Что такое моделирование бизнес процессов. Выбор инструментальных средств моделирования и методов. Связь стратегических целей с KPI

Моделирование бизнес процессов является одним из методов улучшения качества и эффективности работы организации. В основе этого метода лежит описание процесса через различные элементы, такие как действия, данные, события, материалы, присущие процессу. Как правило, моделирование бизнес процессов описывает логическую взаимосвязь всех элементов процесса от его начала до завершения в рамках организации. В более сложных ситуациях моделирование может включать в себя внешние по отношению к организации процессы или системы.

Моделирование бизнес процессов позволяет понять работу и провести анализ организации. Это достигается за счет того, что модели могут быть составлены по различным аспектам и уровням управления. В больших организациях моделирование бизнес процессов выполняется более подробно и многограннее, чем в малых, что связано с большим количеством кросс-функциональных связей.

Моделирование бизнес-процессов позволяет проанализировать не только, как работает предприятие в целом, как оно взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте.

Существует несколько подходов к определению понятия «моделирование бизнес-процессов»:

• 1) моделирование бизнес-процессов - это описание бизнес-процессов предприятия позволяющее руководителю знать, как работают рядовые сотрудники, а рядовым сотрудникам - как работают их коллеги и на какой конечный результат направлена вся их деятельность ;
• 2) моделирование бизнес-процессов - это эффективное средство поиска возможностей улучшения деятельности предприятия;
• 3) моделирование бизнес-процессов - это средство позволяющее предвидеть и минимизировать риски, возникающие на различных этапах реорганизации деятельности предприятия;
• 4) моделирование бизнес-процессов - это метод, позволяющий дать оценку текущей деятельности предприятия по отношению к требованиям, предъявляемым к его функционированию, управлению, эффективности, конечным результатам деятельности и степени удовлетворенности клиента ;
• 5) моделирование бизнес-процессов - это метод, позволяющий дать стоимостную оценку каждому процессу, взятому в отдельности, и всем бизнес-процессам на предприятии, взятым в совокупности;
• 6) моделирование бизнес-процессов - это всегда верный способ выявления текущих проблем на предприятии и предвидения будущих.

Современные предприятия вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности. Это требует разработки новых технологий и приемов ведения бизнеса, повышения качества конечных результатов деятельности и, конечно, внедрения новых, более эффективных методов управления и организации деятельности предприятий.

Обычно для моделирования бизнес-процессов применяются различные компьютерные средства и программное обеспечение. Это облегчает управление моделями, отслеживание в них изменений и позволяет сократить время анализа.

Моделирование бизнес-процессов включает следующие цели:

• 1) обеспечение понимания структуры организации и динамики происходящих в ней процессов;
• 2) обеспечение понимания текущих проблем организации и возможностей их решения;
• 3) обеспечение единого восприятия заказчиками, пользователями и разработчиками целей и задач организации;
• 4) создание основы для формирования требований к программному обеспечению, автоматизирующему бизнес-процессы организации.

Модель бизнес-процесса должна определять:

• - процедуры (функции, работы), которые необходимо выполнить для получения заданного конечного результата;
• - последовательность выполнения процедур;
• - механизмы контроля и управления в рамках рассматриваемого бизнес- процесса;
• - субъекты выполнения процедур процесса;
• - входящие документы (информацию), используемые каждой процедурой процесса;
• - исходящие документы (информацию), генерируемые процедурами процесса;
• - ресурсы, требующиеся для выполнения каждой процедуры процесса;
• - документацию (условия), регламентирующие выполнение процедуры;
• - параметры, характеризующие выполнение процедур и процесса в целом.

Моделирование бизнес процессов, как правило, включает в себя выполнение нескольких последовательных стадий. Т.к. конечной целью моделирования является улучшение процессов, то оно охватывает и «проектную» часть работы, и работы по внедрению моделей процессов.

Состав стадий, которые включает в себя моделирование бизнес процессов следующий:

• 1. Выявление процессов и построение исходной модели «как есть». Для того чтобы улучшить процесс, необходимо понимать, как он работает в данный момент. На этой стадии определяются границы процесса, выявляются его ключевые элементы, собираются данные о работе процесса. В результате создается исходная модель процесса «как есть». Эта модель не всегда адекватно отражает работу процесса, поэтому модель этой стадии можно назвать «первым драфтом» или исходной моделью «как есть».
• 2. Пересмотр, анализ и уточнение исходной модели. На этой стадии выявляются противоречия и дублирование действий в процессе, определяются ограничения процесса, взаимосвязи процесса, устанавливается необходимость изменения процесса. В результате формируется окончательный вариант модели «как есть».
• 3. Разработка модели «как должно быть». После анализа существующей ситуации, необходимо определить желаемое состояние процесса. Это желаемое состояние представляется в модели «как должно быть». Такая модель показывает, как процесс должен выглядеть в будущем, включая все необходимые улучшения. В ходе этой стадии моделирования бизнес процессов и разрабатываются такие модели.
• 4. Тестирование и применение модели «как должно быть». Эта стадия моделирования связана с внедрением разработанной модели в практику деятельности организации. Модель бизнес процесса проходит апробацию, и в нее вносятся необходимые изменения.
• 5. Улучшение модели «как должно быть». Моделирование бизнес-процессов не ограничивается только созданием модели «как должно быть». Каждый из процессов по ходу работы продолжает изменяться и совершенствоваться, поэтому модели процессов должны регулярно пересматриваться и улучшаться. Эта стадия моделирования связана с постоянным улучшением процессов и улучшением модели бизнес-процессов.

