Организация и ведение кадрового делопроизводства - прямая обязанность работников службы персонала. В ситуациях создания новой организации, преобразования старой или иных вариантов реорганизации, руководству и отделу кадров надо знать основные моменты работы: обучение и поиск сотрудников, прием, перевод и увольнение персонала, а также правила как архивного, так и оперативного хранения документов.
В любой организации, независимо от формы собственности, есть персонал. Он отличается по численности и составу, по выполняемым функциям и уровню квалификации. Задача отдела кадров - сделать так, чтобы все вопросы и проблемы, связанные с сотрудниками предприятия, решались максимально оперативно и грамотно.
Стабильная работа организации напрямую зависит от ее сотрудников. Первейшая задача службы персонала - грамотный и своевременный подбор работников, ведение кадрового делопроизводства в соответствии с законом и своевременная сдача документов в архив. Это основа стабильной работы любого предприятия.
Инструкция по кадровому делопроизводству четко указывает на необходимость иметь профессиональную подготовку специалистам по персоналу. Однако на практике часто возникает проблема с подготовкой работников нужного профиля.
Высшие и средне-специальные учебные заведения не выпускают специалистов столь узкой квалификации, как «кадровое делопроизводство». Обучение обычно происходит уже на месте либо на профильных курсах. Также возможна подготовка сотрудника непосредственно на рабочем месте методом наставничества.
Кадровое делопроизводство обучение специалистов предполагает следующими способами:
Деятельность отдела персонала и общая организация кадрового делопроизводства очень сильно зависит от действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов. Эта особенность связана с нюансами работы с большим количеством персональных документов, которые часто являются конфиденциальными.
Делопроизводство в кадровой службе регламентируется следующими актами:
Работники службы персонала обязаны неукоснительно соблюдать предписания нормативных актов и прежде всего Трудового кодекса.
Ведение кадрового делопроизводства начинается с поиска и оформления персонала. Прежде всего, необходимо определиться с вариантами нахождения новых сотрудников. Среди них особо выделяются следующие:
Все варианты поиска сотрудников имеют свои достоинства и недостатки, работник отдела персонала должен максимально использовать все возможности, чтобы закрыть вакансию.
Когда претендент найден, с ним проводится собеседование. Желательно, чтобы его ход фиксировался документально: так легче принять взвешенное решение о найме либо отказе. В последнем случае человека письменно извещают о причине в течение пяти рабочих дней. Если претендент подходит на вакантную должность, то его следует зачислить. С этого начинается оформление на конкретного сотрудника.
Ведение кадрового делопроизводства предполагает обязательное оформление учетной документации, в частности, штатного расписания и личных карточек. Эти документы являются обязательными для организаций всех форм собственности.
Штатное расписание и численность должно быть актуальным и отвечать потребностям организации. В него вносят наименования всех должностей, количество ставок с указанием вакансий на данный период.
Личные карточки - это унифицированные документы, содержащие в себе краткие данные о трудовой деятельности работника и персональную информацию. Они подлежат строгому учету и специальным условиям хранения, в местах, предотвращающих их порчу и хищение.
Общее делопроизводство в кадровой работе в основном выражается в приказах и распоряжениях руководства. Эти документы могут касаться как отдельных сотрудников, так и всего персонала в целом. Они отличаются по оформлению и особенностям введения в действие.
Большинство приказов и распоряжений, касающихся конкретных действий с сотрудником, имеют унифицированную форму. Они подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными лицами и ознакомлению сотрудником под расписку. Копии кадровых распоряжений хранятся в личном деле, а оригиналы в отдельных папках.
Для учета движения в кадровой службе предполагает ведение специализированных журналов. Это табличные документы многостраничного формата, чаще всего унифицированные. Обычно их заводят либо в больших тетрадях, либо приобретают готовые в специализированных магазинах.
