Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2016 года, приведенные в нашей статье, помогут грамотно организовать этот процесс на предприятии. Ниже исчерпывающе описаны всех стадии работы с сотрудником: прием, перевод в другой отдел, повышение в должности, изменение оклада, наказание, поощрение, взыскание, увольнение.
Кадровый документооборот как часть учетного процесса должен быть подконтролен руководителю компании. Как правило, именно на первое лицо изначально возлагается ответственность за его ведение, для чего издается соответствующий приказ.
По мере набора в штат кадровых или бухгалтерских специалистов эти функции делегируются им с четким указанием, кто за что отвечает и какой документ имеет право подписывать. Для каждой должности разрабатывается соответствующая инструкция, где определяются трудовые функции, права и уровень ответственности. Сотрудник знакомится с распорядительным документом и должностной инструкцией и расписывается:
Помимо должностной инструкции, возможна разработка внутренних положений, регламентов, дополнительных инструкций. Однако основой для соблюдения законности в сфере кадрового делопроизводства выступает Трудовой кодекс РФ и иные нормативные акты, издаваемые правительством и министерствами.
При несоблюдении положений законодательства или локальных актов компании к работнику, занимающемуся ведением кадрового документооборота, могут быть применены меры дисциплинарной ответственности. И это вполне обоснованно, поскольку даже незначительные нарушения способны привести к ощутимым финансовым потерям.
Формально централизованно утвержденной инструкции по кадровому делопроизводству нет. Однако в своей работе специалистам рекомендовано пользоваться ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденным приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст.
Тем не менее благодаря многолетней практике ведения подобной деятельности выработался определенный негласный набор правил и последовательность действий, которые и легли в основу пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству . Ее можно смело применять в практической деятельности, избежав тем самым неточностей и ошибок.
Кроме того, используя указанную информацию, можно спрогнозировать общее количество документов, которые потребуется оформлять, и время, которое придется на это тратить, соответственно, определить, сколько сотрудников должно быть в кадровой службе.
Опираясь на данные правила и методы, практикующий делопроизводитель создаст удобный для себя алгоритм действий, которому будет следовать в дальнейшем для ведения качественного кадрового делопроизводства в 2016 году .
Далее представлен универсальный план ведения всего объема кадрового документооборота, которым можно пользоваться на любой стадии жизненного цикла компании - от создания до момента ликвидации или реорганизации. Несмотря на то что пошаговые инструкции по кадровому делопроизводству с нуля достаточно распространены, иметь под рукой компактный и удобный для восприятия вариант будет нелишним.
Итак, шаги, которые нужны регулярно для достижения оптимальных результатов при ведении кадрового делопроизводства с нуля :
Сотрудник, занимающийся кадровым документооборотом, должен всегда иметь под рукой данный перечень документов, а также обновлять свои знания в этой области по мере необходимости, а также в случае существенных изменений законодательства. Делать это можно как самостоятельно, так и посредством заключения контракта с поставщиками специализированных нормативных правовых баз.
В обязательном порядке закрепляется набор документов для персонифицированного учета данных сотрудника:
При наличии профсоюза или представителя общего собрания работников в компании может быть разработан и подписан коллективный договор. Очень важным документом может стать положение по оплате труда и премированию. Оно позволит сократить объем трудового договора и четко закрепить порядок расчета вознаграждения за труд.
Если на предприятии внедрена регулярная оценка персонала, необходимо положение об аттестации. Для сохранности внутренней информации должен быть разработан документ об охране коммерческой тайны.
В дальнейшем оформляются документы по текущей деятельности работника: учету рабочего времени, начислению заработной платы, отпускам, дням отдыха согласно справкам донора или без сохранения заработной платы, переводам.
Ведение кадрового документооборота не настолько сложно, как кажется на первый взгляд. Несмотря на обилие разрозненных и разносторонних нормативных актов, регулирующих данный вопрос, всю необходимую информацию можно отобрать и систематизировать.
Кроме того, выше приведена короткая и понятная шпаргалка, способная помочь новому кадровому специалисту и даже опытному работнику, облегчив ему в целом понимание всех шагов, которые необходимо предпринять.
Главное в делах подобного рода - внимательность и скрупулезность в мелочах, поскольку незначительные ошибки в документации могут повлечь для компании серьезные неприятности как финансового, так и репутационного характера.
Организация кадрового делопроизводства – второй шаг после регистрации и создания учредительных документов, в ряде предприятий остающийся «за кадром». Ведение грамотного учёта регулирует взаимоотношения между работодателем и наёмными работниками, обеспечивает отсутствие финансовых санкций у проверяющих структур, служит гарантом успеха в судах в случае возникновения конфликтных ситуаций.