В зависимости от желаемой цели моделирования бизнес-процессов, для унификации собранной информации о процессе или получения новой, применяют следующие виды моделирования:

• 1. Функциональное моделирование - служит для описания последовательности работ или функций выполнения бизнес-процесса. Основным элементом модели являются функции и их взаимосвязи с другими объектами модели.
• 2. Имитационное моделирование - имитация внутреннего взаимодействия функций бизнес-процесса в зависимости от воздействий внешней среды. Применяется для оценки наличия доступных ресурсов процесса, анализа узких мест производительности бизнес-процесса в зависимости от динамических изменений внешней среды (как минимум времени).
• 3. Объектное моделирование - в качестве объекта моделирования выбирается материальный или нематериальный объект, потребляемый, изменяемый, используемый или генерируемый в ходе выполнения бизнес-процесса. Например, модель преобразования плана на изготовление детали в конечную деталь на складе, или модель распределения финансирования по центрам затрат организации.

Одна и та же информационная характеристика бизнес-процесса может быть отражена на разных моделях. Так же на одной модели могут располагаться объекты бизнес-процесса разной природы происхождения.

На сегодняшний день существует достаточно большое количество методов моделирования бизнес-процессов. Эти методы относятся к разным видам моделирования и позволяют сфокусировать внимание на различных аспектах. Они содержат как графические, так и текстовые средства, за счет которых можно наглядно представить основные компоненты процесса и дать точные определения параметров и связей элементов.

Наиболее часто моделирование бизнес-процессов выполняют с помощью следующих методов:

• · Flow Chart Diagram (диаграмма потока работ) - это графический метод представления процесса, в котором операции, данные, оборудование процесса и прочее изображаются специальными символами. Метод применяется для отображения логической последовательности действий процесса. Главным достоинством метода является его гибкость. Процесс может быть представлен множеством способов.
• · Data Flow Diagram (диаграмма потока данных). Диаграмма потока данных или DFD применяется для отображения передачи информации (данных) от одной операции процесса к другой. DFD описывает взаимосвязь операций за счет информации и данных. Этот метод является основой структурного анализа процессов, т.к. позволяет разложить процесс на логические уровни. Каждый процесс может быть разбит на подпроцессы с более высоким уровнем детализации. Применение DFD позволяет отразить только поток информации, но не поток материалов. Диаграмма потока данных показывает, как информация входит и выходит из процесса, какие действия изменяют информацию, где информация хранится в процессе и пр.
• · Role Activity Diagram (диаграмма ролей). Она применяется для моделирования процесса с точки зрения отдельных ролей, групп ролей и взаимодействия ролей в процессе. Роль представляет собой абстрактный элемент процесса, выполняющий какую-либо организационную функцию. Диаграмма ролей показывает степень «ответственности» за процесс и его операции, а также взаимодействие ролей.
• · IDEF (Integrated Definition for Function Modeling) - представляет собой целый набор методов для описания различных аспектов бизнес-процессов (IDEF0, IDEF1, IDEF1X , IDEF2, IDEF3, IDEF4, IDEF5). Эти методы строятся на базе методологии SADT (Structured Analysis and Design Technique). Для моделирования бизнес процессов наиболее часто применяют методы IDEF0 и IDEF3.
• · IDEF0 - позволяет создать модель функций процесса. На диаграмме IDEF0 отображаются основные функции процесса, входы, выходы, управляющие воздействия и устройства, взаимосвязанные с основными функциями. Процесс может быть декомпозирован на более низкий уровень.
• · IDEF3 - этот метод позволяет создать «поведенческую» модель процесса. IDEF3 состоит из двух видов моделей. Первый вид представляет описание потока работ. Второй - описание состояний перехода объектов.
• · Цветные сети Петри - этот метод представляет модель процесса в виде графа, где вершинами являются действия процесса, а дугами события, за счет которых осуществляется переход процесса из одного состояния в другое. Сети Петри применяют для динамического моделирования поведения процесса.
• · Unified Modeling Language (UML) - представляет собой объектно-ориентированный метод моделирования процессов. Он состоит из 9-ти различных диаграмм, каждая из которых позволяет моделировать отдельные статические или динамические аспекты процесса.