Виды кадровых журналов:
Все журналы должны быть в обязательном порядке прошиты и опечатаны, а листы пронумерованы. Хранить их следует отдельно от всех документов. Желательно в сейфе или специальном шкафу.
Ведение личных дел не является обязательным. Однако большинство организаций в той или иной форме собирают документы сотрудника. Конечно, в одной папке делать это удобнее.
Личное дело - это комплекс документированных персональных сведений о работнике, собранных и сформированных в определенном порядке. В него могут входить самые разные документы и копии:
Личные дела включают в себя персональную информацию, они должны храниться в стороне от других документов. Доступ к ним разрешен только строго ограниченному кругу должностных лиц. При увольнении персонала, личные дела сдаются на архивное хранение.
Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение - сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения.
На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя.
Делаются от руки, синей шариковой ручкой, четким и понятным почерком. Внимательно следите за актуальностью и достоверностью вносимых данных. Если необходимо исправить сведения, то их надо аккуратно зачеркнуть одной чертой и внести актуальную информацию. Данное действие обязательно подтверждается подписью руководителя и печатью.
Хранят трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их на руки работникам или третьим лицам без специального постановления ответственных органов.
Хранение кадровых документов определяется их особой значимостью. Они содержат персональные сведения и являются конфиденциальными. Такие данные не подлежат несанкционированному разглашению. В противном случае на работников кадровой службы и руководителя организации налагается штраф.
Для организации правильного хранения кадровых документов в службе кадров желательно иметь отдельное помещение. Вход в него должен быть один и обязательно оборудоваться металлической дверью с сигнализацией.
Сами документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Следует избегать доступа солнечного света и пыли, а также перепада температур и слишком большой влажности. Эти простые действия помогут сохранить персональные данные.
Кадровые работники ежедневно сталкиваются с необходимостью оформлять приказы по основной деятельности (командировка, предоставление отпуска, поощрение или взыскание) и других ситуациях, затрагивающих интересы работников, например, временный перевод в связи по медицинским показаниям.
Делопроизводство. Приказы
* Организация делопроизводства.
* Нормативные документы
* Примерный состав документов
* Приказы по
* Основания к приказам по л/с – докладная и объяснительная записки, представления, протокол, акты
* Приказы по основной деятельности,
* Документы
* Документы для
* Извещения, уведомления, направления, справки
* Образцы приказов,
* Сэкономить время при
Кадровое делопроизводство - отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление.
Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде. К примеру, организация для подтверждения налоговых льгот на прибыль и налог на имущество должна представить штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, табель учета рабочего времени и иные документы.
В практике налоговыми инспекторами допускается что если в штатном расписании предусмотрена должность юриста или маркетолога, то расходы на оплату услуг сторонних юристов или маркетологов учесть при налогообложении организация уже не может. Однако арбитражная практика подтверждает, что для учета расходов при расчете на прибыль достаточно, чтобы услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально(ст.252 НК РФ).
Кроме того, подробно составленные должностные инструкции, трудовые договоры и штатное расписание как письменные средства доказательства в судебном разбирательстве устанавливают производственную необходимость расходов организации на командировки и расходы на подготовку и переподготовку кадров.
Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит очень важную информацию. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. О правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. Это может затруднить получение права работника на досрочное назначение трудовой пенсии, в частности за работу с вредными и тяжелыми условиями труда, однако любая ошибка или неточность в наименовании должности может привести к тому, что период работы на "вредной" должности не зачтут в качестве льготного и у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.
Особое внимание
следует уделить порядку ведения трудовых книжек, которые в соответствии со ст.66 ТК РФ являются основными документами для расчета трудового и страхового стажа работника.
В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных, и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.
Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании службы персонала - это формирование достаточной базы нормативных документов
.
Документы, которые ежедневно должны быть под рукой у работника кадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы.
В первую группу
входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения.
Ко второй группе
относятся документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом кадровик вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно корпоративным стандартам.
В блоке "Документы по трудовому праву и охране труда" можно отметить пять нормативных правовых актов.
