В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.
В рассматриваемой проблеме можно найти как исторически унаследованные характеристики, так и новые, связанные с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, “субъектного” и других уровней управления. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов.
Исследование состояния документационного обеспечения органов управления РФ выявило:
Несовершенство действующей системы управления документацией и информационными ресурсами в целом, являющееся результатом неопределенности организационно-правового статуса данной функции, ее недооценки;
Несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, базирующегося на разработках, не выходящих преимущественно за пределы начала 90-х годов;
Отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации при отсутствии требований к техническому оснащению органов управления и процессов документирования и продвижения документированной информации по “вертикали” и “горизонтали”;
Несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления;
Недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.
Основополагающую роль в решении проблем ДОУ должен сыграть закон о документации Российской Федерации. Он позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе обязательность документирования деятельности всех организаций, его формы и способы, электронное документирование, обмен информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ. Принятие закона о документации является необходимой задачей ближайшего будущего.
Исключительно важна также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение. Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, облегчает создание типовых,
унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи информации.
Кроме того, важное значение имеют последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в том числе форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.
В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, носят некоординируемый характер. В связи с принятием Закона об информатизации (от 20.02.95 № 24-ФЗ), а также коренными изменениями социально-экономической ситуации в стране необходимо обновить весь комплекс нормативного и методического обеспечения организации работы с документированной информацией на различных уровнях государственного, общественного и экономического управления.
Возрастающее значение приобретают задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения документации на нетрадиционных носителях (электронные документы), и по-прежнему важной остается задача сопряжения аппаратно-программной среды, редакторских программных и других средств документирования и обработки информации. Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального государственного внимания, так как они существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного ДОУ.
Нерешенность вопросов электронного юридического атрибутирования документов препятствует организации электронного документирования, документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа.
Прежде чем заниматься технико-технологическими проблемами электронных документов, следует решить терминологические проблемы, проблемы правового характера по отношению к машиночитаемым документам.
Следующий шаг-стандартизация и унификация новых информационных технологий.
Автоматизация ДОУ. С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ.
В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое количество автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. В этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм-производителей именуется как: “Система автоматизации документооборота”, “Компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота", “Система управления делопроизводством" , "Распределённая система управления документами", "Электронный архив" и т.п. Разнообразие в названиях систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельного сегмента и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других, более сложных задач.
Тем не менее число АСУД растет достаточно быстро. Но в этом секторе информационной индустрии не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации.
Принципы разработки и критерии выбора АСУД. Рассмотрим основные тенденции в разработках АСУД. Для создания полноценного продукта важен системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации.
Необходимо определить, специализированная это система или общего назначения. То есть разработана она специально для ДОУ или же наряду с другими назначениями может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ.
Кроме того, важное значение для потребителя имеют стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота.
При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. Можно выделить следующие категории потребителей:
Сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т. п.);
Территориальные органы управления (администрации городов, субъектов Федерации, муниципалитетам т. п.);
Коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.
Эта систематизация носит условный характер, но в целом поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названных групп потребителей существует целый ряд предложений.
Требования к системе управления документацией
Сформулируем требования к современной системе управления документацией в организации.
Прежде всего АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.
Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.
АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.
АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов, объем информации, количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.
Резюме
Организационная деятельность промышленных предприятий является необходимым процессом, обеспечивающим функционирование всего предприятия в соответствии с его целями и задачами. Управленческий учёт организационной деятельности в качестве своей основной задачи ставит обеспечение информацией служб, отделов и производственных подразделений, сформированной и обработанной в соответствии с целевыми установками. Кроме того, управленческий учёт готовит оценочную и контрольную информацию о хозяйственной деятельности конкретных центров возникновения затрат, ответственности и рентабельности.
Система организации управленческого учёта определяется организационной и производственной структурой предприятия, построением внутреннего экономического механизма хозяйствования. Особенности каждого предприятия влияют на построение системы организации учёта. Между тем имеют место и общие принципы: удовлетворение потребностей управленцев разных уровней управления (нулевой, первый, последующие) в необходимой для принятия решений информации; обоснованность по отношению к каждому структурному подразделению состава и величины доходов и расходов; обобщение информации по центрам возникновения затрат, ответственности и рентабельности; контроль за объемом производства, собственными затратами и прибылью каждого подразделения на основе исполнения планов и смет.
Контрольная и оценочная информация, используемая в управленческом учёте организационной деятельности, формируется в несколько этапов:
первый - подготовительный - сбор исходных данных от источников формирования первичных аналитических данных;
второй - вычислительный - различного рода процедуры обработки информации, завершающиеся формированием аналитической информации;
третий - потребления - процедуры оценки и контроля за производственной деятельностью структурных подразделений.
Основными критериями в построении моделей управленческого учёта служат цели управления, система оценки и контроля за издержками, уровень специализации подразделений и величина их затрат. Этим критериям отвечает постановка учёта по местам возникновения затрат, центрам ответственности за возникающие затраты, центрам рентабельности производства отдельно взятого продукта.
Место возникновения затрат - отдельный объект аналитического учёта, создающий возможность нормирования, планирования, обособленного учёта с целью наблюдения, контроля и управления.
Центр ответственности - отдельный объект учёта, позволяющий совместить место возникновения затрат с ответственностью менеджера, возглавляющего хозрасчетное подразделение.
Центр рентабельности - объект учёта, позволяющий рассматривать его доход в виде выпущенной продукции, выполненных работ, измеренные в денежном выражении, расход - как денежное выражение использованных ресурсов, прибыль - как разницу между доходами и расходами.
Организация управленческого учёта по центрам затрат, ответственности и рентабельности требует определенных условий.
Возникновение затрат, связанных с организационной деятельностью предприятия, предопределяет необходимость их контроля С этой целью затраты классифицируют на общепроизводственные и общехозяйственные; связанные с выполнением целевых функций, по обеспечению функционирования служб и отделов предприятия, общеорганизационной и общеуправленческой деятельности; по функциям управления; направлениям деятельности; по отношению к объектам учёта и калькулирования, к объему производства.
В целом управленческий учёт, создавая коммуникационную сеть управления, своей составной частью имеет систему контроля. Общая система контроля - это коммуникационная сеть, с помощью которой обеспечивается соответствие решений, принятых на предприятии, с реализацией их на практике, и основа правильных действий в будущем. Процедуры контроля: стратегическое планирование, организационная стратегия, регулирование, выбор вариантов, формы поведения. Виды контроля: ежедневный, целевой текущий,
Одним из основных инструментов системы контроля является внутренняя отчетность и система её показателей. Различие выполняемых функций отдельными подразделениями определяет состав и содержание информации внутренней отчетности. Типы внутренней отчетности: информационная, об экономических результатах, результативная отчетность о персональной деятельности.
Обеспечение проблем формирования показателей внутренней отчетности требует непосредственного участия управленцев и всего трудового коллектива в разработке системы оценочных показателей. Это необходимое условие для понимания всем коллективом принимаемых администрацией решений и путей их реализации, предотвращения объективного негативного воздействия системы контроля на мотивацию лиц, участвующих в деятельности предприятия.
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Введение
Глава 1. Документоориентированные информационные системы (DIS-системы) - основа документационного обеспечения управления
1.1 Основные понятия ДОУ
1.2 Западные системы автоматизации делопроизводства в России
1.3 Три источника и три составные части ДОУ
1.4 Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства
Глава 2. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях
2.1 Основные направления и результаты проводимых работ
2.2 Основные проблемы ДОУ и направления их решения
2.3 Машинопечатные документы
2.4 Автоматизация ДОУ
2.5 Организационное и кадровое обеспечение
Заключение
Список литературы
Введение
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
Работа с документами в управленческом аппарате нуждается в правовой регламентации и требует нормативно-методического обеспечения на общегосударственном уровне.
Службы ДОУ организаций работают в настоящее время по устаревшим инструкциям и стандартам, давним традициям и канонам, пытаясь самостоятельно приспособить делопроизводство к новым управленческим структурам и методам управления, соединить традиционные делопроизводственные и новые компьютерные технологии обработки управленческой информации.
ДОУ, являясь средством и инструментом обмена информацией, по своей природе нуждается в унификации и единообразных правилах документирования, документооборота и хранения документов. Поэтому государство обязано регламентировать эти вопросы и проводить целенаправленную научно-техническую политику в этой области.
ГСДОУ должна упорядочить организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. Система должна включать различные аспекты правового регулирования работы с документами, обеспечивающие как правовую защиту труда работников сферы ДОУ, так и нормативную базу самого процесса документационного обеспечения, начиная с создания документов и до сдачи их в архив.
ГСДОУ должна способствовать разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включать нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Это не локальный ведомственный акт, а документ федерального межведомственного уровня, который должен содержать основополагающие принципы функционирования ДОУ в настоящее время и в перспективе. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.
Для реализации вышеуказанной цели необходимо решить следующие задачи:
Изучить теоретические основы построения системы документооборота на предприятии;
Охарактеризовать объект исследования, привести организационную структуру предприятия;
Провести анализ системы документооборота, выявить основные проблемы документооборота, проанализировать направления совершенствования существующей системы документооборота.
В данной работе рассмотрены проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях.
Глава 1. Документоориентированные информационные системы (DIS-системы) - основа документационного обеспечения управления
Делопроизводство в современном виде родилось в России в XIX веке, было и до сих пор остается настолько самобытно, что вполне можно говорить о его национальных особенностях.
1.1 Основные понятия ДОУ
1. Отличия делопроизводства, документооборота и деловых процедур
От производителей программного обеспечения в области работы с документами часто приходится слышать слова «делопроизводство», «документооборот», «электронный архив», «деловые процедуры» и др. Как правило, все эти понятия они используют как синонимы для пропаганды своих решений и технологий.
В результате возникла существенная разница во мнениях производителей и пользователей по всем, даже самым простым вопросам. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого решениям. Это, безусловно, вредит рынку, сбивает с толку пользователей и тормозит развитие российской индустрии делопроизводства. Возможно, мы уже созрели для создания некой профессиональной ассоциации, предназначенной для проведения образовательной работы, приведения терминов и определений к единому знаменателю и установки стандартов на автоматизацию российского делопроизводства.
Цель - попытка классифицировать основные понятия, встречающиеся в рамках делопроизводства и документационного обеспечения управления, дать базовые определения и описать главные особенности национального делопроизводства.
Для начала - понятия, термины и место делопроизводства в обеспечении управления российскими предприятиями. Данные определения являются составляющими науки - документоведения.
2. Отличия делопроизводства от документооборота
Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.
Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.
Делопроизводство: комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления (ДОУ) предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства.
Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.
Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур.
Документооборот - движение документов в рамках ДОУ.
Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.
Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.
Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.
3. Что такое электронный архив?
В России термин «электронный архив» является одной из национальных особенностей российского электронного делопроизводства (так же, как и торжество идей сканирования распознавания текста). На Западе более популярен термин «datawarehouse» (склад данных). У нас, видимо, под данными в основном понимают содержимое документов и записей в БД. Отсюда и популярность делопроизводственного термина «архив».
В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и является одной из трех основных делопроизводственных задач: создание, технология обработки и систематизация документов. Часто приходится слышать, что некая «архивная система идеально решает задачи организации документооборота». Этого не может быть, т. к. документы перемещаются (суть документооборота) в рамках решения всех трех задач, а не только в рамках систематизации архивного хранения.
4. Делопроизводство и деловые процедуры
Отличие делопроизводства от деловых процедур проще всего показать на примере из реальной жизни. Так, простая деловая процедура продажи товара клиенту может выглядеть следующим образом:
клиент звонит в компанию для размещения заказа;
заказ регистрируется в базе данных клиентов;
выписывается счет на товар;
счет передается в бухгалтерию;
бухгалтерия получает деньги за товар, что фиксируется в бухгалтерской системе;
товар отгружается со склада, что отмечается в складской базе данных;
выписывается счет-фактура и накладная на товар;
товар отгружается клиенту;
счет-фактура и накладная передаются в бухгалтерию.
Отличие делопроизводства от деловых процедур
В этой деловой процедуре к делопроизводству имеют отношение пункты 3 (создание счета), 4 (передача счета), 7 (создание счета-фактуры и накладной) и 9 (передача счета-фактуры и накладной). Если продажи устроены более сложно, например при наличии формальных внутренних отношений между отделом продаж, складом и бухгалтерией, то в делопроизводстве могут появиться дополнительные процедуры.
Таким образом, делопроизводственные операции как бы вплетаются в деловые процедуры там, где их необходимо сопроводить документами. В ряде случаев, это особенно характерно для государственных организаций, деловые процедуры могут состоять исключительно из делопроизводственных операций. Отсюда и вытекает основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры - за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.
Во всех случаях делопроизводство включает в себя документационное обеспечение деловых процедур.
Другой, не менее важной национальной специфической чертой является давнее и четкое разделение понятий «делопроизводство» и «деловые процедуры». Может быть, это связано с тем, что документоведение, как наука, изучающая документы, родилось в начале XIX в. в недрах российского государственного аппарата. Кроме того, и тогда и сейчас у нас значительно более строгое законодательство в отличие от большинства западных стран, требующее четкого документального подтверждения всех шагов практически в любых областях деятельности предприятий. Например, на договорах обязана быть печать, информация в базах данных не является официальной, электронные документы не считаются юридически правомочными и т. д.
Соответственно, дополнительное различие между продуктами и технологиями автоматизации на Западе и в России состоит в том, что решения для российских предприятий должны в гораздо большей мере учитывать наличие бумажных документов в делопроизводстве и, как ни парадоксально, предлагать менее жесткую схему автоматизации деловых процедур. Этот тезис, наверное, требует более подробного пояснения.
1. 2 Западные системы автоматизации делопроизводства в России
Основные решения для делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории (не включая средства создания документов и складов данных):
системы workflow (автоматизации деловых процедур);
системы groupware (коллективной работы);
системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов);
системы электронной почты (служат для обмена документами).
Сейчас это деление достаточно условно по причине того, что, например, Lotus Domino объединяет все эти и еще некоторые другие технологии,. Кроме того, каждая их этих технологий (за исключением, естественно, электронной почты, популярность которой в бизнесе с самого начала была примерно такой же, как у средств создания документов), модная на Западе 2-3 года назад, уступила место новой концепции collaboration&messaging («сотрудничество и обмен сообщениями»).
Все дело в том, что автоматизировать деловые процедуры и коллективную работу в принципе очень трудно. Во-первых, никто еще не придумал универсальных правил ведения успешного бизнеса. Каждая организация в этом отношении абсолютно уникальна. Помимо того, в рамках автоматизированной процедуры не всегда удается адекватно реагировать на внештатные ситуации, от появления которых никто, естественно, не застрахован.
Наиболее рациональным способом автоматизации деловых процедур разумно признать следующий: «Не пытаться программировать поведение сотрудников для каждой возможной ситуации, а вместо этого создать для них общую информационную среду, в рамках которой они смогут сотрудничать (т. е. совместно решать бизнес-задачи) и обмениваться сообщениями». Поэтому важнейшим элементом автоматизации ДОУ являются системы электронной почты
Для повышения спроса на решения в области делопроизводства необходимо решить две основные задачи. Во-первых, объяснить важность совершенствования и автоматизации документационного обеспечения управления (делопроизводства), а, во-вторых - эффективности совершенствования и автоматизации деловых процедур.
Тогда как вторая задача более или менее понятна, на первой следует остановиться подробнее.
1. 3 Три источника и три составные части ДОУ
Как автоматизировать делопроизводство?
Это может показаться невероятным, но для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:
· системы управления базами данных;
· системы поиска документов и анализа текстов;
· системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
· среду клиент-сервер;
· Internet/intranet.
Надо отметить, что в современном мире совсем немного разработчиков решений применяют сразу все эти технологии. В результате пользователи часто получают эклектичные решения от разных производителей, а это существенно повышает стоимость покупки, внедрения и эксплуатации, а также снижает качество эксплуатируемой системы. При выборе систем автоматизации делопроизводства и деловых процедур обращайте внимание на их качество и соответствие вашим задачам в отдельности и в качестве единого целого (т. е. интеграцию). Также необходимо учитывать позиционирование версий предлагаемых продуктов.
Особенностью российского компьютерного рынка является все более и более четкое его разделение на две большие области, одна из которых охватывает домашних пользователей и малые офисы (1-25 компьютеров), в то время как другая - корпоративных клиентов, средние и большие компании и учреждения (25 и более компьютеров).
Если домашние пользователи предпочитают устанавливать лучшие образцы программного обеспечения бесплатно, то средние и большие компании, в основном, озабочены повышением эффективности использования существующих компьютерных систем и готовы платить за продукты и связанные с ними услуги.
Понятно, что решение для домашних пользователей не должно быть дорогим и должно учитывать рост популярности работы в Internet в большей степени, чем проблемы делопроизводства.
Делопроизводственное решение для корпоративных пользователей обязано базироваться на современной методологии ведения делопроизводства в России, технологиях клиент-сервер, Internet/intranet, электронной почты, сканирования и распознавания бумажных документов, массового и оперативного ввода документов, поиска и извлечения документов, а также уметь использовать различные СУБД и быть легким в применении и администрировании.
К корпоративной системе автоматизации деловых процедур предъявляются сходные требования: она должна базироваться на концепции «сотрудничества и обмена сообщениями», применять технологии электронной почты, клиент-сервер, Internet/intranet, планирования и регистрации событий, уметь работать с различными СУБД и быть простой в использовании и администрировании.
1. 4 Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства
С развитием рыночных отношений и изменением форм собственности в России появляется устойчивый спрос на решения в области автоматизации работы с документами и организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.
С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц.
Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д.
За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
Квалификация секретарей и лиц, отвечающих в организациях за ведение делопроизводства, недостаточна и требует повышения ее уровня.
Чрезвычайно велики запросы пользователей на совершенствование программ автоматизации делопроизводства и их интеграцию с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.
Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения.
Глава 2. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях
В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. С уверенностью можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, "субъектного" и других уровней управления. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.
2.1 Основные направления и результаты проводимых работ
В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, носят некоординируемый характер, в основном, по следующим направлениям:
разработка единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией (ВНИИДАД - Росархив). Разработан вариант ГСДОУ и других нормативно-методических документов; финансируется Миннауки;
стандартизация и унификация документов (Росстандарт, Росархив, Роскомстатин, отраслевые министерства и ведомства); финансируется бюджетом министерств и ведомств;
разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Работа проводится по федеральной целевой программе "Реформирование статистики в 1997-2002 гг." Центром экономической конъюнктуры при Правительстве РФ;
обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа. В стадии разработки и утверждения находится соответствующая федеральная целевая программа. Эти работы в определенной степени координируются (ФАПСИ и др. общегосударственные органы);
разработки, связанные с реализацией "Концепции формирования единого информационного пространства и соответствующих государственных информационных ресурсов", одобренной решением Президента Российской Федерации от 23 ноября 1995 г. NП-1694, и "Концепции формирования единого информационного пространства стран СНГ", утвержденной Советом Глав Правительств СНГ 18 октября 1996 г.
Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", (20 февраля 1995 г. N24-ФЗ) предусматривает поручением Правительству РФ приведение в соответствие с законом действующих нормативно-правовых актов и принятие других актов, обеспечивающих его реализацию. В связи с принятием закона об информатизации, а также коренными изменениями социально-экономической ситуации в стране, остро назревшей необходимостью становится обновление всего комплекса нормативного и методического обеспечения организации работы с документированной информацией на различных уровнях государственного, общественного и экономического управления. Проведенные в 1996-1997-2002 гг. по инициативе Аппарата Администрации Президента РФ, при участии ВНИИДАД и других научных учреждений, исследования состояния документационного обеспечения органов управления РФ, связанные с разработкой концепции дальнейшего совершенствования ДОУ, в достаточной мере отразили:
несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом, являющееся результатом, в первую очередь, неопределенности организационно-правового статуса данной функции, ее недооценки;
несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, базирующегося на разработках, не выходящих преимущественно за пределы начала 90-х годов;
отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации, при отсутствии требований к техническому оснащению органов управления и процессов документирования и продвижения документированной информации по "вертикали" и "горизонтали";
несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления;
недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.
Не надо думать, что данные проблемы являются исключительно российскими проблемами. Весь деловой мир озабочен схожими проблемами. Например, английское исследование 1996 г. показало, что почти половина обследованных британских учреждений имеют большие проблемы в сфере информации и документации. В этих учреждениях плохо налажена система поиска нужной документации. 77,6% руководителей разного ранга признались, что они ищут информацию самостоятельно, и лишь 18% обращаются за помощью к помощникам и секретарям. Вряд ли эта ситуацию иллюстрирует эффективное управление. Утрата реального знания нормативных требований к организации документационных процессов, выработанных в 70-80 годах, принципиальные изменения взаимоотношения центра и субъектов Федерации, изменение форм и методов управленческой деятельности, значительное обновление кадрового состава аппарата управления ставят перед необходимостью принятия решения правительственного уровня о соответствующей комплексной целевой программе. Комплексная целевая программа должна обеспечить:
повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;
установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления, с учетом различий форм собственности, их уровней и используемых технологий;
унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;
разработку типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;
реализацию права на информацию юридических и физических лиц;
повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений ДОУ и архивного дела.