Большинство из указанных методов реализованы в виде программного обеспечения. Оно позволяет осуществлять поддержку бизнес-процессов или проводить их анализ.

Цифровые технологии стремительно врываются во все сферы жизни общества, заставляя нас быть более гибкими и быстро адаптироваться к изменениям. Цифровая трансформация не обошла стороной и бизнес: его выживание в современных условиях зависит, прежде всего, от готовности быстро и кардинально менять методы управления предприятием, объекты которого стали частью единого информационного пространства. Дополнительный импульс в виде обязательной автоматизации получило и управление бизнес-процессами, связывающих в единую модель информационные и человеческие ресурсы.

Каждому руководителю успешной организации сегодня очевиден тот факт, что любые управленческие инновации и меры для повышения эффективности бизнеса основаны на грамотной и умелой трансформации бизнес-процессов. А бумажные регламенты, как и автоматизация несовершенных и неструктурированных процессов — давно в прошлом.

Управление компанией, вне зависимости от размера и отрасли, подобно управлению автомобилем, где все решает скорость поступления информации и оперативная реакция на нее. Как и в машине, где помимо руля и коробки передач, должны быть различные приборы, в реальном времени отражающие как показатели самого транспортного средства, так и окружающей среды, в системе управления должны присутствовать инструменты для непосредственного воздействия и средства для обработки информации. Бумажные регламенты могут дать общую картину устройства бизнеса, но они не являются инструментом управления. Такие процессы не интерактивны и не предоставляют точных измерений выполняемых операций.

Инструмент для моделирования и управления бизнес-процессами — системы BPM, позволяющие быстро создавать, запускать, мониторить и изменять процессы благодаря тесной интеграции сред проектирования, разработки и выполнения. В основе ВРМ-систем, как правило, лежит один из наиболее прогрессивных мировых стандартов моделирования — нотация BPMN 2.0.

Что такое нотация BPMN

BPMN — самая гибкая и простая методология моделирования, анализа и реорганизации бизнес-процессов. Гибкость обеспечивает набор элементов и правил нотации, а наглядность достигается за счет визуальных диаграмм процессов и блок-схем. Основная цель BPMN — обеспечить доступной нотацией описания бизнес-процессов всех пользователей: аналитиков, которые создают модели процессов, разработчиков, внедряющих технологии их выполнения, простых бизнес-пользователей и руководителей, управляющих процессами и отслеживающих их выполнение.

BPMN призвана служить связующим звеном между стадией дизайна бизнес-процесса и стадией его реализации. С этой целью нотация BPMN использует базовый набор интуитивно понятных элементов, позволяющих определять сложные семантические конструкции. Стандарт BPMN появился в результате необходимости в простом механизме для проектирования и чтения как простых, так и сложных моделей бизнес-процессов. Моделирование в нотации BPMN осуществляется с помощью диаграмм с небольшим количеством графических элементов. Это позволяет пользователям быстро разобраться и понять логику процессов.

5 BPM-систем с нотацией BPMN в основе

bpm’online

bpm"online — платформа для управления бизнес-процессами от компании Terrasoft. В основе системы — самый прогрессивный стандарт моделирования бизнес-процессов BPMN. Система позволяет не только осуществить моделирование и схемы бизнес-процесса и изменить ее с помощью удобного дизайнера, но и запустить только что созданный процесс без привлечения разработчика.

Для моделирования бизнес-процессов в нотации BPMN в bpm’online доступны два инструмента:

Мастер бизнес-процессов — для создания простых бизнес-процессов с использованием стандартных элегментов, запускаемых пользователем вручную.

Дизайнер бизнес-процессов — для моделирования сложных разветвленных процессов, содержащих множество различных элементов, включая выполняемые системой автоматически.

Выбор инструмента для моделирования в bpm’online зависит от сложности, назначения и способа запуска процесса.

BizAgi Suite

Бесплатный (до 20 сотрудников) инструмент для графического описания процессов в нотации BPMN. Система поддерживает совместную работу, имитационное моделирование, экспорт созданных моделей в текстовые редакторы и другие форматы. Система состоит из двух модулей: BizAgi Modeler, который используется для описания и моделирования бизнес-процессов и BizAgi Studio, позволяющий превратить созданные модели в исполняемые приложения. Система также позволяет отслеживать выполнение процессов в реальном времени.

Business Studio

Система поддерживает несколько нотаций моделирования: IDEF, eEPC, BPMN и еще несколько других. В Business Studio есть возможность имитационного моделирования, проведения функционально-стоимостного анализа и автоматической генерации документов. Недостатком системы является то, что выполнение и мониторинг моделей процессов производится через интеграцию с другими системами. Программа также позволяет осуществлять постановку целей компании по системе сбалансированных показателей.