Действующим законодательством ежегодно повышаются требования к ведению кадрового учёта, увеличиваются штрафные санкции и перечень организаций, допускающихся к проверкам по организации документооборота. Поэтому желательно создать инструкцию по кадровому делопроизводству, учитывая нормативную базу, форму собственности и специфику деятельности предприятия.
Перечень нормативных актов, обязательный для исполнения всеми без исключения физическими и юридическими лицами, состоит из:
Кадровый учёт может осуществлять обособленное подразделение в виде отдела или инспектора по кадрам. Однако у предприятий малого или среднего бизнеса часто не возникает такой необходимости. Тогда назначается работник, ответственный за ведение данной сферы деятельности. В большинстве случаев это:
Возможно разделение обязанностей между сотрудниками, ведение трудовых книжек одним лицом, составление приказов другим, коллективных, трудовых договоров и составление кадровой отчётности третьим. В этом случае целесообразно отразить функциональные обязанности документально.
Индивидуальный предприниматель освобождается от ведения кадровой работы только при отсутствии наёмных работников. В случае принятия хотя бы одного сотрудника, ИП по вопросам кадровой политики приравнивается к юридическому лицу с обязанностью ведения делопроизводства в аналогичном порядке .
Схема отчётности с упрощённой формой, вид предпринимательской деятельности, выбор системы ведения учёта и налогообложения, годовой оборот, полученные доходы, произведённые расходы, задекларированная прибыль или убыток значения не имеют.
Работнику, осуществляющему организацию кадрового учёта после регистрации предприятия важно овладеть навыками делопроизводства. Важно изучить:
После теоретической подготовки начать оформлять документы практически. Первый приказ – назначение директора составом учредителей или акционеров.
Возможность составлять локальные нормативные акты на предприятии позволяет сформулировать документы на взаимно выгодной основе «работодатель — работники — проверяющие структуры», ст. 8 ТК РФ . К локальным правовым актам относительно кадрового производства и политики относятся :
Наряду с работниками ответственных служб, грамотный представитель кадров участвует в разработке документов, вносит предложения и коррективы по профессиональным вопросам.
Документы, касающиеся отношений конкретного работника с предприятием, начинаются с издания приказа о приёме после прохождения собеседования и утверждения кандидатуры руководством. На основании приказа делается запись в трудовую книжку, которая хранится на основном месте работы. При изменении занимаемой должности, премировании или реорганизации предприятия всем штатным сотрудникам вносится соответствующая запись . Затем оформляется:
Специалист по кадрам ведёт табель учёта рабочего времени, составляет приказы по отпускам, командировкам, распоряжения по премированию и взысканию, вносит записи в книгу регистрации по кадровой деятельности, следит за подписанием договоров о материальной ответственности с материально-ответственными лицами, составляет и сдаёт отчёты в соответствующие органы.
Кадровая служба по специфике деятельности обязана быть внимательной и ответственной, поскольку ошибки могут привести к конфликтным ситуациям в коллективе и разбирательствам в судах. Неправильно заполненный табель учёта рабочего времени автоматически приведёт к искажению начислений заработной платы, ошибочно рассчитанный страховой стаж – к искажению по страховым выплатам . Забывчивость в отношении своевременного оформления приказов приводит к тому, что сотрудник лишается права вовремя пойти в отпуск или возмещения командировочных расходов.
Нарушение требований ведения и хранения кадровых документов может навлечь на ответственного специалиста и руководителя сразу несколько видов административной ответственности :
До 01.01.2015 года штрафные санкции за несоблюдение норм трудового законодательства были мизерными. Работодатель боялся восстановления уволенного работника по решению суда с выплатой заработной платы за вынужденный прогул, а не штрафа. С вышеуказанной даты ситуация резко изменилась появлением финансовых санкций за:
Обнаружение любого нарушения стало наказываться наложением штрафа на должностное лицо в размере от 10000 до 20000 рублей, а на предприятие – от 50000 до 100000 рублей, ст. 5.27 КоАП РФ . Судебная практика встала на сторону Государственной инспекции труда.
Налоговая служба при отсутствии табелей учёта рабочего времени пыталась доказывать незаконность начисления заработной платы со снятием расходов и неполучению налога на прибыль в бюджет. Аналогично по командировочным расходам при отсутствии оформленных приказов.
Кадровые системы электронного документооборота попадают под действие Закона 152-ФЗ «О персональных данных» , устанавливающего требования по защите информации. Организация информационных систем требует соблюдения дополнительных мер по правовому регулированию. Предприятие обязано обеспечить :
Службы безопасности по вопросам персональных данных в электронном режиме устанавливают дополнительные меры по защите в пределах своих полномочий.
Для того чтобы электронный документооборот был признан юридически значимым и мог заменить бумажный, в работе нужно использовать электронные цифровые подписи для всех участников процесса.