Важнейшим результатом работ по программе должно стать, кроме решения собственно документоведческих проблем, также регламентация порядка лицензирования и сертификации систем ДОУ, автоматизированных документационных и архивных технологий, порядка доступа к информационным ресурсам. Целесообразно наделение соответствующими функциями Росархива. Разработка и реализация комплексной целевой программы потребует сравнительно небольших затрат на проведение научно-исследовательских и проектно-конструкторских работ, к которым могут быть привлечены организации Росстандарта, Минтруда РФ, Минобразования и Миннауки РФ, Федеральной архивной службы России, Российской Академии наук и ряда других организаций, имеющих значительный опыт сотрудничества с Росархивом в разработке соответствующих нормативов. Координацию работ по подготовке и организации выполнения комплексной целевой программы представляется целесообразным возложить на Федеральную архивную службу России и ее головной Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Внедрение результатов разработок комплексной программы, единых норм и правил оганизации работы с документацией в условиях современных информационных технологий позволят существенно повысить качество и эффективность ДОУ на всех уровнях управления, будет способствовать повышению качества комплектования архивного фонда РФ.
2.2 Основные проблемы ДОУ и направления их решения
а) Необходимость закона о документации
Основополагающую роль в решении проблем ДОУ должен сыграть Закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документировние, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего.
б) Необходимость государственных правовых актов
Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение. Прежде всего это разработанный ВНИИДАД проект Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. Базовые положения ГСДОУ в сфере автоматизации документирования, документооборота, информационно-поисковых систем (ИПС), хранения, использования, внедрения автоматизированных информационных технологий на основе использования российских и международных классификаторов информации, в определенных условиях, позволят совместить применяемые в разных ведомствах аппаратно-программные средства документирования и обработки документной информации, будут способствовать информатизации организаций, территорий, отраслей. Важнейшим из условий активного использования ГСДОУ является придание ей возможно более высокого юридического статуса с одновременным возложением ответственности за ее применение на один из федеральных исполнительных органов, в данном случае на Росархив и его подведомственные организации.
в) Необходимость стандартов
Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6.30-97. "УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов". Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций. Спрашивается, не страдаем ли мы желанием в силу своего "исторического" пристрастия к бюрократии и администрированию, склонностью к централизации, взять под государственный контроль сферу административной документации? Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к опыту других стран. В Соединенных Штатах Америки с 1976 г. действует Закон по управлению федеральной документацией. Термин "Управление документацией" означает планирование, контроль, руководство, организацию, обучение, выдвижение по службе и другие административно-управляющие действия, предполагающие создание документов, их хранение, использование и возможность распоряжения документами. В 1980 г. - принят "Закон о сокращении работы с документами", направленный на создание единой правовой основы в этой области административной деятельности. В системе Национального архива США действует мощное подразделение, которое ведает вопросами управления документацией. Возьмем более близкие нам европейские примеры.
Англия: с 1985 г. действует правительственная программа по совершенствованию управления документацией. При кабинете министров действует второй административный отдел, который совместно с Государственным архивом Великобритании при соответствующей финансовой поддержке Правительства занимается вопросами управления документацией на современном технико-технологическом уровне. В Германии, где, как мы знаем, федерализм возведен в принцип государственного устройства, 21.06.95 правительство одобрило централизованную систему делопроизводства на основании общих правил порядка работы федеральных министерств. Немецкие документоведы и архивисты расценивают этот факт как свою большую победу, которая потребовала долговременных усилий сотрудников и руководителей Бундесархива. Причем этот правовой акт не первый в истории Германии. С 1926 г. действовал "имперский закон о всеобщем порядке делопроизводства", а в 1958 г. был создан "Закон об общем порядке работы федеральных министерств". Интересно, что разработчики современной системы делопроизводства в федеральных министерствах ФРГ одной из главных ее задач поставили создание единых номенклатур дел федеральных министерств и противодействие соблазну через средства современной вычислительной техники отказаться от строгих систематизирующих схем группировки и шифровки документов. Данный перечень мог бы быть продолжен другими примерами из законодательства, например, Чешской республики, где в закон об архивном деле 1994/1997-2002 гг. четко записана обязанность всех организаций, независимо от формы собственности, содержать в порядке документацию, заботиться о ее учете и хранении. Похожая норма записана в аналогичном законодательном акте Белоруссии и др. стран. Можно вспомнить также и опыт Австралии, где впервые в мире в 1996 г. принят Национальный стандарт по управлению документами, в котором содержатся рекомендации по работе с традиционными документами на бумажной основе и с современными электронными документами.
2.3 Машинопечатные документы
Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и практически не регламентируются общегосударственными нормами. По-прежнему важной задачей остается сопряжение аппаратно-программной среды, редакторских программных и других средств документирования и обработки документной информации. Cогласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального государственного внимания, так как существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного ДОУ. Нерешенность, в частности, вопросов электронного юридического атрибутирования документов препятствует организации электронного документирования, документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа. Конечно, мы не можем обойти вниманием проблему электронных, а вернее машиночитаемых документов.
Прежде всего, почему эта проблема так волнует нас как специалистов? Конечно, играет свою роль элемент новизны; как всякое новое, электронный документ и новые информационные технологии, сам компьютер, воспринимаются как вещи, оказывающие серьезное влияние на изменение технологий работы и необходимость их освоения. Не все работники в равной степени готовы к изменениям и приветствуют их; отсюда - повышенное внимание к теме. Далее. К сожалению, рассматривая проблему, подавляющее большинство участников дискуссии забывает об истории научно-технического прогресса. Мы пользуемся в работе телефоном, телеграфом, телетайпом, радиосвязью, телевидением, факсимильными аппаратами, кабельными сетями, спутниковой связью и т.п., зачастую не задумываясь о том, что в свое время каждое из этих технологических достижений обладало не меньшим количеством разного рода проблем, осложняющих их внедрение в практику. Предыдущие технические достижения сыграли огромную роль в развитии управления с точки зрения техники и технологий, так же произойдет и с электронными документами. Вместе с тем, нельзя не сказать и об особенностях обсуждаемого предмета. Специфика машиночитаемых данных состоит в том, что мы не можем их воспринимать в том физическом виде, в каком они хранятся на носителе. Электронные документы очень сильно зависят от технологии, формата и стандарта, в рамках которых они создаются. Только пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде (в распечатанном виде, на экране монитора и т.п.). Отсюда и терминологические разногласия, наблюдаемые как в среде ученых, так и в среде специалистов и практиков. В одном случае под электронным документом понимается машинный носитель информации, в другом - отдельный файл на этом носителе, в третьем - распечатка на бумаге, в четвертом - некая "матрица в памяти компьютера". Во многих случаях за документ принимается изображение на экране, в том числе полученное по электронной почте, из Интернета и других сетей. Не следует упускать из виду, что в рассматриваемом термине имеет значение не только первое слово "Электронный", но и "документ". Понятие документа уже достаточно определено и, несмотря на варианты, имеет ряд общих обязательных составляющих: закрепление информации на носителе, возможность сохранения и передачи во времени и на расстояние, возможность служить доказательством. Поэтому, прежде, чем заниматься технико-технологическими проблемами электронных документов, следует решить терминологические проблемы, проблемы правового характера по отношению к машиночитаемым документом. Следующий шаг - стандартизация и унификация новых информационных технологий. И все это требует серьезной научной проработки, специальной постановки научной темы в общегосударственном масштабе, как это сделано в странах ЕС, других развитых государствах.
2.4 Автоматизация ДОУ
С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются. К сожалению, в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации. Редкими являются обзоры специалистов по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Последние опубликованные обзоры заслуживают одобрения, хотя и критериальный ряд, и оценочные показатели, и применяемая терминология с точки зрения теории и практики документоведения не оптимальны. Ни одна из участвующих в сравнительном анализе систем не тестируется на соответствие действующим стандартам и правилам работы с документами, не сопоставляются затраты на внедрение той или иной системы с получаемыми прямыми и косвенными выгодами (не говоря уже об экономическом эффекте). Очевидно, что этой работой следует заниматься независимым экспертам, например ВНИИДАД, для более квалифицированной оценки достоинств или недостатков той или иной АСУД.
Принципы разработки и критерии выбора АСУД
Попытаемся рассмотреть основные тенденции в разработках АСУД. Прежде всего отметим, что для создания полноценного продукта важен именно системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации. Вторая характеристика системы - специализированная это система или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально для ДОУ или же наряду с другими назначениями она может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ? В третьих, важное значение для потребителя имеет стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота. При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. На наш взгляд, можно выделить такие категории потребителей:
сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т.п.);
территориальные органы управления (администрации городов, субъектов федерации, муниципалитетаи т.п.);
коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.
Разумеется, вышеприведенная систематизация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названых групп потребителей существует целый ряд предложений. Например, для министерств и ведомств предназначаются разработки компаний "Электронные офисные системы", "Весть", "Анкей", "Ланит" и других, для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании "Гранит-Центр", НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено потребителям третьей категории организаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм "Интертраст", "АйТи", "Оптима", "Центринвестсофт" и других. Одним из продуктов, отвечающим практически всем требованиям делопроизводственной практики, является система Дело-96 и ее последующие модификации, разработанные компанией "Электронные офисные системы". Эта система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого рода системам. Несколько другой подход к проектированию АСУД выбрали специалисты Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии Lotus. В широкой гамме разработок фирмы достойное место занимают системы документационного обеспечения управления. Первым продуктом компании этого направления стала система документационного обеспечения "Office Media". Комплект баз данных "Office Media" работает в среде Lotes Notes и обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организационно-управленческой деятельности предприятий и организаций. Пользователями системы могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие. Новым словом компании Inter Trust является недавно разработанная так называемая "корпоративная система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства". Еще одним примером АСУД можно назвать разработку Государственного научно-производственного предприятия "Гранит-Центр" системы автоматизированного документооборота и делопроизводства организации "Гран-Док", которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления. Назначением системы является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации. Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.
Требования к системе управления документации
Можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации. Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа. АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.
2.5 Организационное и кадровое обеспечение
Актуальной остается задача организационного и кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы ДОУ. В значительной степени эта задача может быть решена путем системы повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов (программ). Целесообразно создание базового центра повышения квалификации при ВНИИДАД, а также укрепить профессиональное объединение документоведов в секции документоведения и делопроизводства Российского общества историков-архивистов.
Роль госархива
Первостепенным является также вопрос об усилении координирующей роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние управленческой документации, обеспечение сохранности, научного и практического ее использования, в том числе за счет более точного определения компетенции и полномочий Росархива по координации научно-исследовательских работ в области ДОУ, а также иных федеральных органов власти по отношению к упорядочиванию собственной документации; соблюдению действующих нормативов; обеспечению своевременной передачи документов постоянного срока хранения в государственные архивы, обеспечению соответствующего нормативам управления документацией в учреждениях и предприятиях своей системы.
Заключение
Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.
Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).
Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
Систематизация архива документов.
Почему организациям жизненно важно совершенствовать ДОУ?
Потому что документационное обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ, накопленный в России за последние 175 лет.
Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.
дипломная работа , добавлен 06.01.2013
Документный состав, регламентирующий деятельность Управления ветеринарии Тюменской области. Современная система делопроизводства. Цели и задачи автоматизации процессов делопроизводства и документооборота. Подбор систем электронного документооборота.
дипломная работа , добавлен 27.11.2013
Документирование управленческой деятельности. Государственная система ДОУ. Деловое и коммерческое письмо. Организация работы с документами. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления. История компьютеризации делопроизводства.
курс лекций , добавлен 15.04.2013
Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации. Основные цели, задачи и функции службы документационного обеспечения управления, ее права и ответственность. Анализ порядка организации делопроизводства на примере ООО "МТК "Милком".
реферат , добавлен 31.03.2015
Сущность качества управленческих решений. Факторы качества управленческих решений и их эффективности. Методы и критерии оценки, рекомендации по оптимизации управления качеством принятия управленческих решений в современных экономических условиях.
курсовая работа , добавлен 14.01.2011
Организация управления кадрами в современных условиях и основные направления совершенствования системы обеспечения и принятия кадров на работу предприятием. Стадии управления персоналом. Задачи и оценки качества набранных работников на ООО "СПСЗ".
курсовая работа , добавлен 15.03.2009
Определение роли системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом. Понятие, структура, методика оценки состояния документационного обеспечения менеджмента персонала на примере ООО "Лолита", разработка программы ее совершенствования.
дипломная работа , добавлен 20.10.2010
Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.
курсовая работа , добавлен 15.01.2013
Характеристика, функции и организационная структура службы документационного обеспечения управления и подразделения. Управления социальной защиты населения. Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы. Организация работы с документами.
отчет по практике , добавлен 18.09.2013
Описания применения компьютерных технологий для совершенствования процессов документационного обеспечения управления. Характеристика делопроизводства Астраханской государственной консерватории. Анализ документопотоков, организации работы с документами.
Основной целью совершенствования ДОУ является установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления, организация документооборота предприятия, повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
Перед организацией, стремящейся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существует серьезная задача - совершенствование работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма документационного обеспечения управления предприятия (ДОУ).
Для решения этой задачи необходимо руководствоваться существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями специалистов.
В связи с новыми требованиями, базирующимися на современных международных стандартах, необходима методическая основа, учитывающая данные требования к построению документационного обеспечения управления. В связи с этим первым этапом совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ) является построение алгоритма, на основе которого будут оцениваться действующая система и прорабатываться все составляющие процесса совершенствования системы.
Основными задачами при оценке и совершенствовании ДОУ являются:
Повышение эффективности управленческой деятельности;
Ускорение движения документов в организации;
Уменьшение трудоемкости обработки документов;
Определение соответствия наличия и потребностей производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении;
Наличие и дальнейшая постановка целей документационного обеспечения (достижение которых должна обеспечивать документная система);
Определение функций документной системы исходя из поставленных целей с учетом предъявленных требований.
Основной задачей при построении алгоритма оценки и совершенствования ДОУ является увязка системных требований и основных атрибутов, позволяющих системе управления находиться в равновесии.
Практика рационализации документоведения в аппарате управления позволяет выделить основные этапы проектирования:
Проведение предпроектного исследования, т.е. сбор исходных данных для проектирования;
Анализ образцов внутренней документации и классификация документов;
Анализ существующего документооборота предприятия;
Анализ существующего документоведения (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003);
Анализ номенклатуры дел предприятия;
Фотография рабочего дня сотрудников, занимающихся документооборотом предприятия, с целью выявления фактического состояния использования технологий по ДОУ и практики документирования принимаемых решений;
Выявление недостатков в документационном обеспечении управления;
Составление технического задания на проектирование;
Разработка проекта рационализации документоведения и расчет ожидаемой экономической эффективности от его внедрения;
Внедрение.
Проведение каждого этапа требует применения определенных присущих данному этапу методов.
Функции, задачи и структура организации;
Организационно-нормативные материалы по делопроизводству;
Документы организации (оформление и содержание);
Характер загрузки ведения документации основных специалистов;
Организация работы с документами;
Технология прохождения документов;
Организация изготовления (набора) и размножения документов;
Организация доставки (движения) документов;
Организация текущего хранения документов и сдача в архив.
В работе по исследованию были использованы следующие методы: монографический метод, обобщение, изучение документов, непосредственное наблюдение, фотография рабочего дня, графический, статистический. Выбор метода определяется, с одной стороны, целью исследования, с другой - характером и условиями изучаемого рабочего времени.
Монографический метод - это глубокое изучение и конкретное описание хозяйственной деятельности отдельных единиц исследуемой совокупности . Он состоит в том, что проблему документационного обеспечения управления тщательно и с многих сторон анализируют на предприятии, после чего делают вывод от этого объекта к более широкой области сходных объектов.
Обобщение - это определение общего понятия документационного обеспечения управления, в котором находит отражение главное, основное, характеризующее понятие ДОУ.
Изучение документов - это один из основных общеобязательных методов, с которого начинается исследование.
Необходимые для изучения при оргпроектировании документы можно разделить на несколько групп.
К первой группе относятся законодательные и нормативные материалы о создании, задачах, функциях организации, законодательные акты, приказы, устав и штатное расписание, которое позволяет сразу представить размеры организации, документальные потоки их объем.
Особого внимания заслуживают нормативные и методические материалы по организации документоведения: инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников, методические рекомендации по выполнению отдельных операций в работе с документами.
Ко второй группе относятся различные учетные формы, перечни и сведения, дающие материал о состоянии, технологии обработки документов в организации.
Собирая сведения о порядке приема, обработки и передачи входящей и исходящей корреспонденции, объеме документооборота и структуре документопотоков, изучаются учетные формы (журналы, реестры), графики и маршруты документов.
Особого подхода требует изучение материалов, характеризующих организацию текущего хранения документов.
Метод наблюдения также является одним из основных. Он заключается в непосредственном присутствии в организации на конкретных рабочих местах и визуальном фиксировании происходящих процессов и условий труда.
Метод наблюдения используется для выяснения характера загрузки руководителя и главных специалистов, организации работы по приему, обработке, изготовлению, транспортировке, хранению документов и оснащенности компьютерной техникой.
Для определения характера загрузки рабочего времени по ведению документации основных категорий делопроизводственного персонала и выявления видов работ, выполняемых отдельными сотрудниками, мною использовалась фотография рабочего дня. Результаты фотографии рабочего дня входят составной частью в отчет об организации ДОУ.
Целью фотографии рабочего дня является определение содержания труда, количества единиц работы и затрат рабочего времени, а также изучение вопросов, связанных с повышением эффективности труда работников с документами и обеспечения рациональной организации труда.
В технологии фотографии рабочего дня я выделила три этапа:
Наблюдение;
Систематизация полученных данных;
Анализ полученных результатов.
В течение рабочего дня отмечались все фактические действия и перерывы с точностью до одной минуты, причем против каждого элемента затрат рабочего времени проставлялись время и длительность операции.
При систематизации полученных данных приводила их в единую систему.
Анализ полученных результатов - процедура мысленного, а часто также и реального расчленения предмета на части, аналитические процедуры являются одними из главных в научном исследовании .
Графический метод предусматривает детальную и лаконичную фиксацию наблюдаемых операций с помощью чертежа. Он используется при изучении документооборота.
Статистический метод предусматривает количественный учет однородных операции и явлений. Он использовался при подсчете объема документооборота, числа регистрируемых и контролируемых документов, результатов фотографии рабочего дня .
В основу всей методики проектирования документационного обеспечения управления должно быть положено сначала определение цели, а затем - механизм ее достижения.
Системность самого подхода проявляется в следующем:
Не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется не полной;
Выявить и взаимоувязать применительно к этим задачам всю систему функций, прав и ответственности по вертикали;
Исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления;
Обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управлении документационным обеспечением.
Важным в разработке регламентирующей документации является составление (описание, проектирование) документов. Жестких методов на данном этапе нет, но имеются определенные методические документы и стилистические правила формулировки положений должностных инструкций, инструкции по делопроизводству.
Проектирование системы документационного обеспечения управления должно включать в себя систему целей и их распределения между различными звеньями. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определенных связях и отношениях между собой, распределение ответственности.
На этапе проектирования регламентирующей документации использовались следующие методы.
Метод «участие или активное наблюдение» предполагает активное вовлечение анализирующего в процесс выполнения работы, в отношении которой он собирает информацию. Главное неудобство этого метода в больших затратах рабочего времени на сбор соответствующей информации. Кроме того, есть опасность, что часть информации останется невыявленной и у наблюдателя будет иной взгляд на работу, так как наблюдатель менее опытен в выполнении работы, особенно если активное наблюдение проводится на коротком отрезке времени.
Наиболее важный метод при проектировании документации - функциональный анализ должностей. Информация, собранная методами собеседования (интервьюирования) в слабо стандартизированном варианте, и наблюдения анализируются по трем параметрам: данные, персонал, предметы деятельности .
При распределении функций управления между специалистами аппарата управления применялся параметрический метод. Задача этого метода - установление функциональных зависимостей между параметрами элементов производственной системы и системы управления для выявления степени их соответствия.
Для разработки регламентирующей документации используют следующие группы методов:
Методы сбора информации;
Методы анализа информации;
Методы проектирования регламентов.
При формулировке положений должностных инструкций рекомендуется использовать следующие правила:
Описывать задачи или обязанности, начиная предложения глаголом, обозначающим действие работника, употребленным в настоящем времени;
Быть точным, использовать минимальное количество слов, избегать повторов;
Всегда различать прямую ответственность за непосредственное исполнение задачи и управленческую ответственность, состоящую в контроле, надзоре за их исполнением другими. Наиболее важно определить контур методического обеспечения регламентирующих функций управленческой деятельности.
Специфика управленческого труда, как объекта регламентации, обусловливает необходимость разграничения количественных методов расчета и оценки показателей управленческой деятельности предприятий и качественных методов проектирования регламентирующей документации.
Нормативная и методическая база для разработки инструкций и положений:
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный министерством труда и социальным развитием РФ в 1998 году;
Типовые положения и должностные инструкции.
Достоинство данных документов в наличии полного перечня должностей, должностных обязанностей и навыков управленческого персонала организации.
Методология разработки регламентирующей документации имеет следующие особенности:
При разработке должностных требований все реже применяется общие типовые описания для группы одноименных должностей;
Высшие руководящие посты и должности служащих нижнего звена управления рассматриваются многими организациями как уникальные;
Считается важным для должностей высшего звена управления установить специфические черты личности руководителя, соответствующие требованиям к данному руководящему посту.
Наиболее важными и обобщающими документами, регламентирующими распределение функций, прав, обязанностей и ответственности подразделений и должностных лиц управленческого персонала, являются должностные инструкции, инструкции по делопроизводству.
При разработке должностной инструкции секретаря-делопроизводителя и других документов в данной работе использовался нормативный метод. Он предусматривает применение системы нормативов, которые определяют состав и содержание функций по управлению .
Для проектирования номенклатуры дел использовались Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, предлагаемых ВНИИ документоведения и архивного дела.
Для оценки эффективности совершенствования управления использовался метод аналогий, который состоит в использовании в процессе рационализации и проектировании документационного обеспечения управления оправдавших себя проектов со сходными характеристиками.
Мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения управления должны привести к:
ѕ сокращению сроков прохождения и исполнения документов;
ѕ исключению потерь документов;
ѕ оптимизации процесса согласования документов;
ѕ централизованному хранению текстов документов, подготовленных в
электронной форме, и их графических образов;
ѕ контролю прохождения документов в подразделениях предприятия с
момента их получения или создания до завершения исполнения;
ѕ своевременному информированию сотрудников и руководства
о поступивших и создаваемых документах;
ѕ контролю исполнительской дисциплины.
Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.
Процесс разработки и внедрения проекта состоит из трех стадий: предпроектная подготовка, проектирование и внедрение.
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Выпускная квалификационная работа
Пути совершенствования документационного обеспечения управления в современных организациях
Введение
В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение и использование.
Правильная постановка ДОУ в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.
В настоящее время знание ДОУ, владение современными компьютерными технологиями, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня стало неотъемлемым признаком профессионализма, а профессия менеджера стала престижной.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. Создание действенной системы управления является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций. Это послужило основанием для выбора темы исследования.
Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления изучали многие отечественные ученые: В.И. Андреева, И.Ю. Байкова, М.И. Басаков, В.В Галахов, И.Ю. Крылова, Т.В. Кузнецова, В.Ф. Янковская и многие другие. Однако многие теоретические разработки не затрагивали проблем совершенствования документационного обеспечения управления в практической деятельности. Поэтому необходимо дальнейшее изучение и совершенствование документационного обеспечения управления. Это и определило выбор темы курсового проекта, цель и последовательность научного исследования проблемы.
Целью дипломной работы является разработка мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления в ООО «ГРАНД» г. Белорецк.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи :
1) изучить теоретические основы документационного обеспечения управления;
2) провести анализ документационного обеспечения управления ООО «ГРАНД» г. Белорецк;
3) разработать мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения управления ООО «ГРАНД» г. Белорецк.
Предметом исследования является документационное обеспечение управления.
Объект исследования совершенствование ДОУ в ООО «ГРАНД» г. Белорецк.
В дипломной работе были использованы общенаучные и специальные методы познания. Из общелогических применялись: диалектический метод познания, методы научной абстракции, анализа и синтеза, исторического и логического познания, аналогии, обобщения. Отдельные проблемы изучались с помощью специальных методов - монографический, расчетно-нормативный. Также применялись методы фотографии рабочего дня, графический, изучения документов, параметрический, непосредственного наблюдения, и другие.
Для написания дипломной работы использовались следующие информационные основы исследования: годовые отчеты организации за 2007-2011 гг., законодательные и нормативные акты, регламентирующая и распорядительная документация организации, материалы первичного учета и отчетности финансово-хозяйственной деятельности, учебники и учебные пособия, труды известных отечественных ученых, нормативно-справочные материалы, журналы.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемых источников, и приложений. Во введении обоснована актуальность темы исследования, сформулированы цель и задачи дипломноёёц2й работы, определены предмет и объект исследования.
В первой главе рассмотрены теоретические основы совершенствования документационного обеспечения управления, раскрыты основные понятия, определена структура и место документационного обеспечения в системе управления.
Во второй главе дипломной работы проведено исследование организационно-экономической деятельности ООО «ГРАНД», дана оценка состояния документационного обеспечения управления в организации и выявлены ее актуальные проблемы.
В третьей главе разработаны предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления ООО «ГРАНД» и разработаны мероприятия по их внедрению.
Заключение содержит основные выводы и предложения по дипломной работе.
управление документационный экономический
1. Т еоретические основы документационного обеспечения управления
1.1 Сущность и содержание документационного обеспечения управления
В настоящее время для большинства организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ДОУ, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное ведение документации, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.
Документационное обеспечение управления (далее ДОУ) является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это деятельность аппарата управления предприятия, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций; отрасль деятельности по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения, основанное на научной организации с применением современных компьютерных технологий.
Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.
Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления, увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.
Надежность и качество управления зависят от достоверности и оперативности приема-передачи информации, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Возникновение терминологического синонима связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации документоведения .
Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Понятие «документационное обеспечение управления» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.
В соответствии с Законом РФ «Об обязательном экземпляре документов» документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования. Документы являются основными носителями управленческой, научной, статистической и иной социально значимой информации.
Любой официальный документ полифункционален, то есть одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные потребности. Выделяют общие и специальные функции документа.
К общим функциям документа относятся:
Информационная - создается для сохранения информации;
Социальная - является социально значимым объектом, поскольку порождается той или иной социальной потребностью;
Коммуникативная - выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в том числе и между предприятиями;
Культурная - средство закрепления и передачи культурных традиций и научно-технического прогресса.
Специальные функции документа следующие:
Управленческая - важнейший инструмент управления (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.);
Правовая - средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;
Исторического источника - выступает в качестве источника научных сведений .
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа (наименование автора документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению организационно - распорядительной (административной) документации зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (всего их 30), но и зоны и последовательность и размещения на документе 10, с. 5.
В Типовой инструкции перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.
Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов, но и зоны и последовательность их размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему их расположения на документе.
Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.
Так как документы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов (написание адресата, дат, грифов согласования, утверждения, порядка подписания и т.д.), можно грамотно оформить любой документ .
Система документационного обеспечения включает документирование и организацию работы с документами в процессе осуществления управления предприятием:
Документирование представляет собой создание документов, т.е. их составление оформление согласование и изготовление;
Организация работы с документами - обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения и использования документов.
Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 г. Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, то есть все этапы обработки документов.
Утвержденная в 1988 году «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».
Система автоматизации (а именно - Единая Система Автоматизации Делопроизводства) должна включать средства и правила создания документов, поддержки документооборота и ведения электронного архива документов, а также опираться на программно-технические платформы предприятия. Все другие компоненты управления (экономика, структуры и подразделения, маркетинг, учет, финансы, взаимодействие подразделений) должны опираться на систему ведения делопроизводства для эффективного использования информации для достижения целей и решения задач, стоящих перед организацией.
От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения, поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения необходимо уделять большое внимание.
Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть. Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать.
Вся документация предприятия по источнику поступления делится на три документопотока: входящая (поступающая), исходящая (отправляемая), внутренняя.
Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством и направляемых непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.
Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.
Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.
Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.
Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с почтовыми правилами.
Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.
Число документов всех потоков за год составляет объем документооборота предприятия. Величина документооборота используется для определения необходимой численности персонала, занимающегося делопроизводством на предприятии, расчета эффективности средств механизации и автоматизации делопроизводства, определение загруженности аппарата управления .
Технология обработки и движения документов на предприятии должна осуществляться в соответствии с требованиями ГОСТов и включает следующие основные этапы:
Прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;
Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
Регистрация документов;
Организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
Обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.
Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др.
Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства, они представлены комплексом систем, основными из которых являются организационно-правовая, распорядительная, справочно-информационная и справочно-аналитическая, плановая, отчетная, финансовая и др.
Система организационно-правовой документации. Управленческая деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделения и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. Они оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением необходимых реквизитов: название предприятия и (или) подразделения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф учреждения. К таким документам относятся: устав и положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы органов, аппарата управления; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила, памятки и др.
Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект. От того, насколько эффективно регулируется деятельность предприятия, зависят результаты его работы. Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры предприятия, характера, содержания, средств и способов осуществления его основной деятельности, обеспечение финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Распорядительные документы, содержат решения, идущие сверху вниз: от управляющего органа к управляемому. Именно они делают объекты управляемыми по вертикали.
Основанием для издания распорядительного документа могут быть необходимость исполнения законодательных, нормативных актов и иных решений вышестоящих органов; необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач предприятия.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решения) все распорядительные документы делятся на две группы:
Документы, издаваемые в условиях коллегиальности (решения и постановления);
Документы, издаваемые на основе единоличного решения (приказы, распоряжения и указания).
Система справочно-информационной документации - служебная по отношению к организационной и распорядительной. Она сообщает сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициирует управленческие решения, позволяет выбрать тот или иной способ действия. Особенность этой документации состоит в том, что, как правило, она идет снизу вверх в системе управления: от исполнителя к руководителю. К основным справочно-информационным документам относятся протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, представление, переписка, акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список, отчет.
Своевременный и качественный контроль за исполнением документов является обязательной функцией управления. Он включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения до исполнителей, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, регулярное информирование руководителей о ходе исполнения, учет и обобщение результатов исполнения и формирования картотеки исполненных документов. Форму контроля выбирают исходя из возможностей предприятия. Аналогично формам регистрации документов она может быть журнальной, карточной и автоматизированной .
Посредством регистрации создается банк данных о документах и ведется информационно-справочная работа на предприятии.
Информационно-справочная работа, как и система регистрации и контроля, может вестись с помощью картотек (сгруппированных по подразделениям или направлениям деятельности) или в автоматизированном режиме. Автоматизированная система расширяет возможности информационно-справочной работы. Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа: по конкретному документу - где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения; по теме (содержанию) - в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу; по корреспонденту (автору), региону - стране, республике, области, городу, району и др. .
Завершающими этапами делопроизводства на предприятии являются систематизация документов; формирование дел; организация хранения и сдача в архив.
Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности. Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело».
Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве предприятия, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения 7, с. 3.
Под делом понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку 7, с. 3.
Однако само по себе документирование еще не решает всех проблем, связанных с документационным обеспечением управления. Созданные документы требуют дальнейшей обработки в ходе их использования в управленческом процессе, а также последующего хранения в справочных целях. Поэтому процедуры создания документов дополняются организацией работы с ними.
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.
При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс.
Документационное обеспечение управления - важнейшая сторона деятельности любого предприятия, поэтому оно должно основываться на четкой нормативной базе.
Нормативно-методологическая база ДОУ - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методологических документов, регламентирующих технологию создания, обработки хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, а также работу службы ДОУ - её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты. Она включает: правовые акты законодательных и исполнительных органов власти разных уровней (федеральный уровень, субъектов РФ) в сфере информации и документации; правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий; государственные стандарты на документацию; ГОСТы; унифицированные системы документации (УСД); общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и другие нормативные документы.
Основу законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который регулирует гражданские правоотношения, в том числе в сфере ведения документации. Наряду с Гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с документами регистрируются специальными федеральными законами.
Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления. ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (в объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту.
ГСДОУ состоит из двух частей: нормативной и рекомендательной.
Нормативная часть, в свою очередь, делится на пять разделов: общие положения; документирование управленческой деятельности; организация работы с документами; механизация и автоматизация работы с документами; служба документационного обеспечения управления.
В документоведении существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами, что обеспечивает их юридическую силу; оперативное и качественное составление и исполнение; организацию быстрого поиска; широкое использование ПЭВМ при их составлении в работе с ними.
От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации. Без налаженной системы документационного обеспечения управления трудно построить эффективное управление.
1.2 Методические подходы к совершенствованию документационного обе с печения управления
Основной целью совершенствования ДОУ является установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления, организация документооборота предприятия, повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
Перед организацией, стремящейся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существует серьезная задача - совершенствование работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма документационного обеспечения управления предприятия (ДОУ).
Для решения этой задачи необходимо руководствоваться существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями специалистов.
В связи с новыми требованиями, базирующимися на современных международных стандартах, необходима методическая основа, учитывающая данные требования к построению документационного обеспечения управления. В связи с этим первым этапом совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ) является построение алгоритма, на основе которого будут оцениваться действующая система и прорабатываться все составляющие процесса совершенствования системы.
Основными задачами при оценке и совершенствовании ДОУ являются:
Повышение эффективности управленческой деятельности;
Ускорение движения документов в организации;
Уменьшение трудоемкости обработки документов;
Определение соответствия наличия и потребностей производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении;
Наличие и дальнейшая постановка целей документационного обеспечения (достижение которых должна обеспечивать документная система);
Определение функций документной системы исходя из поставленных целей с учетом предъявленных требований.
Основной задачей при построении алгоритма оценки и совершенствования ДОУ является увязка системных требований и основных атрибутов, позволяющих системе управления находиться в равновесии.
Практика рационализации документоведения в аппарате управления позволяет выделить основные этапы проектирования:
Проведение предпроектного исследования, т.е. сбор исходных данных для проектирования;
Анализ образцов внутренней документации и классификация документов;
Анализ существующего документооборота предприятия;
Анализ существующего документоведения (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003);
Анализ номенклатуры дел предприятия;
Фотография рабочего дня сотрудников, занимающихся документооборотом предприятия, с целью выявления фактического состояния использования технологий по ДОУ и практики документирования принимаемых решений;
Выявление недостатков в документационном обеспечении управления;
Составление технического задания на проектирование;
Разработка проекта рационализации документоведения и расчет ожидаемой экономической эффективности от его внедрения;
Внедрение.
Проведение каждого этапа требует применения определенных присущих данному этапу методов.
Функции, задачи и структура организации;
Организационно-нормативные материалы по делопроизводству;
Документы организации (оформление и содержание);
Характер загрузки ведения документации основных специалистов;
Организация работы с документами;
Технология прохождения документов;
Организация изготовления (набора) и размножения документов;
Организация доставки (движения) документов;
Организация текущего хранения документов и сдача в архив.
В работе по исследованию были использованы следующие методы: монографический метод, обобщение, изучение документов, непосредственное наблюдение, фотография рабочего дня, графический, статистический. Выбор метода определяется, с одной стороны, целью исследования, с другой - характером и условиями изучаемого рабочего времени.
Монографический метод - это глубокое изучение и конкретное описание хозяйственной деятельности отдельных единиц исследуемой совокупности . Он состоит в том, что проблему документационного обеспечения управления тщательно и с многих сторон анализируют на предприятии, после чего делают вывод от этого объекта к более широкой области сходных объектов.
Обобщение - это определение общего понятия документационного обеспечения управления, в котором находит отражение главное, основное, характеризующее понятие ДОУ.
Изучение документов - это один из основных общеобязательных методов, с которого начинается исследование.
Необходимые для изучения при оргпроектировании документы можно разделить на несколько групп.
К первой группе относятся законодательные и нормативные материалы о создании, задачах, функциях организации, законодательные акты, приказы, устав и штатное расписание, которое позволяет сразу представить размеры организации, документальные потоки их объем.
Особого внимания заслуживают нормативные и методические материалы по организации документоведения: инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников, методические рекомендации по выполнению отдельных операций в работе с документами.
Ко второй группе относятся различные учетные формы, перечни и сведения, дающие материал о состоянии, технологии обработки документов в организации.
Собирая сведения о порядке приема, обработки и передачи входящей и исходящей корреспонденции, объеме документооборота и структуре документопотоков, изучаются учетные формы (журналы, реестры), графики и маршруты документов.
Особого подхода требует изучение материалов, характеризующих организацию текущего хранения документов.
Метод наблюдения также является одним из основных. Он заключается в непосредственном присутствии в организации на конкретных рабочих местах и визуальном фиксировании происходящих процессов и условий труда.
Метод наблюдения используется для выяснения характера загрузки руководителя и главных специалистов, организации работы по приему, обработке, изготовлению, транспортировке, хранению документов и оснащенности компьютерной техникой.
Для определения характера загрузки рабочего времени по ведению документации основных категорий делопроизводственного персонала и выявления видов работ, выполняемых отдельными сотрудниками, мною использовалась фотография рабочего дня. Результаты фотографии рабочего дня входят составной частью в отчет об организации ДОУ.
Целью фотографии рабочего дня является определение содержания труда, количества единиц работы и затрат рабочего времени, а также изучение вопросов, связанных с повышением эффективности труда работников с документами и обеспечения рациональной организации труда.
В технологии фотографии рабочего дня я выделила три этапа:
Наблюдение;
Систематизация полученных данных;
Анализ полученных результатов.
В течение рабочего дня отмечались все фактические действия и перерывы с точностью до одной минуты, причем против каждого элемента затрат рабочего времени проставлялись время и длительность операции.
При систематизации полученных данных приводила их в единую систему.
Анализ полученных результатов - процедура мысленного, а часто также и реального расчленения предмета на части, аналитические процедуры являются одними из главных в научном исследовании .
Графический метод предусматривает детальную и лаконичную фиксацию наблюдаемых операций с помощью чертежа. Он используется при изучении документооборота.
Статистический метод предусматривает количественный учет однородных операции и явлений. Он использовался при подсчете объема документооборота, числа регистрируемых и контролируемых документов, результатов фотографии рабочего дня .
В основу всей методики проектирования документационного обеспечения управления должно быть положено сначала определение цели, а затем - механизм ее достижения.
Системность самого подхода проявляется в следующем:
Не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется не полной;
Выявить и взаимоувязать применительно к этим задачам всю систему функций, прав и ответственности по вертикали;
Исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления;
Обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управлении документационным обеспечением.
Важным в разработке регламентирующей документации является составление (описание, проектирование) документов. Жестких методов на данном этапе нет, но имеются определенные методические документы и стилистические правила формулировки положений должностных инструкций, инструкции по делопроизводству.
Проектирование системы документационного обеспечения управления должно включать в себя систему целей и их распределения между различными звеньями. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определенных связях и отношениях между собой, распределение ответственности.
На этапе проектирования регламентирующей документации использовались следующие методы.
Метод «участие или активное наблюдение» предполагает активное вовлечение анализирующего в процесс выполнения работы, в отношении которой он собирает информацию. Главное неудобство этого метода в больших затратах рабочего времени на сбор соответствующей информации. Кроме того, есть опасность, что часть информации останется невыявленной и у наблюдателя будет иной взгляд на работу, так как наблюдатель менее опытен в выполнении работы, особенно если активное наблюдение проводится на коротком отрезке времени.
Наиболее важный метод при проектировании документации - функциональный анализ должностей. Информация, собранная методами собеседования (интервьюирования) в слабо стандартизированном варианте, и наблюдения анализируются по трем параметрам: данные, персонал, предметы деятельности .
При распределении функций управления между специалистами аппарата управления применялся параметрический метод. Задача этого метода - установление функциональных зависимостей между параметрами элементов производственной системы и системы управления для выявления степени их соответствия.
Для разработки регламентирующей документации используют следующие группы методов:
Методы сбора информации;
Методы анализа информации;
Методы проектирования регламентов.
При формулировке положений должностных инструкций рекомендуется использовать следующие правила:
Описывать задачи или обязанности, начиная предложения глаголом, обозначающим действие работника, употребленным в настоящем времени;
Быть точным, использовать минимальное количество слов, избегать повторов;
Всегда различать прямую ответственность за непосредственное исполнение задачи и управленческую ответственность, состоящую в контроле, надзоре за их исполнением другими. Наиболее важно определить контур методического обеспечения регламентирующих функций управленческой деятельности.
Специфика управленческого труда, как объекта регламентации, обусловливает необходимость разграничения количественных методов расчета и оценки показателей управленческой деятельности предприятий и качественных методов проектирования регламентирующей документации.
Нормативная и методическая база для разработки инструкций и положений:
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный министерством труда и социальным развитием РФ в 1998 году;
Типовые положения и должностные инструкции.
Достоинство данных документов в наличии полного перечня должностей, должностных обязанностей и навыков управленческого персонала организации.
Методология разработки регламентирующей документации имеет следующие особенности:
При разработке должностных требований все реже применяется общие типовые описания для группы одноименных должностей;
Высшие руководящие посты и должности служащих нижнего звена управления рассматриваются многими организациями как уникальные;
Считается важным для должностей высшего звена управления установить специфические черты личности руководителя, соответствующие требованиям к данному руководящему посту.
Наиболее важными и обобщающими документами, регламентирующими распределение функций, прав, обязанностей и ответственности подразделений и должностных лиц управленческого персонала, являются должностные инструкции, инструкции по делопроизводству.
При разработке должностной инструкции секретаря-делопроизводителя и других документов в данной работе использовался нормативный метод. Он предусматривает применение системы нормативов, которые определяют состав и содержание функций по управлению .
Для проектирования номенклатуры дел использовались Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, предлагаемых ВНИИ документоведения и архивного дела.
Для оценки эффективности совершенствования управления использовался метод аналогий, который состоит в использовании в процессе рационализации и проектировании документационного обеспечения управления оправдавших себя проектов со сходными характеристиками.
Мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения управления должны привести к:
ѕ сокращению сроков прохождения и исполнения документов;
ѕ исключению потерь документов;
ѕ оптимизации процесса согласования документов;
ѕ централизованному хранению текстов документов, подготовленных в
электронной форме, и их графических образов;
ѕ контролю прохождения документов в подразделениях предприятия с
момента их получения или создания до завершения исполнения;
ѕ своевременному информированию сотрудников и руководства
о поступивших и создаваемых документах;
ѕ контролю исполнительской дисциплины.
Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.
Процесс разработки и внедрения проекта состоит из трех стадий: предпроектная подготовка, проектирование и внедрение.
2. Современное состояние документационного обеспечения управления в ООО « ГРАНД» г. Белорецк
2.1 Х арактеристика предприятия ООО « ГРАНД»
ООО «ГРАНД» - общество с ограниченной ответственностью.
Высшим должностным лицом является генеральный директор.
Юридический адрес предприятия: 453500, РБ г. Белорецк, ул. Маяковского, 14.
ОГРН: 1020201626158
ИНН: 0256007301
ОКПО: 04736382
ОКАТО: 80401380000
Общество является хозяйствующим субъектом, обладающим правами юридического лица, согласно Гражданскому Кодексу Российской Федерации, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием, товарный знак.
Предприятие создано на основе Закона «О предприятиях и предпринимательской деятельности» и осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством РФ и настоящим Уставом.
Предприятие строит свои отношения с другими юридическими и физическими лицами во всех сферах деятельности на основе договоров. Предприятие реализует товары, услуги по ценам и тарифам, установленным предприятием. Обладает хозяйственной самостоятельностью в вопросах определения формы управления, принятия хозяйственных решений, сбыта, установлении цен, оплаты труда, распределении чистой прибыли.
ООО «ГРАНД» является заводом производителем строительного оборудования, продолжателем лучших традиций своих предшественников ОАО «Стройинструмент» и «Белорецкого завода механизированного строительного инструмента», продукция которых существует на рынке строительного оборудования уже более 30 лет. Поставка продукции может осуществляться со склада завода, Республика Башкортостан г. Белорецк, а также с транзитного склада в г. Москва. В 2008 году продукция ООО ПК «ГРАНД» удостоена дипломов республиканского конкурса «Лучшие товары Башкортостана», Диплома лауреата XII конкурса «Золотая медаль «Европейское качество» и награжден Золотой медалью и является Дипломантом программы «100 лучших товаров России».
ООО «ГРАНД» взаимодействует с большим числом поставщиков и имеет постоянных клиентов. У ООО «ГРАНД» сложились прочные связи в поставщиками комплектующих и партнерами. Закупка комплектующих осуществляется из Китая, Швеции, Германии и некоторых городов России.
Динамично развивающееся предприятие российского машиностроения, крупнейший производитель переносных электрических бетоносмесителей, пневматических отбойных молотков, краскопультов. Завод «ГРАНД» входит в Группу компаний «Энтузиаст», специализирующуюся на поставке инструмента и оборудования для строительства в России на протяжении 20 лет.
Вся выпускаемая продукция имеет сертификат соответствия. Гарантия на продукцию составляет 6 месяцев, имеются сервисные центры во многих городах РФ. Сырье, материалы и комплектующие для производства продукции поставляются ведущими производителями России. Продукция предприятия поставляется во все города Российской Федерации и страны СНГ.
Прекращение работы предприятия может осуществляться путем его ликвидации, либо реорганизации на условиях и в порядке, предусмотренным законодательством.
Организационной структурой управления ООО «ГРАНД» является линейная структура (Приложение 4), следовательно, результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат (эффективность и качество работы организации в целом) становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.
Положения по отделам содержат четкое определение задач, функций, обязанностей, прав и ответственности, а также подчиненность и взаимоотношения с другими отделами.
Должностные инструкции соответствуют нормам действующего трудового законодательства РФ, содержат четкое определение должностных обязанностей и требований при приеме на работу.
Штатная численность соответствует потребностям предприятия в трудовых ресурсах (руководство, ИТР и рабочие, служащие), определена на основании нормативной численности и фактически сложившихся особенностей работ за предыдущие периоды.
Отношения работников и предприятия складываются на условиях трудовых договоров.
На предприятии ООО «ГРАНД» существует четкое разделение труда, использование на каждой должности квалифицированных специалистов, а так же осуществление найма на работу в соответствии с квалификационными требованиями к данной должности, а не с субъективными оценками.
На основе структурной схемы ООО «ГРАНД» определим, какие решения, принимают члены руководящего состава Компании, в зависимости от их функциональных обязанностей.
Генеральный директор:
1. Принятие решений, касающихся управления денежных потоков.
2. Принятие решений, касающихся рентабельности предприятия.
Коммерческий директор:
1. Формирование ценовой политики и приятие решений относительно отступлений от нее, в зависимости от предложений клиентов, возможностей Компании и общей ситуации на строительном рынке.
Отдел сбыта:
1. Принятие решений, касающихся вопросов отдела закупа.
2. Принятие решений, касающихся продвижения продукции фирмы.
Производственный директор:
3. Принятие решений, касающихся процесса производства.
4. Регулирование мощности завода в зависимости от необходимого объема производства продукции.
5. Принятие решений, касающихся качества производимого товара.
В целом организационная структура Предприятия может считаться оптимальной с учетом специфики деятельности предприятия (многоотраслевое предприятие) и характеризуется рациональным числом структурных подразделений и должностей.
Понятие человеческих ресурсов. Основные направления совершенствования кадрового и документационного обеспечения управления. Содержание системы управления человеческими ресурсами организации. Анализ кадрового и документационного обеспечения управления.
дипломная работа , добавлен 08.02.2015
Организационная структура, система управления и история развития ОАО "Газпром нефть". Анализ организации делопроизводства на предприятии. Рассмотрение деятельности службы документационного обеспечения управления. Основные пути его совершенствования.
курсовая работа , добавлен 18.04.2011
Система документационного обеспечения управления, её место в системе управления персоналом. Анализ документооборота ОАО ЦТД "Диаскан". План организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления.
дипломная работа , добавлен 13.02.2015
Определение роли системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом. Понятие, структура, методика оценки состояния документационного обеспечения менеджмента персонала на примере ООО "Лолита", разработка программы ее совершенствования.
дипломная работа , добавлен 20.10.2010
Характеристика, функции и организационная структура службы документационного обеспечения управления и подразделения. Управления социальной защиты населения. Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы. Организация работы с документами.
отчет по практике , добавлен 18.09.2013
Описание, анализ деятельности, структуры и функций ГТРК "Дальневосточная". Характеристика службы документационного обеспечения данной организации. Выбор наиболее подходящей по требованиям системы автоматизации документационного обеспечения управления.
дипломная работа , добавлен 04.02.2011
Конфиденциальное делопроизводство: сущность и содержание, основные закономерности и принципы реализации, нормативно-правовое обоснование и значение. Методика и нормы автоматизации процессов документационного обеспечения управления на предприятии.
контрольная работа , добавлен 06.04.2014
Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации. Основные цели, задачи и функции службы документационного обеспечения управления, ее права и ответственность. Анализ порядка организации делопроизводства на примере ООО "МТК "Милком".
реферат , добавлен 31.03.2015
Служба документационного обеспечения управления: ее назначение, задачи, структура и состав. Форма организации делопроизводства. Выбор наименования службы, определение ее должностного состава и штатной численности, квалификационного состава организации.
курсовая работа , добавлен 17.05.2015
Отделы, входящие в состав управления документационного обеспечения дирекции. Обязанности директора управления документационного обеспечения административного департамента. Автоматизация документооборота - метод совершенствования управления документацией.
Служба документационного обеспечения управления играет большую роль в каждой организации. Ведь это именно то подразделение, в котором документально отражена вся управленческая деятельность учреждения.
От правильной организации службы ДОУ зависит качественное выполнение учреждением своих управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления.
Относительно несовершенства в учреждениях данного типа документационного обеспечения имеется достаточное количество примеров на территории нашей области.
В ходе работы над дипломным проектом нами изучена сфера деятельности МДОУ прогимназии № Х, его структура, выявлены проблемные вопросы, условия и причины возникновения проблемной ситуации, предоставлены рекомендации в решении проблем.
В результате исследования и анализа документирования деятельности МДОУ прогимназии №Х нами выявлены следующие проблемные ситуации:
Неполнота основных правовых и нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность службы ДОУ;
Формальное наличие должностной инструкции делопроизводителя, ее содержание не отражает обязанностей делопроизводителя анализируемого учреждения;
Отсутствие распорядительного документа о назначении ответственного лица за ведение делопроизводства,
Отсутствие постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК), деятельность которой заключается в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел, при подготовке документов к передаче в архив учреждения, к передаче в государственный архив;
Отсутствие Положения об экспертной комиссии (ЭК);
Отсутствие документа, устанавливающего порядок документооборота, требования к составлению и оформлению документов, а также к упорядочению документов, подлежащих передаче в архив учреждения, т.е. инструкции по делопроизводству;
Отсутствие общего бланка, бланка конкретного вида документов;
Несовершенство бланка письма;
Несовершенство номенклатуры дел, систематизированного перечня наименования дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков хранения и оформленного в установленном порядке;
Формальное наличие номенклатуры дел, так как имеющаяся номенклатура не может выполнять те задачи, которые на нее возлагаются;
Применение устаревших методов и приемов организации работы с документами;
Несоблюдение требований ГОСТ Р 6.30-2003, подготовка многих документов в произвольной форме, наличие недопустимых ошибок в составлении и оформлении документов;
Отсутствие контроля за исполнением документов;
Отсутствие учета документооборота;
Образование массива неупорядоченных документов, накопившихся за прошедшие годы в службах прогимназии;
Отсутствие Положения об архиве МДОУ;
Отсутствие помещения под архив;
Отсутствие применения информационных технологий, обеспечивающих выполнение конкретных делопроизводственных операций на этапе подготовки документов, составления и оформления документов, обеспечивающих и оперативность обработки, поиска, передачи и хранения информации.
Для решения создавшейся проблемной ситуации в МДОУ прогимназии № Х, с моей точки зрения, необходимо:
1. Обеспечить службу ДОУ в полном объеме необходимыми правовыми, нормативно-методическими документами, регламентирующими деятельность службы ДОУ.
2. Доработать должностную инструкцию делопроизводителя, включив следующие разделы:
Общие положения, где указать основные правовые, нормативные, нормативно-методические и распорядительные документы, которыми должен руководствоваться в своей работе делопроизводитель; кому непосредственно подчиняется делопроизводитель; порядок назначения на должность и освобождения; квалификационные требования; требования к специальным знаниям;
Должностные обязанности, где перечисляются все виды работ, выполняемые делопроизводителем;
Права – раздел, перечисляющий права, закрепленные за делопроизводителем в целом для выполнения возложенных на него функций и задач, право принимать определенные решения, обращаться с предложениями к руководителю, участвовать в совещаниях, запрашивать необходимую для работы информацию, требовать выполнения определенных действий от других работников и др.
Ответственность – устанавливаются критерии оценки работы и меры персональной ответственности работника. Ответственность работника устанавливается в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной;
– взаимодействие с другими структурными подразделениями – фиксирует отношения с руководителями всех структурных подразделений, с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов, с кем совместно готовит документы, кому, какую и в какие сроки предоставляет информацию.
3. В целях установления единого порядка составления и оформления документов, документооборота, контроля исполнения, согласования в прогимназии следует разработать Инструкцию по делопроизводству и включить в данный нормативный документ следующие разделы:
Общие положения, в котором установить сферу распространения инструкции; ответственность за ее несоблюдение; подразделение или должностное лицо, отвечающее за единый порядок документирования; нормативно-методическую базу.
– документы прогимназии, в котором перечислить виды документов, функционирующие в учреждении;
– правила подготовки и оформления документов, в которых закрепить основные требования, предъявляемые к бланкам документов, к оформлению реквизитов документов, особенности подготовки и оформления отдельных видов документов, функционирующих в учреждении;
Контроль за исполнением документов;
Порядок подготовки и прохождения поступающей корреспонденции, а также исходящих и внутренних документов;
Регистрация и индексация документов, закрепляющий единый порядок регистрации документов;
Также предлагается включить в Инструкцию такие разделы как «Работа исполнителей с документами», «Работа с обращениями граждан», «Печатание и тиражирование документов», «Учет и хранение печатей, штампов и бланков учреждения», «Составление номенклатуры дел», «Формирование и текущее хранение дел», «Экспертиза ценности документов», «Оформление дел», «Составление описей дел», «Передача дел в архив учреждения».
В перспективе следует включить и раздел «Использование информационных технологий и средств автоматизации работы с документами», в котором отразить порядок использования систем подготовки текстово-табличных документов; использование информационно-поисковых систем документов; порядок использования автоматизированных средств регистрации, учета и контроля за состоянием (исполнением) документов.
К Инструкции по делопроизводству необходимо составить приложения, которые бы содержали образцы бланков, оттиски печатей и штампов, образцы оформления отдельных видов документов, перечни регистрируемой и нерегистрируемой корреспонденции, а также сроки исполнения документов и др.
В ходе работы над дипломной работой нами разработана Инструкция по делопроизводству для МДОУ прогимназии № Х. Для внедрения Инструкции в практику работы, с нашей точки зрения, необходимо прежде всего провести ряд занятий с сотрудниками прогимназии, издать соответствующий распорядительный документ и требовать исполнения положений инструкции.
Предлагается также разработать Табель и Альбом унифицированных форм документов.
Табель форм документов предназначен для оптимизации состава применяемых в учреждении форм документов и их закрепления в едином нормативном документе, унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов, упорядочения документной базы в целях повышения эффективности использования информационных технологий в управленческой деятельности.
Наличие в организации Табеля форм документов позволяет осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления.
Целесообразно одновременно с разработкой Табеля форм документов разработать и Альбом форм документов.
Альбом форм документов учреждения - это сборник образцовых унифицированных форм документов учреждения, применяемых для документирования деятельности данного учреждения.
Цель разработки Альбома форм - документов- это регламентация формы и содержания документов, применяемых в деятельности учреждения.
Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов независимо от частоты их использования.
Унифицированные формы документов группируются в Альбом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табелю форм документов. Формы документов, включенные в Альбом, проходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений Альбом форм, как и Табель форм документов, утверждается руководителем.
Альбом форм документов, применяемых в учреждении, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном и электронном.
4. Доработать бланк письма, разработать общий бланк, бланки конкретных видов документов, прежде всего приказа, протокола, акта, утвердить их распорядительным документом и ввести в практику работы МДОУ.
Бланк включает только постоянную информацию об организации – авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.
Бланк придает информации официальный характер. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации.
Для разработки бланков используют в основном два формата бумаги. Мы рекомендуем использовать формат А4 (210 х 297 мм) для организационно-распорядительных документов, формат А4 и А5 для бланков письма. Изготовление бланков воспроизведем с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа.
Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.
Угловой вариант, как правило, используется для бланков письма, позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения адресата (в письмах, докладных записках). Для распорядительных документов более подойдет продольное расположение реквизитов.
В числе реквизитов общего бланка могут быть использованы:
Эмблема организации;
Наименование организации;
Место составления документа.
Кроме того, на общем бланке предусмотрено место для размещения реквизитов: дата и регистрационный номер документов.
Эмблема организации (символическое графическое изображение) помещается на бланке в соответствии с учредительными документами. Размещается эмблема на верхнем или левом полях бланка. В исследуемом нами учреждении эмблема отсутствует.
Если бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком этого вида документа.
5. Существенным недостатком в организации работы с документами в прогимназии является несовершенная номенклатура дел учреждения.
Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД подготовили новые Основные правила работы архивов организаций, устанавливающие технологию работы архива организации. Эти правила не меняют сложившуюся технологию хранения документов, а лишь дополняют ее новыми требованиями, предъявляемыми в связи с изменениями правовых основ архивного дела в стране, с внедрением в документирование новых информационных технологий.
Поэтому необходимо разработать новую номенклатуру дел, опираясь на действующую в настоящее время нормативно-методическую базу, включить в номенклатуру те разделы, которые бы соответствовали нынешней структуре учреждения. При определении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Также необходимо составить номенклатуру по установленной форме, своевременно заполнять все графы содержательной части номенклатуры дел, проставлять необходимые отметки. Для учета заведенных и включенных в номенклатуру дел необходимо вести итоговую запись в конце каждого года.
Выписки из номенклатуры дел выдать в каждое структурное подразделение для руководства в работе.
Нами предложен проект номенклатуры дел МДОУ прогимназии на 2012- 2013 год. Номенклатура дел положительно воспринята руководством прогимназии и в настоящее время внедряется в практику работы учреждения.
Наличие в учреждении полноценной номенклатуры дел позволяет соблюдать правила формирования и оформления дел в делопроизводстве, осуществлять оперативный поиск необходимых документов, облегчает проведение экспертизы дел, их подготовку к последующему архивному хранению.
6. Вести регулярный контроль за сроками исполнения документов, который является неотъемлемой функцией управления и важным элементом процесса документационного обеспечения управления.
7. Приказом руководителя создать экспертную комиссию. Для налаживания четкой работы экспертной комиссии необходимо на основании Примерного положения разработать Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, в котором закрепить основные задачи и функции, права, а также организацию работы комиссии в целом. В состав экспертной комиссии необходимо включить следующих специалистов учреждения: главного бухгалтера, делопроизводителя, заместителя директора по административно-хозяйственной части, заведующего медицинской частью.
8. Выделить отдельное помещение под архив для хранения дел постоянного срока хранения и документов по личному составу.
9. Приказом руководителя назначить ответственное лицо за хранение и выдачу архивных документов.
10. Разработать Положение об архиве МДОУ прогимназии № Х.
11. Провести экспертизу ценности документов, образовавшихся за период деятельности МДОУ прогимназии № Х, в целях отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, и для передачи в архив учреждения для дальнейшего хранения.
12. Провести упорядочение дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, составить на них описи и в соответствии с описями передать на хранение в архив МДОУ.
13. В современных условиях, когда организация работы с документами в организациях страдает многими недостатками, необходимо перейти к более эффективному управлению документами с учетом новых информационных технологий. В настоящее время различными фирмами разрабатывается и внедряется большое количество автоматизированных систем управления документацией. Все это создает сложности для потенциальных покупателей той или иной системы.
Для потребителей важное значение имеет стоимость системы, тип и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота. Большинство имеющихся разработок предназначено потребителям коммерческих и некоммерческих организаций среднего и низшего уровня.
МДОУ прогимназии №Х может внедрить автоматизированную систему документооборота в целях автоматизации регистрации документов, создания автоматизированного поиска по документам, ведения контроля исполнения и т.д., что позволит на новой основе решать вопросы управления документацией.
На стадиях внедрения и освоения новой технологии может быть период одновременного сосуществования новой и старой систем. В этом случае важно уделить внимание поддержанию и совершенствованию нововведения, чтобы не вернуться к прежним методам работы.
Автоматизированная система регистрации предусматривает ввод данных путем последовательного заполнения на экране компьютера специальной формы регистрационной карточки, графы которой соответствуют регистрационно-контрольной карточке ручного типа. Но помимо обязательных реквизитов в карточку могут быть включены и дополнительные реквизиты, расширяющие запросы пользователей системы.
Форма регистрационной карточки содержит поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Наличие постоянных реквизитов электронной регистрационно-контрольной карточки дает возможность решения задачи контроля исполнения документов, целью которого является обеспечение своевременного и качественного исполнения решений руководителя. Таким образом, при внесении в регистрационную форму сведений о сроках исполнения, автоматически происходит постановка документа на контроль.
В процессе автоматизированной регистрации документов также можно проводить и информационно-справочную работу по всем документам учреждения. Если за регистрационной карточкой закрепить файл с полным текстом документа, то база данных становится полнотекстовой, и расширяются возможности поиска.
Совершенствование документационного обеспечения управления заключается в выполнении отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход проще в реализации. Он ориентирован на существующую структуру учреждения, связан с минимальной степенью риска, дает возможность сразу оценить эффект. Очень подходит для действующей в настоящее время структуры МДОУ вследствие среднего размера учреждения, наличия небольших финансовых, людских и прочих ресурсов.
Второй этап совершенствования делопроизводства можно начать с внутренних документов. Необходимо использовать локальную сеть учреждения и активнее избавляться там, где это возможно, от традиционных документов, заменяя их электронными.
Эффективность такой замены очевидна. Не нужно многократно копировать бумажные документы для исполнителей, достаточно переслать им на персональный компьютер электронный документ. Возрастает оперативность передачи и поиска необходимых документов внутри учреждения; экономится бумага; над одним документом могут работать сразу несколько исполнителей на своих рабочих местах.
В дальнейшей перспективе усовершенствования делопроизводства– внедрение комплексной автоматизированной системы во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволит создать единое информационное пространство в учреждении.
Для его реализации используют специализированные комплексные информационные технологии. Они являются наиболее эффективным способом решения проблем в целом, однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, технических и прочих).
Однако комплексное внедрение информационных технологий ориентировано, как правило, на крупные предприятия и организации, где большое количество работников делопроизводственных служб, каждому из которых приходится работать с большим потоком документов.