Первый
- Трудовой кодекс РФ
. Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист любой организации. Нормы ТК регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций.
Второй
- Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ
"Об информации, информационных технологиях и защите информации
". На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу.
Третий
- Закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ
"О коммерческой тайне"
. Он устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации.
Четвертый
- Закон РФ от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ "Об основах охраны труда
в Российской Федерации". Положения этого документа позволяют грамотно построить в организации систему охраны труда. А это очень важно. Ведь здоровые и безопасные условия работы - это одно из главных условий, которое гарантирует работодатель, заключая трудовой договор с сотрудниками. При выявлении нарушения правил охраны труда и техники безопасности трудовой инспектор привлекает виновных должностных лиц к административной ответственности.
Пятый
- Закон РФ от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ
"О защите прав
юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля
(надзора)". Закон дает представление о правах и обязанностях работодателя при проведении в организации различных инспекционных проверок. Например, в законе говорится о документах, которые работодатель вправе потребовать от проверяющего при его появлении в организации, о праве представителя компании лично присутствовать во время проверки, о том, каким образом организация может обжаловать неудовлетворительные результаты инспекции.
Еще к одной группе нормативных актов
, необходимых в работе кадровой службы, относятся материалы методического характера по организации управленческого труда и по работе с кадровыми документами
.
Во-первых
, это ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам.
Например, стандарт диктует правила расположения Государственного герба, эмблемы организации и ее товарного знака. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа. Стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы компании: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Со всеми перечисленными документами работают сотрудники кадровой службы.
Во-вторых
, это Перечень
типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г. Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости, регулирует порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы, кадровый работник узнает именно из этого ведомственного документа.
В-третьих
, это унифицированные формы
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о направлении в служебную командировку, о поощрении, а также формы личной карточки работников и некоторых других документов входят в состав альбома, утвержденного Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1
.
Причем, ведение этих унифицированных форм согласно п.2
названного постановления обязательно для всех организаций
, осуществляющих деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности
.
В-четвертых
, это постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
"О трудовых книжках
" и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек
". Эти документы понадобятся кадровику при работе с трудовыми книжками сотрудников. Рекомендации, которые содержатся в этих документах, помогут сотруднику кадровой службы правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.
В-пятых
, это межотраслевые укрупненные нормативы времени
на работы по комплектованию и учету кадров и межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г.№72
. Эти документы также можно включить в перечень необходимых инструментов кадровика. С их помощью можно рассчитать численность сотрудников кадровой службы, а также определить количество времени, необходимого каждому из них для выполнения своих трудовых обязанностей.
Надо следовать рекомендациям, содержащимся в нормативно-методических документах, хотя они и не носят обязательного характера. Дело в том, что в большинстве случаев они упрощают работу с документами. Кроме того, инспекция труда придает большое значение этим инструкциям и в случае их несоблюдения может оштрафовать организацию.
Важно знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.
Создавая документы, специалистам кадровой службы необходимо руководствоваться в своей деятельности следующим:
1. Вид внутренних
документов, порядок их разработки, утверждения и т.д. применяется тот, который удобен для данной организации;
2. Вид внешних
документов должен подчиняться общим правилам придания данным документам юридической силы;
3. Храниться документы в организации должны с учетом требований архивной службы.
Каждый сотрудник ждет от работодателя уважения его прав, вовремя выплаченной заработной платы и заслуженного отпуска. Руководитель, в свою очередь, ожидает от работника четкого выполнения обязанностей. Кроме того, любой владелец бизнеса должен быть юридически защищен. Все эти моменты регулирует кадровый учет. Ведение кадрового делопроизводства в ООО поможет вам разложить по полочкам все отношения со своими сотрудниками.
Ведение кадрового делопроизводства в ООО – это способ управления кадрами и работы с документооборотом организации, связанным с персоналом. Это может быть перемещение персонала, расчет с сотрудниками и график рабочего времени.
