS представляют собой диаграммы, элементами которых являются разнообразные объекты - "функции", "события", "структурные подразделения", "документы" и т.д. Между объектами определённых видов могут быть установлены связи определённых видов ("выполняет", "принимает решение", "должен быть сроинформирован о результатах" и т.д.). Каждому объекту соответствует определенный набор атрибутов, которые позволяют ввести дополнительную информацию о конкретном объекте.
Основные объекты нотации eEPC:
Функция. Служит для описания функций (процедур, работ), выполняемых подразделениями/сотрудниками предприятия. Каждая функция должна быть инициирована событием и должна завершаться событием; в каждую функцию не может входить более одной стрелки, "запускающей" выполнение функции, и выходить более одной стрелки, описывающей завершение выполнения функции.
Событие. Служит для описания реальных событий, воздействующих на выполнение функций.
Организационная единица. Например, управление или отдел.
Документ. Отражает реальные носители информации, например, бумажные документы.
Прикладная система.
Кластер информации. Характеризует набор сущностей и связей между ними.
Связь между объектами. Тип отношений между объектами, например, активация выполнения функции некоторым событием.
Логический оператор. Оператор "И", "ИЛИ" или исключающее "ИЛИ", позволяет описать ветвление процесса.
Если при создании модели в eEPC указывать только последовательность выполнения процедур, не заботясь об отражении управляющих документов и информации, полученные модели будут иметь низкую ценность с точки зрения анализа и дальнейшего использования.
Для хранения моделей в ARIS используется объектная СУБД, и под каждый проект создается новая база данных. Предусмотрены различные функции по администрированию базы данных, например, управление доступом. База данных представляет из себя иерархическое хранилище моделей.
Работа по созданию модели должна регламентироваться жёсткими и объёмными соглашениями по моделированию (стандартами), ARIS поддерживает механизм методологических фильтров, позволяющих пользователю использовать только определённый набор схем и объектов. Разработка таких соглашений требует значительного времени и высококвалифицированных специалистов. Если проект с использованием ARIS начинается без детальной проработки таких соглашений, то вероятность создания моделей бизнес-процессов, не отвечающих на поставленные вопросы, очень высока.
Мария Каменнова, Александр Громов
Процессный подход к организации управления бизнесом сегодня является одним из реальных способов, позволяющих существенно улучшить основные показатели предприятия, повысить его конкурентоспособность и снизить издержки. Процесс определяется как последовательность операций, заканчивающаяся результатом.
ЧТО ТАКОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ БИЗНЕСА?
Процессы объективно существуют в любой системе, в том числе в любой бизнес-системе (на предприятиях, в организациях, в компаниях). Они могут быть строго регламентированы, например, на предприятиях, связанных с производством больших объемов продукции.
Процессы, ориентированные на индивидуальное обслуживание небольших групп клиентов, могут быть более гибкими.
Процессы, связанные с производством и его технологией, разрабатывались целенаправленно и в последующем донастраивались и оптимизировались, но во многих других сферах деятельности процессы развивались эволюционно,через традиции и опыт, так что зачастую организация даже не осознавала, что они у нее есть.
В конце 80-х - начале 90-х годов большинство компаний попали в полосу серьезных, порой драматических изменений, связанных с глобализацией рынка и устранением многих привычных препятствий для дистрибуции товаров и услуг. Это вынудило их пересмотреть привычный ход выполнения операций и, возможно, впервые осознанно задуматься, что же такое бизнес-процессы и как ими эффективно управлять. Как писал М. Хаммер: .
К этому же времени относится зарождение концепции реинжиниринга бизнес-процессов (BPR). Известно множество подходов к реинжинирингу, или (теперь принято использовать более термины) к совершен-стованию и оптимизации процессов. Однако ясно, что при использовании любого подхода необходимо прежде всего понять существующий процесс: как он устроен и как он работает. Так появилось моделирование бизнес-процессов - деятельность, связанная с идентификацией, документированием и анализом бизнес-процессов.
Итак, что такое и что такое вообще и в частности?
Бизнес-процесс - набор определенных операций, который приводит к результату, имеющему ценность для потребителя.
Моделирование процессов - документирование, анализ и разработка структуры бизнес-процессов, их взаимосвязей с ресурсами, необходимыми для выполнения процессов, и среды, где эти процессы будут использованы. Что такое, будет объяснено чуть ниже. Как только модель бизнес-процесса получена, можно с помощью различных аналитических методов проверить, насколько процесс оптимален и рентабелен, насколько каждая выполняемая операция оправдывает затраты и какой приносит доход (или же она является лишь бюрократической процедурой и просто отнимает время и деньги).