ELMA BPM

Для моделирования бизнес-процессов в системе используется нотация BPMN. Система позволяет также в реальном времени выполнять и отслеживать смоделированные процессы. Кроме построения моделей, система также позволяет назначать роли бизнес-процессов ответственным сотрудникам, организовать работу с документооборотом, интегрировать систему с 1С.

Visual Paradigm

Система поддерживает большое количество нотаций и блок-схем моделей, среди них и BPMN. Созданные в системе модели могут быть связаны между собой, что легко позволит создать модель всего бизнеса. Кроме этого, есть возможность провести имитационное моделирование и проверку диаграмм процессов.

Visual Paradigm обеспечивает возможность управлять атрибутами элементов и автоматически генерировать описания процессов. Система изначально была ориентирована на разработчиков, поэтому каждому элементу можно задать условия поведения в системе, бизнес-правила.

• улучшение модели «как должно быть». Моделирование бизнес-процессов не ограничивается только созданием модели «как должно быть». Каждый из процессов по ходу работы продолжает изменяться и совершенствоваться, поэтому модели процессов должны регулярно пересматриваться и улучшаться. Эта стадия моделирования связана с постоянным улучшением процессов и улучшением модели бизнес-процессов.

Виды моделирования бизнес процессов

Моделирование бизнес процессов может иметь различную направленность. Это зависит от того, какие проблемы предполагается решить с его помощью. Учет абсолютно всех воздействий на процесс может значительно усложнить модель и привести к избыточности описания процесса. Чтобы этого избежать, моделирование бизнес процессов разделяют по видам. Вид моделирования выбирается в зависимости от исследуемых характеристик процесса.

Наиболее часто, для целей совершенствования процесса применяют следующие виды моделирования:

• Функциональное моделирование. Этот вид моделирования подразумевает описание процессов в виде взаимосвязанных, четко структурированных функций. При этом строгая временная последовательность функций, в том виде, как она существует в реальных процессах, не обязательна.
• Объектное моделирование - подразумевает описание процессов, как набора взаимодействующих объектов – т.е. производственных единиц. Объектом является какой-либо предмет, преобразуемый в ходе выполнения процессов.
• Имитационное моделирование – при таком виде моделирования бизнес-процессов подразумевается моделирование поведения процессов в различных внешних и внутренних условиях с анализом динамических характеристик процессов и с анализом распределения ресурсов.

Разделение моделирования по видам выполняется для упрощения работы и концентрации внимания на тех или иных характеристиках процесса. При этом для одного и того же процесса могут быть применены различные виды моделирования. Это позволяет работать с одним видом моделей независимо от других.

Принципы моделирования бизнес процессов

Моделирование бизнес процессов основывается на ряде принципов, которые дают возможность создать адекватные модели процессов. Их соблюдение позволяет описать множество параметров состояния процессов таким образом, чтобы внутри одной модели компоненты были тесно взаимосвязаны, в то время как отдельные модели оставались в достаточной степени независимыми друг от друга.

Главными принципами моделирования бизнес процессов являются следующие:

• Принцип декомпозиции – каждый процесс может быть представлен набором иерархически выстроенных элементов. В соответствии с этим принципом процесс необходимо детализировать на составляющие элементы.
• Принцип сфокусированности – для разработки модели необходимо абстрагироваться от множества параметров процесса и сфокусироваться на ключевых аспектах. Для каждой модели эти аспекты могут быть свои.
• Принцип документирования – элементы, входящие в процесс, должны быть формализованы и зафиксированы в модели. Для различных элементов процесса необходимо использовать различающиеся обозначения. Фиксация элементов в модели зависит от вида моделирования и выбранных методов.
• Принцип непротиворечивости – все элементы, входящие в модель процесса должны иметь однозначное толкование и не противоречить друг другу.
• Принцип полноты и достаточности – прежде чем включать в модель тот или иной элемент, необходимо оценить его влияние на процесс. Если элемент не существенный для выполнения процесса, то его включение в модель не целесообразно, т.к. он может только усложнить модель бизнес-процесса.

Методы моделирования бизнес процессов

На сегодняшний день существует достаточно большое количество методов моделирования бизнес процессов. Эти методы относятся к разным видам моделирования и позволяют сфокусировать внимание на различных аспектах. Они содержат как графические, так и текстовые средства, за счет которых можно наглядно представить основные компоненты процесса и дать точные определения параметров и связей элементов.

Наиболее часто в менеджменте качества моделирование бизнес-процессов выполняют с помощью следующих методов:

Flow Chart Diagram (диаграмма потока работ) – это графический метод представления процесса в котором операции, данные, оборудование процесса и пр. изображаются специальными символами. Метод применяется для отображения логической последовательности действий процесса. Главным достоинством метода является его гибкость. Процесс может быть представлен множеством способов.

Data Flow Diagram (диаграмма потока данных). Диаграмма потока данных или DFD применяется для отображения передачи информации (данных) от одной операции процесса к другой. DFD описывает взаимосвязь операций за счет информации и данных. Этот метод является основой структурного анализа процессов, т.к. позволяет разложить процесс на логические уровни. Каждый процесс может быть разбит на подпроцессы с более высоким уровнем детализации. Применение DFD позволяет отразить только поток информации, но не поток материалов. Диаграмма потока данных показывает, как информация входит и выходит из процесса, какие действия изменяют информацию, где информация хранится в процессе и пр.

Role Activity Diagram (диаграмма ролей). Она применяется для моделирования процесса с точки зрения отдельных ролей, групп ролей и взаимодействия ролей в процессе. Роль представляет собой абстрактный элемент процесса, выполняющий какую-либо организационную функцию. Диаграмма ролей показывает степень «ответственности» за процесс и его операции, а также взаимодействие ролей.

IDEF (Integrated Definition for Function Modeling) – представляет собой целый набор методов для описания различных аспектов бизнес-процессов (IDEF0, IDEF1, IDEF1X , IDEF2, IDEF3, IDEF4, IDEF5). Эти методы строятся на базе методологии SADT (Structured Analysis and Design Technique). Для моделирования бизнес процессов наиболее часто применяют методы IDEF0 и IDEF3.

Структура системы включает в себя следующие функциональные области:

1. управление бизнес-процессами
2. электронный архив
3. система показателей KPI

Моделирование

Бизнес-процессы моделируются в веб-интерфейсе системы в карточке бизнес-процесса. Для этого пользователю предлагается набор простых блок-схем:

Получившаяся графическая схема бизнес-процесса со всеми исполнителями и сопутствующими процедурами отображается в карточке процесса:

Каждой точке (этапу) бизнес-процесса присваивается определенный набор атрибутов (реквизитов), включающих в себя название, указание исполнителей, тип документа:

Следующий шаг в построении логики бизнес-процесса – это настройка его реквизитов:

Сбор показателей может осуществляться вручную и с помощью бизнес-процессов.
При запуске процесса ответственному пользователю приходит соответствующая задача:

Изменения в существующие процессы могут вноситься «на ходу». Достаточно просто удалить или добавить новые блоки в графическую модель процесса.

Типовые процессы могут настраиваться для регулярного исполнения автоматически:

Панели контроля и аналитики

Руководителю предоставляется сводная отчетность по всем показателям деятельности компании:

Анализ процессов с помощью показателей

Сводка по всем типам бизнес-процессов компании с указанием количества запущенных экземпляров и их статусов, планируемых и фактических временных показателей представлена в отчете по выполнению процессов:

Также отчетность по статусам процессов может быть отображена в графическом варианте. Статус операций (задач) по процессу маркируется с помощью цвета:

Влияние KPI сотрудников и подразделений на общие результаты компании видно на примере такого элемента, как расчетные показатели.

Расчетные показатели – это суммарные значения, складывающиеся из ряда ключевых показателей по специальной формуле. Например, для вычисления значения «Финансы» складываются показатели «Объем продаж» и «Маржинальная прибыль»:

Слагаемые этой формулы могут быть гибко настроены под каждый расчетный показатель.
Связь между расчетным показателем и KPI графически показана в Панели руководителя.

Модель представления может настраиваться под конкретного пользователя.

Общее впечатление от системы

В решении «Управление процессами» на базе 1С: Предприятие 8 представлен обширный набор средств для построения бизнес-процессов компании. Здесь есть и графический редактор, и инструменты контроля/совершенствования бизнес-процессов, и пользовательские панели визуального отображения показателей.

KPI здесь – не просто опциональный «довесок», а элемент контроллинга процессной модели компании.

Все это реализовано с присущей продуктам линейки 1С скрупулезностью. Например, построение каждого этапа процессной цепочки требует внесения большого объема сопутствующих данных.

ELMA BPM Suite

ELMA – это система класса BPM и одновременно платформа для разработки модулей и решений, нацеленных на различные аспекты бизнеса. Модуль KPI на базе ELMA служит для визуального отображения показателей эффективности сотрудников, которые рассматриваются в привязке к стратегическим целям компании.

Полноценное решение для бизнеса, которое сочетает в себе функционал BPM, метрики процессов, средства управления стратегией и инструменты мотивации персонала, предлагается в пакете ELMA BPM Suite .
Рассмотрим какой функционал поставляется разработчиком в рамках данного пакета.

Моделирование

Дизайнер ELMA – это конфигуратор, в котором графически отображается организационная структура компании. Для этого в распоряжении пользователя находится весь набор простых геометрических фигур и элементов.

В Дизайнере также формируются стратегические цели компании и показатели KPI, закрепленные за определенными сотрудниками и подразделениями. Логически связываясь между собой, показатели образуют дерево показателей.

Панели контроля и аналитики

В системе ELMA есть удобные дэш-борды с графиками и таблицами, на которых показывается динамика изменений как по всем, так и по выбранным показателям:

Сумма показателей сотрудника отражает его общую результативность. Это реализовано в таком элементе системы, как «Матрица эффективности», помимо ключевых показателей включающей в себя средство для мониторинга выполнения SMART-задач (приоритетных задач, поставленных на указанный период), уровень исполнительской дисциплины и оценку руководителя.

Вес этих параметров, набор ключевых показателей, периодичность их учета и другие элементы матрицы эффективности настраиваются отдельно для каждого пользователя/групп пользователей администратором системы:

SMART-задачи – инструмент, заслуживающий отдельного внимания.
Как я уже сказал выше, он служит для постановки приоритетных и стратегически значимых задач сотрудникам. Уже на стадии формулирования задачи возможна ее привязка к конкретной стратегической цели компании. Тем самым подчеркивается значимость результата, достигнутого сотрудником, для успеха всей компании:

Таким образом, ELMA логически связывает стратегию компании и SMART-задачи, являющиеся одной из компонент матрицы эффективности сотрудника.
Все компоненты матрицы эффективности в своей совокупности влияют на размер премии сотрудника, являясь одним из эффективных средств мотивации персонала.

Теперь о том, как цели и показатели отображаются в веб-интерфейсе.

Контроль процессов с помощью KPI

Для каждого процесса можно назначить набор показателей и метрик, которые будут служить контроллерами его исполнения:

Для процессов можно настроить цветовые индикаторы, к каждому из которых привязывается определенный показатель.

Процессы, которые исполняются в штатном режиме, отмечаются в Мониторе процессов зеленым цветом, «отстающие» или «проблемные» – соответственно желтым и красным:

Связь стратегических целей и KPI

В Карте целей графически показаны направления деятельности и стратегические цели компании на текущий период. Уровень «вложенности» карты целей зависит от того, насколько разветвлена организационная структура компании. У каждого подразделения эти цели свои, и они отражают специфику его деятельности:

Общее впечатление о системе

ELMA в варианте поставки BPM Suite – это полноценная система моделирования, управления и контроля бизнес-процессов.
Большое внимание разработчики продукта уделяют учету показателей KPI, что отражено в таких компонентах системы, как показатели эффективности, гибко настраиваемые в соответствии с оргструктурой, процессами компании и привязанные к стратегическим целям, матрица эффективности, SMART-задачи. Динамика показателей отражается с помощью графики и пользовательских дэш-бордов. Все эти инструменты позволяют контролировать качество исполнения бизнес-процессов.

Business Studio

Система бизнес-моделирования процессов предприятия, интересная по своему функционалу и исполнению. Разработчик – отечественный ИТ-вендор ГК «Современные технологии управления». Круг задач, которые позволяет решать Business Studio , включает в себя моделирование и контроллинг бизнес-процессов, проектирование стратегических целей BSC с привязкой к показателей KPI сотрудников и подразделений, имитационное моделирование и анализ баланса компании, поддержка СМК.

Моделирование

Система поддерживает популярные нотации для создания моделей бизнес-процессов: IDEF0, BPMN, EPC, Basic Flowchart, Cross Functional Flowchart. С помощью блок схем и других графических элементов моделируется структура бизнес-процесса:

Анализ процессов с помощью показателей KPI

В системе есть такой механизм отслеживания динамики, как контроллинг процессов:

Панели контроля и аналитики

В системе есть удобные дэш-борды для ознакомления с показателями компании:

А также инструменты анализа связанных с ними ключевых показателей эффективности, как собственные, так и подразделений компаний:

Динамика изменений этих показателей хорошо видна на соответствующих диаграммах:

Связь стратегических показателей и KPI

В стратегической карте наглядно представлены направления деятельности, цели и показатели компании

Однако чтобы изучить динамику по тем или иным показателям, необходимо углубляться в них. На мой взгляд, это затрудняет формирование целостной картины того, что происходит в компании

Общее впечатление от системы

Система Business Studio обладает развитым функционалом для моделирования и анализа бизнес-процессов с помощью индикаторов, диаграмм и отчетов. Однако средств управления и улучшения процессов в ней не предусмотрено.

ARIS Express 2.4

Программа для моделирования бизнес-процессов и управления предприятием от немецкой компании Software AG . Доступна для бесплатного скачивания на сайте разработчика. Не требует от пользователя навыков программирования и специальных знаний в области ИТ, что особенно актуально для небольших компаний, студентов, изучающих основы управления предприятием.

Несмотря на то, что система бесплатна, она включает в себя полноценный набор инструментов для описания процессов. Основные возможности бесплатной системы таковы:

Моделирование

Удобная среда для моделирования бизнес-процессов с помощью блок-схем (учитывает такие сущности, как события, действия и должности):

Графическая среда для выстраивания процессной логики и иерархии (process landscape):

Маршруты согласований, обработки запросов и документов выстраиваются в соответствии с организационной структурой и процессной моделью компании:

Разработчики ARIS Express 2.4 не обошли вниманием такой аспект, как показатели эффективности персонала.

Панели контроля и аналитики

В бесплатной поставке не предусмотрены. А вот в версии продукта ARIS Business Strategy есть дэшборды для отслеживания KPI и BCS.

Связь стратегических целей с KPI

В компоненте Whiteboard (аналог обычной настенной доски для писания маркером) задаются показатели KPI компании в соответствии с компетенцией сотрудника или подразделения, и стратегическим целям. Показатели эффективности сотрудников формулировать с помощью таких элементов, как KPI Instance (в переводе – «варианты показателей KPI»).

Впечатление о системе

ARIS Xpress – бесплатная система моделирования с простым и понятным интерфейсом. Именно поэтому она применяется в обучении студентов азам описания бизнес-процессов и небольших компаниях. Однако назвать ее полноценной BPM-системой нельзя, так как инструментов управления, совершенствования и контроля бизнес-процессов в ней нет.

Вывод

Итак, средства учета KPI – это важная структурная компонента BPM-систем, объединяющая в себе средства формирования стратегии компании и индикаторы для отслеживания того, насколько эффективно данная стратегия реализуется.

Каждое из интегрированных решений BPM+KPI имеет свою функциональную специфику. Часть из них является универсальными бизнес-решениями, способными подстроиться под специфику практически любой компании, часть же ориентирована на узкие целевые группы. Ряд систем предлагает пользователю полноценный функционал BPM и KPI, ряд других является, по сути, лишь конфигураторами процессов.

Одна из задач инструментов KPI в BPM-системе – контроль исполнения процессов. Не во всех представленных в обзоре системах это реализовано, имеются также различия в способах реализации.

По-разному реализована связь между стратегическими целями и показателями эффективности.
Краткие итоги по рассмотренным системам приведены в таблице:

Система	Тип системы	Отображение стратегических целей	Панель показателей сотрудника	Возможность корректировки процессов на ходу	Поддержка мобильных устройств

Понятие «моделирование бизнес-процессов» пришло в быт большинства аналитиков одновременно с появлением на рынке сложных программных продуктов, предназначенных для комплексной автоматизации управления предприятием. Моделирование бизнес-процессов позволяет проанализировать не только, как работает предприятие в целом, как оно взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте.

Существует несколько подходов к определению понятия «моделирование бизнес-процессов»:

· моделирование бизнес-процессов - это описание бизнес-процессов предприятия позволяющее руководителю знать, как работают рядовые сотрудники, а рядовым сотрудникам - как работают их коллеги и на какой конечный результат направлена вся их деятельность;

· моделирование бизнес-процессов - это эффективное средство поиска возможностей улучшения деятельности предприятия;

· моделирование бизнес-процессов - это средство позволяющее предвидеть и минимизировать риски, возникающие на различных этапах реорганизации деятельности предприятия;

· моделирование бизнес-процессов - это метод, позволяющий дать стоимостную оценку каждому процессу, взятому в отдельности, и всем бизнес-процессам на предприятии, взятым в совокупности.

Современные предприятия вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности. Это требует разработки новых технологий и приемов ведения бизнеса, повышения качества конечных результатов деятельности и, конечно, внедрения новых, более эффективных методов управления и организации деятельности предприятий.

Бизнес-процесс - это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы производителя, создает ценность и выдает результат потребителю. Среди основных причин, побуждающих организацию оптимизировать бизнес-процессы, можно выделить необходимость снижения затрат или длительности производственного цикла, требования, предъявляемые потребителями и государством, внедрение программ управления качеством, слияние компаний, внутриорганизационные противоречия и др.

Моделирование бизнес-процессов - это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании, средство прогнозирования и минимизации рисков, возникающих на различных этапах реорганизации предприятия. Этот метод позволяет дать стоимостную оценку каждому отдельному процессу и всем бизнес-процессам организации в совокупности.

Решения по моделированию бизнес-процессов обычно принимается по причинам, представленным на рисунке 3.1.

Рисунок 3.1 - Причины, по которым принимается решение по моделированию бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов затрагивает многие аспекты деятельности компании:

· изменение организационной структуры;

· оптимизацию функций подразделений и сотрудников;

· перераспределение прав и обязанностей руководителей;

· изменение внутренних нормативных документов и технологии проведения операций.

Целью моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме более удобной для аналитической обработки полученной информации. Модель должна отражать структуру бизнес-процессов организации, детали их выполнения и последовательность документооборота.

Моделирование бизнес-процессов организации включает два этапа структурное и детальное. Структурное моделирование бизнес-процессов организации может выполняться в нотации IDEF0 с использованием инструментария BPwin или на языке UML с использованием инструментария Rational Rose. Детальное моделирование выполняется на языке UML.

На этапе структурного моделирования в модели должны быть отражены:

· существующая организационная структура;

· документы и иные сущности, используемые при исполнении моделируемых бизнес-процессов и необходимые для моделирования документооборота, с описаниями их основного смысла;

· структуру бизнес-процессов, отражающую их иерархию от более общих групп к частным бизнес-процессам;

· диаграммы взаимодействия для конечных бизнес-процессов, отражающие последовательность создания и перемещения документов (данных, материалов, ресурсов и т.п.) между действующими лицами.

Детальное моделирование бизнес-процессов выполняется в той же модели и должно отражать требуемую детализацию и должна обеспечить однозначное представление о деятельности организации.

Детальная модель бизнес-процесса должна включать:

· набор прецедентов отражающих возможные варианты выполнения бизнес-процессов «как есть»;

· диаграммы действий, детально описывающие последовательность выполнения бизнес-процессов;

· диаграммы взаимодействия, отражающие схемы документооборота.

Моделирование бизнес-процессов в компании может быть направлено на решение большого числа различных задач:

· Точно определить результат бизнес-процесса и оценить его значение для бизнеса. Определить набор действий, составляющих бизнес-процесс. Ясное определение набора задач и действий, которые необходимо выполнить, чрезвычайно важно для детального понимания процесса.

· Определить порядок выполнения действий. Действия в рамках одного бизнес-процесса могут выполняться как последовательно, так и параллельно. Очевидно, что параллельное исполнение, если оно допустимо, позволяет сократить общее время выполнения процесса и, следовательно, повысить его эффективность.

· Произвести разделение зон ответственности: определить, а затем отслеживать, какой сотрудник или подразделение компании несет ответственность за выполнение того или иного действия или процесса в целом.

· Определить ресурсы, потребляемые бизнес-процессом. Точно зная, кто какие ресурсы использует и для каких операций, можно повысить эффективность использования ресурсов посредством планирования и оптимизации.

· Понять суть взаимодействий между участвующими в процессе сотрудниками и подразделениями компании и оценить, а затем повысить эффективность коммуникации между ними.

· Увидеть движение документов в ходе процесса. Бизнес-процессы производят и потребляют различные документы (в бумажной или электронной форме). Важно разобраться, откуда и куда идут документы или информационные потоки, и определить, оптимально ли их движение и действительно ли все они необходимы.

· Определить потенциальные узкие места и возможности для улучшения процесса, которые будут использованы позже для его оптимизации.

· Более эффективно внедрить стандарты качества, например ИСО 9000, и успешно пройти сертификацию.

· Использовать модели бизнес-процессов в качестве руководства для новых сотрудников.

· Эффективно произвести автоматизацию бизнес-процессов в целом или отдельных их шагов, включая автоматизацию взаимодействия с внешней средой -- клиентами, поставщиками, партнерами.

· Разобравшись в совокупности бизнес-процессов компании, понять и описать деятельность предприятия в целом.

В свою очередь, основной задачей при моделировании бизнес-процессов компании является описание существующих в ней процессов с целью построения их моделей «как есть». Для этого необходимо собрать всю доступную информацию о процессе, которой в полной мере, как правило, владеют только сотрудники компании, непосредственно задействованные в выполнении процесса. Таким образом, мы приходим к необходимости подробного опроса (интервьюирования) всех задействованных в бизнес-процессе сотрудников. Следует подчеркнуть, что нельзя ограничиваться сведениями о процессе, предоставляемыми руководителем подразделения и менеджерами. Обычно только беседа с сотрудником, непосредственно осуществляющим действия в рамках описываемого бизнес-процесса, дает адекватное представление о том, как функционирует процесс в реальности. Первый вопрос при построении модели «как есть» касается результата рассматриваемого бизнес-процесса. Случается, что получить четкую формулировку результата бизнес-процесса нелегко, несмотря на всю важность этого понятия для эффективности работы компании. После определения результата следует разобраться с последовательностью действий, составляющих процесс. Последовательность действий моделируется на разных уровнях 11 абстракции. На самом верхнем уровне показывают только наиболее важные шаги процесса. Затем производится декомпозиция каждого из высокоуровневых шагов (подпроцессов). На основе собранной информации строится модель обычного, или оптимального, выполнения процесса и определяются возможные сценарии его выполнения со сбоями. Различные сбои (исключительные ситуации -- исключения) могут нарушать оптимальный ход процесса, поэтому следует указать, каким образом исключения будут «обработаны», то есть какие действия предпринимаются в случае возникновения исключительной ситуации.