В отличие от ИП, кадровое производство в ООО – обязательная составляющая, даже если в ООО зарегистрирован только один участник, выполняющий функции бухгалтера и генерального директора. Объясняется это тем, что учредитель и ООО являются двумя разными субъектами. Следовательно, ООО выполняет роль работодателя, а учредитель – работника.
Ведение кадрового делопроизводства в ООО – это способ управления кадрами и работы с документооборотом организации, связанным с персоналом.
Учет кадров можно вести 3 основными способами:
1. Взять на себя роль кадровика.
Если вы не боитесь «запустить» процесс, имеете время и ваша организация не столь велика.
2. Принять на службу работника-кадровика.
Современный специалист по кадровому делопроизводству должен креативно мыслить, быть юридически подкован и педантичен.
3. Довериться аутсорсинговой компании, специализирующейся в кадровом делопроизводстве.
Существует несколько программ, предназначенных для кадрового учета. Это АСУП (автоматизированная система управления персоналом), система ERP (планирование ресурсов предприятия), ведение кадрового учета в облаке (SaaS). Если говорить о программном обеспечении, то это 1С.
Пошаговая инструкция по ведению кадрового документооборота:
1. Необходимо определиться с нормативно-правовой и информационной базами, которые потребуются для ведения кадровой работы.
Большинство документов, требуемых для ведения кадрового делопроизводства, стандартизированы указом Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004. Документация, не имеющая стандартизированных канонов, оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 .
Документы, необходимые для зачисления работника в штат:
Важность кадровой документации заключается в том, что она позволяет закреплять юридически весомые факты, четко регламентирует права и обязанности работника и руководителя.
В зависимости от особенностей организации пакет документов для ведения учета кадров может быть расширен. Руководитель, решая кадровые вопросы, может самостоятельно принимать нормативные акты местного характера в пределах своих полномочий, если они не противоречат закону.
В зависимости от особенностей организации пакет документов для ведения учета кадров может быть расширен.
2. Следует оформить уставную документацию организации.
В уставе должны быть четко прописаны условия зачисления на работу директора, сроки работы руководителя, размер его оклада, а также порядок утверждения расписания рабочего процесса.
3. Нужно оформить руководителя.
Оформление руководителя является первым приказом по кадрам, созданным в организации. В нем указывается дата, с которой руководитель приступает к исполнению своих обязанностей.
4. Необходимо составить список кадровой документации, участвующей в кадровом производстве организации.
К ней относятся:
Также список обязательных документов содержит трудовые соглашения, трудовые книжки и книгу по учету их движения, график учета рабочего времени, персональные карточки сотрудников, кадровые распоряжения и основания на их выдачу (заявления, докладные, акты, записки и т.д.), реестр начисления и выплат заработной платы, листки расчета, должностные инструкции.
5. Прием сотрудников на работу.
На каждого будущего сотрудника должен быть заведен пакет документов. Остается лишь заполнить трудовые книжки, персональные карточки, оформить остальные кадровые документы (о начислении заработной платы, учете отпусков, больничных, командировок; подписать согласие о неразглашении личных данных сотрудника).
Согласно ст. 419 ТК РФ, несоблюдение трудового законодательства грозит штрафом в размере 200000 рублей.
Ведение кадрового делопроизводства в ООО – очень тонкое и ответственное дело. От правильного документооборота и выбранной программы кадрового учета зависят многие юридические особенности, влияющие на соблюдение ваших прав и прав работников. Все кадровые документы обладают законной силой и могут быть использованы в суде.
Успешное руководство и управление персоналом любого предприятия начинается с корректной деятельности кадрового производства, организации и регулировании работы с документами и информации о сотрудниках.
Кадровое делопроизводство — это особый вид деятельности, специализирующийся на оформлении трудовых отношений, ведении и регистрации учета сотрудников и составлении отчета о движении персонала. По сути, этот вид деятельности является узконаправленным и занимается исключительно сотрудниками предприятия, их трудоустройством, увольнением, оформлением отпусков и формированием заработной платы.