Трудовые отношения работника с работодателем фиксируются документами по личному составу, срок хранения которых с 13.03.2016 года составляет 50 лет вместо 75 лет – срока, действовавшего до вышеуказанной даты, закон 43-ФЗ от 2016 года . Новые периоды хранения распространяются на документы, датированные начиная с 2003 года. Эта документация условно подразделяется на связанную с:
Предприятие может не иметь технической возможности хранить документы в большом количестве из-за отсутствия помещений и накопления текущей документации.
По истечении 3-х лет после проверки органами документы можно подшить типографским способом и сдать в госархив.
Кроме этого существуют документы по личному составу со сроком хранения 5 лет. К ним относятся приказы о ежегодных очередных и дополнительных отпусках, компенсациях за неиспользованный отпуск, командировках недлительного характера. По истечении срока исковой давности документация уничтожается, о чём составляется акт с подробным перечнем каждой уничтоженной единицы.
Кадровая политика на предприятии приобретает всё большее значение с каждым годом. Это происходит за счёт увеличения требований к сотрудникам – ведения электронного документооборота, изучения законодательства, увеличения возможных плановых и внеплановых проверок различными структурами, значительным повышением финансовых санкций за минимальные нарушения.
Об организации кадрового делопроизводства «с нуля» рассказано ниже.
Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.
Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.
Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.
Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.
Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.
Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.
Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.
Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.
Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.
Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:
Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.
Его основные цели представлены в таблице:
Направление кадровой работы | Выполняемые задачи |
Учетно-контрольное | прием, учет, увольнение персонала. |
Планово-регулятивное | подбор, перемещение, адаптация работников. |
Отчетно-аналитическое |
|
Координационно-информационное |
|
Организационно-методическое |
|
Документальное |
|
В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.
Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.
Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:
ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.
К ним относятся:
Устав | Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава. |
Правила распорядка труда (далее - Правила) |
|
Инструкция о защите персональных данных |
|
Положение об охране труда | Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда. |
График сменности | Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя. |
Бумаги по нормированию труда | В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм. |
После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .
Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.
В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.
На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.
Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.
Документ должен включать следующие позиции:
Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.
Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:
Подготовка необходимого | Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг. |
Оформление руководителя | Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя. |
Назначение ответственного за кадровую работу | В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ. |
Составление внутренних актов | Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»). |
Документирование приема персонала | На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка). |
Заполнение трудовых книжек | В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе. |
Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.
Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.
Для этого необходимо сделать следующее:
Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.
Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.
Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).
Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.
Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.
График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.
График включает следующие реквизиты:
За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.
Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.
Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:
При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.
К необходимым бумагам относятся:
В прочие обязательные бумаги входят следующие:
Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.
После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.
Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.
Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.
Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.
Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.
Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.
Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:
Порядок восстановления | Процедура не отражена в законодательстве.
Обычно она состоит из следующих шагов:
|
Особенности у ИП с наемными работниками | Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.
Договор заключается в несколько этапов:
|
Ведение на малом предприятии |
|
Упрощение учета на микропредприятиях | Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию. |
Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства - сложная процедура. Она требует детального изучения нормативной базы и отслеживания всех изменений. Грамотное построение кадрового учета способствует построению трудовых отношений в рамках законодательства. Для подготовки кадровика работодатель может воспользоваться услугами специализированных компаний.
В то же время, для ИП кадровое дело должно быть организовано только тогда, когда он нанимает сотрудников и осуществляет выплату заработной платы. При этом предприниматель не создает трудовой договор в отношении себя, поскольку работник и работодатель в данном случае – одно лицо.
Перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, а также типовые формы таких договоров, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2008 N 85;
Для правильной организации кадрового делопроизводства необходимо запастись законами и иными нормативно-правовыми актами в области трудового права, а также специальной литературой. Существенно облегчит ведение учета кадров специализированный программный продукт: в нем есть практически все необходимые бланки документов. В любом случае вам потребуются, в частности:
Итак, форма Т-3. Утверждается она для удобства, как правило, на календарный год. Но, если компания зарегистрирована в середине года, то возможно составление штатного расписания по конец текущего или по конец следующего. Если планы развития ЮЛ четко определены, то целесообразнее заполнить “штатку” сразу на перспективу. Тогда как для остальных эффективнее будет прописать в форме Т-3 только необходимые на первое время позиции.
Когда компания уже зарегистрирована и получены все подтверждающие документы, пора приступать к оформлению кадровой документации. Первоочередно стоит разобраться с будущим штатным составом ЮЛ, определить потребность в персонале на первое время и на перспективу. Для этого компании необходимо издать штатное расписание по форме Т-3.
Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.
В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.
Следите за оформлением документов, ведь они представляют организацию. Если в оформлении есть куда стремиться, заручившись поддержкой руководства, пропишите в нормативных документах (если этого еще нет) обязательное наличие визы на исходящих документах начальника (заместителя) канцелярии и требуйте оформления в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 и инструкцией по делопроизводству.