Использование информационных технологий коренным образом изменило традиционное производство и сферу услуг. Содержащиеся в ИТ-систе-мах данные стали важной составной частью операций многих предприятий. При моделировании и настройке бизнес-процессов оказалось недостаточным рассматривать информационные системы и данные только как ресурс: статус систем и данных стал соответствовать статусу процесса. Таким образом, моделирование бизнеса должно включать моделирование процессов, моделирование данных и анализ ИТ-систем.
Произошли и другие не менее значимые изменения. Многие предприятия осознали необходимость целостного подхода к качеству и ключевым показателям бизнеса.
Консультантам все чаще стали заказываться проекты по построению систем сбалансированных показателей (Balanced Scorecard), так как возникла необходимость в более реалистичном взгляде на интегральную производительность бизнеса. Таким образом, модели процессов должны быть связаны еще и с целями (стратегией), и с задачами по достижению заданных результатов, при этом в них должна присутствовать информация, которая собирается в ходе выполнения процессов.
Теперь уже стало не очень корректным рассматривать только простейшие отношения между отдельными компаниями: конкурент-конкурент или поставщик-клиент. Предприятие может быть поставщиком какой-то компании по одному продукту и одновременно быть клиентом для этой же компании, но по другому продукту; а может быть партнером в общем деле и конкурентом для третьего типа продуктов. Взаимоотношения между субъектами бизнеса становятся все более разнообразными и сложными, в том числе в связи с развитием электронного бизнеса.
Чтобы понять, как работает современное предприятие, необходимо понять не только бизнес-процессы, но также данные, системы, оргструктуру, цели бизнеса, продукты, ключевые показатели, риски, правила, интерфейсы, уровень квалификации персонала и даже внешнюю среду и корпоративную культуру. Более того, недостаточно и изучение всего этого по отдельности.
Все эти понятия имеют значение только тогда, когда они взаимосвязаны (важны именно их взаимоотношения и взаимодействия). Это и есть моделирование бизнеса. Моделирование бизнеса - документирование, анализ и оптимизация работы предприятия или отдельных направлений его деятельности; его целей и задач, механизмов и ресурсов, используемых для их достижения; правовые ограничения и взаимоотношения со средой, в которой предприятие ведет свою деятельность.
В идеале сначала должны быть определены цели и задачи бизнеса, затем разработаны процессы, которые позволят достичь этих целей, а потом уже определяются системы, организации, данные и т.д., которые поддерживают эти процессы. Это может быть сделано достаточно просто для только что образовавшихся компаний, а в работающих не первый год компаниях уже существуют сложные системы и модели данных и зачастую процессы разрабатываются вокруг имеющихся взаимодействующих систем, что, конечно же, не совсем правильно.
ЗАЧЕМ НУЖНО МОДЕЛИРОВАТЬ БИЗНЕС?
Изменения природы бизнеса не предполагают очевидной необходимости использования моделей. Для чего все-таки нужны модели?
Модели бизнеса:
вводят точность и методологичность;
обеспечивают единственное, последовательное представление;
интегрируют процессы, ИТ-системы, оргструктуру, информацию и данные позволяют увидеть и проанализировать существующие взаимосвязи;
помогают оценить правильность процессов;
обеспечивают иформативную среду для оценки сценариев типа;
создают основу для быстрого проектирования процессов.
Даже в небольших компаниях существует несметное число документов, форм и таблиц, которые показывают, как работает компания, описывают проекты и являются основой для прогнозов в отношении бизнеса. Хотя этого и не видно с первого взгляда, но реально все эти тома документов представляют собой модель бизнеса.
Такой подход очень ограничен, так как все документы и таблицы разрозненны и независимы друг от друга, и поэтому трудно найти какую-то связь между ними и показать их взаимодействие. Они не могут создать истинную модель бизнеса, которая была определена выше. Это означает, что вопрос состоит не в том, должны ли вы моделировать свой бизнес, а в том, как и в каком объеме вы должны моделировать свой бизнес.
Ответ на этот вопрос зависит от сложности бизнеса и от той степени автоматизации, которую бы вам хотелось иметь. Невозможно автоматизировать деятельность предприятия, если не понимать, как оно работает. Невозможно иметь сложные интерфейсы взаимодействия с другими предприятиями, если не понимать, что происходит на вашем собственном.
Более того, невозможно выжить на стремительно изменяющемся рынке, если нет видения того, как должен развиваться бизнес. Тем более нет никаких шансов организовать успешный электронный бизнес, если нет контроля над процессами, системами и данными.
В общем, каждый бизнес должен иметь хоть какую-нибудь бизнес-модель, и тем более необходимо задуматься над, если компания отвечает хотя бы одному из критериев:
это холдинг, международная или глобальная компания;
стремится иметь высокую степень автоматизации;
имеет сложные отношения с другими компаниями;
хочет предоставлять клиентам услуги высокого качества;
хочет работать в рамках электронного бизнеса.
КАК ЭТО ДЕЛАЕТСЯ?
Что такое модель бизнеса? Это всего лишь отражение реальной ситуации, смоделированной с определенной целью и, следовательно, с определенной точки зрения. Модель процессов компании - это не то, что происходит непосредственно в данный момент времени, а отображение того, что происходит вообще. Часто эта модель не включает в себя модели исключительных ситуаций.
Какие-то части бизнеса могут быть смоделированы в общем виде, другие потребуют более точного описания, для того чтобы их автоматизировать.
Многие делают ошибку, думая, что если они один раз построили бизнес-модель, то она в точности изображает то, что происходит. Если это и так, то все равно необходимо постоянно обновлять модель с тем, чтобы она была актуальна и деятельность предприятия была синхронизирована с самой последней версией модели. Эффективное моделирование бизнеса, его анализ и проектирование являются основами для любых проектов по организационным изменениям или совершенствованию бизнес-процессов. Поэтому, создавая модель бизнеса, необходимо ответить на вопросы:
какова главная цель создания модели?
с чьей точки зрения рассматривается бизнес?
какая нужна степень детализации?
каким образом будет использоваться данная модель (публикации на Web-сайте, анализ, имитационное моделирование)?
Методы моделирования
Моделирование бизнеса не представляет особых трудностей. Здесь важен методический подход, последовательность и понимание некоторых базовых аналитических методов. Что действительно трудно, так это найти эффективные способы представления на бумаге абстрактных концепций, таких как потоки данных, метрики, последовательность операций в процессах и прочее и, что наиболее важно, взаимоотношения между ними.
Основной задачей в моделировании бизнеса является наличие целостного подхода к документированию и анализу бизнеса как единого целого. Очень важно то, чтобы каждый, кто занимается моделированием конкретных направлений бизнеса, использовал бы один и тот же подход. Далее модели могут быть соединены друг с другом или хотя бы согласованы между собой, и они должны быть понятны (при недолгом обучении) каждому, кому это необходимо.
Существуют хорошо известные методы моделирования (ARIS, Catalyst, IDEF и др.). Все они основаны на нескольких различных подходах и имеют разные акценты; многие из них реализованы в программных продуктах. Использование любого из этих методов гарантирует стандартизированный подход к описанию бизнеса, позволяет накапливать опыт и практические навыки и на протяжении длительного времени обеспечивать понимание созданных моделей другими сотрудниками.
Для чего нужен специальный инструментарий при моделировании бизнеса?
Использование специализированного инструмента для моделирования бизнеса не столь необходимо, но дает определенные преимущества:
поддерживается стандартный подход;
повышается качество и точность при проектировании процесса;
создается единая целостная система записей и документов, которая хранится в одном месте;
поддерживается использование общепринятой терминологии процессов;
используются различные инструменты анализа;
поддерживается многократное использование моделей;
есть возможности проводить проверку адекватности, тестирование процессов;
является стартовой точкой для разработки программных систем или систем класса Workflow;
позволяет публиковать модели в Интернете;
поддерживается работа виртуальных рабочих групп;
упрощается обратная связь с конечными пользователями.
Одним из самых сложных этапов создания общего подхода к моделированию бизнеса является обеспечение определенного уровня стандартизации. Использование методов моделирования создает основу для стандартизации, а использование инструмента дает возможность реально следовать стандарту.
Моделировать можно и без использования инструмента, но инструмент сильно упрощает этот процесс. Инструменты моделирования, как правило, работают с заранее определенными графическими символами, диаграммами и связями, что позволяет пользователю следовать методологии. Поэтому важно создать свои собственные корпоративные стандарты, которые бы точно определяли, каким образом выбранный метод и выбранный инструментарий будут использоваться в вашей организации.
Грамотное моделирование бизнеса способно изменить бизнес-культуру и управление процессами в компании. Мы очень часто сталкиваемся с такой ситуацией, когда модели процессов со здаются несколькими избранными сотрудниками, просматриваются ими, а потом соответствующие документы собираются в огромные тома, которые никто не читает.
Теперь подобных ситуаций можно избежать, так как процес сы и другие модели могут быть доступ ны всем благодаря Интернету. Заинтересованные сотрудники могут их просматривать, оценивать и высказывать свои замечания/добавления, работая при этом как на своем персональном компьютере, так и в виртуальных рабочих группах. В итоге модель процесса становится живой, релевантной, реальной частью бизнеса и ежедневной деятельности организации.
Обзор подготовлен по материалам ЛОГИКА БИЗНЕСА