Ведение делопроизводства — это неотъемлемая и важная часть работы, проводимой на любом предприятия или в любой организации, независимо от ее формы собственности и от численности сотрудников. К сожалению, некоторые предприятия пренебрегают таким важным процессом, либо он производится неквалифицированно, с допущением ошибок в документации, что может привести не только к штрафным санкциям со стороны государственных служб, но и судебным искам со стороны работников предприятия.
Структура практически любого предприятия или организации предполагает наличие персонала. Отношения между руководителем и работником в ходе производственной деятельности не ограничиваются лишь оплатой труда. Грамотное распределение обязанностей, решение текущих вопросов и организация труда подчиненных – основа административного управления персоналом, которая в свою очередь требует ведения делопроизводства. На основании кадровых документов производится оплата труда, премирование сотрудников, предоставление социальной помощи и положенных льгот. Копии документов могут потребоваться сотруднику для предоставления в Пенсионный Фонд или суд, кроме того, они могут быть в любой момент проверены налоговой инспекцией.
Кадровое делопроизводство ведется в соответствии с правовыми нормами и Трудовым Кодексом, а заполнение отчетных форм и документов производится при использовании унифицированных форм. Федеральные законы об охране труда, о защите прав предпринимателей и коммерческой тайне являются руководящей основой для работы сотрудников отдела кадров. Наличие множества государственных стандартов в каждой области хозяйственной деятельности и наличие нормативных актов в отношении составления отчетной документации является основой для организованного ведения делопроизводства в каждой организации.
Поскольку все кадровые документы отличаются большой юридической важностью, они должны составляться в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ и по единой форме. Основными документами кадрового делопроизводства любого предприятия, оформляемыми в первую очередь, являются следующие:
Документы внутреннего трудового распорядка;
Документы по защите прав работника;
Документы, касающиеся охраны труда и обеспечения пожарной безопасности.
Другим важным направлением в работе отдела кадров является составление штатного расписания предприятия, оформление приказов о приеме сотрудников на работу, внесение записей в трудовые книжки и ведение личных дел, составляемых на каждого из сотрудников.
К очень важным документам кадрового делопроизводства стоит отнести также табель учета рабочего времени, отражающий реально отработанное или неотработанное сотрудником время. Табель является основанием для начисления заработной платы работникам, и, соответственно, основанием для исчисления налоговых удержаний.
График отпусков, расчетные ведомости, приказы, касающиеся движения кадров, трудовые книжки и документы, связанные с персональными данными работников – все это находится в распоряжении отдела кадров, подлежит строгой отчетности и сохранности.
Для иллюстрации работы, производимой отделом кадров, рассмотрим оформление нового сотрудника. При приеме на работу документы оформляются в следующем порядке:
1. заключение трудового договора, с полным описанием условий труда;
2. подписание приказа, касающегося приема на работу;
3. заполнение личной карточки нового сотрудника;
4. внесение записей в трудовую книжку и в журнал учета.
Еще одним примером работы, производимой работниками отдела кадров, может послужить график отпусков, составление которого, как правило, осуществляется заранее с согласованием дат с сотрудниками и с учетом особенностей производственных процессов предприятия.
Корректная организация функционирования отдела кадров и ведения им кадрового делопроизводства помогает правильно организовать всю деятельность предприятия, а также избежать нежелательных штрафов в случае проверки государственными органами. В зависимости от структуры предприятия и его размеров, количество сотрудников в отделе кадров может быть различным. Квалификация этих людей и грамотная организация ими кадрового делопроизводства влияет на обеспечение бесперебойной работы предприятия и руководство организацией в целом.
Отдел кадров может иметь непосредственное руководство или подчиняться в полном составе непосредственно руководителю предприятия. Независимо от структуры, работа отдела строго регламентирована трудовыми нормативами, согласно которым организуется и производится ведение делопроизводства.
Обеспечение грамотного распределения специалистов, оформление трудового графика и режима работы сотрудников, то есть мероприятия, обеспечивающие налаженную и бесперебойную работу предприятия, — такова основная задача, возлагаемая на отдел кадров. С целью развития предприятия и для выполнения стоящих перед ним задач отдел кадров разрабатывает планы повышения эффективности труда сотрудников путем повышения их квалификации, производит анализ соответствия занимаемой должности.
Кадровое делопроизводство позволяет решать на предприятии следующие задачи:
Ведение документации, касающейся трудовых отношений и имеющей большую социальную значимость для каждого сотрудника;
Разработка и создание системы управления кадрами, чем обеспечивается достижение поставленных целей и стратегических задач предприятия;
Разрешение конфликтных ситуаций, предоставление документов в различные государственные инстанции, в том числе и в суд.
В первую очередь, ведение делопроизводства должно быть основано на законодательной базе, соотносящейся с направлением деятельности предприятия. Трудовой кодекс РФ — основное руководство кадровика, однако весьма полезными могут оказаться форумы и сайты по ведению делопроизводства, которые особенно интересны для начинающих предпринимателей.
Самой распространенной и доступной программой кадрового делопроизводства признана 1С, широко используемая большинством кадровых работников в их практической деятельности. В процессе работы на каждого сотрудника отдела кадров возлагается большое число обязанностей, связанных с выполнением конкретных задач. Правильная организация их труда позволяет сделать работу всего отдела более эффективной. В частности, хранение трудовых книжек, личных дел и личных карточек в алфавитном порядке значительно упрощает и ускоряет поиск нужного документа, а ведение дел в хронологическом порядке помогает составить полную картину штатных передвижений.
Несомненно, что решение о том, как вести кадровое делопроизводство, принимает непосредственно руководитель предприятия, однако, он должен делать это с учетом правовых требований и регламентирующих документов, касающихся данного вида деятельности.
Подводя итог, необходимо отметить, что наличие отдела кадров или специалиста-кадровика, а также квалифицированное ведение ими соответствующего делопроизводства является одним из непреложных условий успешности любого предприятия. Оставлять без внимания столь важное направление, сказывающееся на работе любой организации, нельзя.
Кадровый учет необходим на любом предприятии независимо от формы собственности, деятельности и количества сотрудников. Для его грамотного и квалифицированного ведения нужно хорошо ориентироваться в трудовом праве, отслеживать изменения в законодательстве и обладать навыками в сфере кадрового делопроизводства.
Неотъемлемой частью деятельности каждой компании является кадровый учет. Он представляет собой регламентируемую законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации.
Кадровая деятельность подразумевает оформление:
А также к учету кадров относится:
Вся документация оформляется только согласно требуемым нормам и правилам. Некоторые формы унифицированы, другие устанавливаются на самом предприятии.
Грамотная организация кадрового учета решает многие проблемы и задачи компании. Конечно, нюансов существует тысячи, но есть основные моменты, которые применимы к каждому предприятию.
Способов организации учета несколько. Все зависит только от особенностей предприятия и от того, какой выбор сделает руководитель. Самые распространенные варианты:
А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста. Достоинства этого способа в том, что работа организовывается руководителем так, как ему нравится и регулируется, и контролируется по его собственным принципам.
Минусы тоже существуют: трудно проверить профессионализм принимаемого специалиста, поэтому имеется риск, что на работу будет принят не совсем компетентный кадровик.
Придется тратить время и деньги на обучение или искать другого сотрудника.
Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.
Плюсы: Это экономит время и деньги. То есть, нет необходимости подбирать кадровика, и отсутствуют расходы на ведение учета.
Недочеты: главная проблема при выборе такого способа - это то, что сотрудники выполняют дополнительную работу после основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному отсутствию необходимых документов. И, конечно, здесь важны профессиональные знания по теме кадрового учета. И если у того же секретаря они присутствуют, то риск осложнений в данном случае сводится к минимуму. И наоборот.
Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора. Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.
Минусы: нужно выбрать хорошо зарекомендовавшую себя, серьезную компанию, а также необходимо наладить взаимодействие, создать концепцию работы со специалистами, которые будут трудиться вне офиса.
Руководителю осталось только выбрать наиболее удобный и подходящий для него способ ведения кадрового учета, взвесив все «за» и «против» каждого метода.
На кадровика накладываются в соответствии с инструкцией и трудовым соглашением следующие обязанности:
Это неполный перечень обязанностей кадрового работника, требования приведены примерные. Их может быть больше перечисленного (или меньше), но в общей сложности именно этими навыками и умениями надо обладать кадровому специалисту.
В норме на каждом предприятии необходимо наличие таких видов документов, касающихся личного состава:
Некоторые кадровые документы в обязательном порядке должны быть на предприятии. К ним относятся:
ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);
Все документы хранятся определенное количество лет. Регламентируются:
Если чего-то (инструкции, приказа и т. д.) нет в наличии, то нужно будет данный факт исправить. Вообще, один из принципов работы кадровика - своевременность. Она очень облегчает трудовые будни и даже придает юридическую силу некоторым актам. Это на самом деле очень важно - не запускать текущие дела. Иначе они имеют обыкновение нарастать, как снежный ком.
Устроившись на новое место кадровиком для начала нужно провести ревизию обязательной документации. Если окажется (а так бывает), что некоторые важные бумаги из перечня отсутствуют, то их необходимо восстановить. За один день провести такую работу, конечно, не удастся.
Поэтому следует выделить наиважнейшие позиции и начать с них. Проверить на наличие и грамотность в оформлении (а если нужно исправить или составить новый документ): штатное расписание, график отпусков, трудовые договоры, приказы, записи в трудовых.
Завести журналы учета трудовых договоров, приказов по персоналу. Создать книгу регистрации трудовых книжек. Разобраться в личных карточках (Т-2). Провести работу с локальными нормативными актами.
Главное, вовремя оформлять все текущие документы. Работать, опираясь на Трудовой кодекс и правила делопроизводства. И не уничтожать бумаги по личному составу. Время их хранения утверждено Росархивом («Перечень…» от 06.10.2000).
Все документы учета нужны для прозрачности трудовых отношений. Кадровая система устанавливает нормы и принципы, которые обеспечивают стабильностью работников организации, а администрации создают удобные условия для управления персоналом.
Вести кадровый учет, тем более в крупной компании - это невероятно ответственная и огромная по своему объему работа. А ведь здесь ошибки недопустимы! Но на сегодняшний день существует способ автоматизировать деятельность кадровиков, что позволяет значительно облегчить и упростить работу отдела, наладить деятельность, существенно снизив риск появления ошибок.
При помощи программы 1С можно вести учет согласно законодательным требованиям. В базе обеспечивается надежное хранение нужной информации по работникам. По мере ее накопления появляется возможность построения различных отчетов, которые могут помочь в анализе работы и разработке новых направлений. Например, отчеты могут быть такие:
Программа помогает решать практически все проблемы и задачи учета кадров. Руководитель предприятия, благодаря 1С, имеет возможность получать сведения о положении дел в данном отделе, проводить анализ и принимать правильные управленческие решения. А также автоматизация позволяет синхронизировать деятельность нескольких служб компании (бухгалтерия, кадры, расчетный отдел), что улучшает эффективность работы, а также создает все условия для своевременных выплат зарплат.
Чтобы провести налоговый аудит, прочтите статью: все секреты выбора специалиста по аудиту налогов.
Итак, подведя итоги, можно отметить следующее:
Кадровый учет - это стержень для нормальной и эффективной работы любого предприятия. Поэтому к его ведению нужно подойти со всей ответственностью.
Вконтакте