Если исполнительская дисциплина хромает, ее нужно наладить. Если делопроизводство - бумажное, то придется вручную записывать сроки и напоминать о них исполнителям какому-либо ответственному сотруднику. В системе электронного документооборота контроль исполнения документов осуществляется автоматически, но также нужно следить, чтобы документы ставились на контроль, вовремя исполнялись, поручения по документам закрывались корректно (дата, номер ответного документа).
На нашем сайте есть пошаговые процедуры приёма на работу (для основного работника и для совместителя) >> Вы можете с ними ознакомиться. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов есть в справочных базах:
Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.
Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.
Кадровый персонал не может обойтись без создания следующих бумаг:
В любой работе могут быть допущены ошибки. Поэтому кадровое делопроизводство не является исключением. Поскольку это сложный процесс и запомнить большой объем информации многим начинающим сотрудникам сложно, то основные из них заключаются в следующем:
Когда в компании документы теряются или нарушается их юридическая сила, готовится распорядительный документ или определяются правила по работе с документами. Но со временем сотрудники забывают правила, документы теряются, поэтому такими методами организовать делопроизводство в организации не получится.
Без делопроизводства невозможна деятельность компании, потому что оно обеспечивает создание, движение, учет, хранение документов. Инструкция по делопроизводству — это главный документ, который содержит описание работы с документами в организации: как правильно работать с внутренними и входящими документами, как их создавать и другие основные организационные моменты.
Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.
10 Июл 2018 232Территориально удаленные или , учтите этот факт и предусмотрите механизм взаимодействия с этими подразделениями. Система делопроизводства в них должна быть идентичной с головным офисом во избежание проблем при регистрации и оформления документов.
Подумайте, какую из существующих форм делопроизводства вы будете использовать: централизованную, смешанную или децентрализованную. Их выбор определяет структура предприятия (имеются ли у него территориально удаленные подразделения) и техническая оснащенность делопроизводства. Если эта малочисленна и технически не обеспечена, то часть ее функций передается подразделениям. В этом случае имеет место смешанное делопроизводство. В том случае, если это служба оснащена всеми необходимыми кадровыми, техническими и программными средствами, то такая форма ведения делопроизводства будет централизованной.
В каждом структурном подразделении выделите специальную штатную единицу, которая будет осуществлять ведение делопроизводства. Если такой возможности нет, то назначьте иного сотрудника, который будет совмещать выполнение своих основных должностных обязанностей с функцией делопроизводителя.
Определите количество и номенклатуру дел, к которым будут относиться все поступающие, исходящие и внутренние . Если это документы из вышестоящей (головной) организации, то они поступают на рассмотрение руководителю; документы подведомственных должны поступать на рассмотрение заместителю руководителя, курирующему работу с ними. Соответственно, обращения граждан – тому заместителю, на которого возложена обязанность работать с населением.
Выявив круг корреспондентов, создайте классификатор, по которому вы сможете сразу определять, к какой корреспондентской группе данный документ. Например, для органов государственной власти присвойте код 01, для писем вышестоящей организации – код 02, для поставщиков – код 03, для заказчиков – код 04 и т.д. Это поможет упорядочить движение документов организации.
Определите, в какой форме будет вестись документооборот – в журнальной или карточной. Обе формы реализованы в специальных программах электронного документооборота. Если вы пока не можете приобрести такую программу, пользуйтесь электронными журналами регистрации документов, их можно оформить в Excel.
Правильно организованное делопроизводство – одна из составляющих успешной работы любого (даже небольшого) предприятия. Ведь от того, как оформляются основные документы (приказы, указания, письма и пр.) зависит первое впечатление о нем деловых партнеров. Важно и то, насколько оперативно проходят потоки входящей, исходящей и внутренней документации.
Инструкция
За документооборот на предприятии должен отвечать конкретный работник. Если предприятие не очень большое – это секретарь, секретарь-референт. Если же организация включает в себя не одно подразделение (тем более, если они имеют разное территориальное расположение), организуется служба ДОУ (документационное обеспечение управления).
Именно они разрабатывают инструкцию предприятия по делопроизводству, перерабатывают ее, вносят изменения. При подготовке документа за основу можно взять «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Это важный, ответственный этап, т.к. после утверждения инструкции по делопроизводству документы на предприятии должны соответствовать определенному стилю:
- расположение реквизитов (продольное, угловое);
- фирменный шрифт;
- формат (размер бумаги, отступы).
Кроме образцов бланков предприятия в инструкции должны найти отражение такие вопросы, как организация регистрации входящих/исходящих документов; организация контроля за исполнением документов и принятых решений; и передача документов в архив и пр.
Формирование папок, в которые подшиваются документы определенной тематики, должно проводиться в соответствии с номенклатурой дел. Она разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения».